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产销协调会议管理办法与记录范本

一、总则

产销协调是保障企业供应链顺畅、提升运营效率、实现供需平衡的核心环节。为规范产销协调会议（以下简称“会议”）的组织、召开、决策及跟踪流程，明确各相关方职责，确保会议的有效性与权威性，特制定本办法。本办法旨在通过系统化的会议管理，促进信息共享、问题解决与协同合作，从而提高整体运营效益，满足市场需求并保障生产稳定。

本办法适用于公司内部所有涉及产品生产与市场销售协调事宜的正式会议。会议应遵循“目标导向、务实高效、权责清晰、持续改进”的原则。

二、组织与职责

（一）会议组织部门

会议通常由运营管理部（或根据公司实际情况指定的其他部门，如生产计划部或销售运营部）作为常设组织部门，负责会议的统筹规划、召集、记录、决议跟踪及归档等工作。

（二）参会人员

1.固定参会人员：通常包括销售部门、生产部门、研发部门、采购部门、物流部门、财务部门及客服部门的负责人或其授权代表。根据会议议题，可邀请高层管理人员列席指导。

2.临时参会人员：根据特定议题需要，可临时邀请相关岗位人员、区域销售人员或生产车间代表等参与。

（三）角色职责

1.会议主持人：一般由运营管理部负责人或高层指定人员担任。负责把控会议议程、引导讨论方向、确保参会人员充分发表意见、协调不同观点、促成共识及决策，并控制会议时长。

2.参会人员：需提前准备相关议题资料，准时参会，积极发言，坦诚沟通，遵守会议纪律，对职责范围内的事项进行明确回应，并承诺落实相关决议。

3.会议记录人：由组织部门指定专人担任。负责准确、完整地记录会议要点、讨论情况、形成的决议、待办事项、责任人及完成时限，并在会后及时整理分发。

三、会议运作流程

（一）会议计划与召集

1.常规会议：应设定固定召开周期（如每周、每双周或每月），形成例会制度。

2.临时会议：当出现重大市场变化、生产异常或其他需紧急协调事项时，由相关部门提议，经会议组织部门确认后，可召集临时会议。

（二）会议准备

1.议题收集：组织部门应在会议前向各相关部门广泛征集议题，汇总后与主持人协商确定会议议程。议题应聚焦当前产销衔接中的重点、难点问题。

2.资料准备：各相关部门需针对议题准备必要的数据、报告或说明材料，如销售预测、订单状况、生产计划、库存水平、物料供应、产能瓶颈、质量反馈等。

（三）会议召开与议程

1.会议开始：主持人宣布会议开始，简要说明会议目的和议程。

2.议程进行：按照预定议程逐项进行讨论。通常包括：

*回顾上次会议决议执行情况。

*销售端反馈：市场需求变化、订单情况、销售预测、客户反馈等。

*生产端反馈：生产计划执行情况、产能状况、物料供应、生产瓶颈、质量控制等。

*供需平衡分析与协调：结合销售预测与生产能力，讨论库存策略，协调解决订单交付、产能分配、物料短缺等具体问题。

*其他议题讨论。

3.发言与讨论：参会人员应围绕议题积极发言，陈述事实、数据和观点，避免无关话题。主持人应鼓励建设性意见，及时制止争议，引导达成共识。

4.决议形成：对于讨论的议题，应尽可能形成明确的决议。决议应具体、可执行，并明确责任部门/人和完成时限。难以当场决议的事项，应明确后续调研或沟通的路径。

（四）会议决议与执行

1.决议记录：记录人需清晰记录每项决议的内容、责任人及完成时限。

2.任务分解：责任人需对分配的任务进行确认，并在会后组织落实。

3.跟踪反馈：组织部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪、督促，并在下一次会议上进行回顾和反馈。

四、会议记录与归档

（一）会议记录要求

会议记录应客观、准确、简洁、完整，主要内容包括：

1.会议基本信息：会议名称、编号、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（签到）、缺席人员及原因。

2.会议议题及讨论概要。

3.各项议题形成的决议或共识。

4.待办事项清单（含任务描述、责任人、完成时限）。

5.未解决问题及后续处理建议。

（二）记录分发与审批

会议记录应在会后一个工作日内整理完毕，经主持人审核确认后，分发至所有参会人员及相关决策层。

（三）文件归档

会议记录、会议通知、议题材料及相关附件应统一编号，由组织部门负责存档管理，确保可追溯性。存档方式可采用电子文档与纸质文档相结合（如必要）。

五、会议纪律与奖惩

1.准时参会：参会人员应提前到达会场，无故不得迟到、早退或缺席。确需请假者，须提前向会议组织部门报备，并安排授权代表参会。

2.专注投入：会议期间应将手机调至静音或震动模式，避免处理与会议无关的事务，集中精力参与讨论。

3.积极建言：鼓励坦诚交流，各抒己见，但发言应围绕议题，言简意赅。

4.遵守决议：会议形成的决议，各相关部门必须严格执行。