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机关档案数字化管理实施方案

档案作为机关单位各项工作的历史记录与原始凭证，承载着不可替代的信息价值与历史意义。在信息技术飞速发展的今天，推进机关档案数字化管理，不仅是提升档案管理效率、优化服务水平的内在要求，更是实现政务信息资源整合共享、助力智慧政务建设的重要举措。为积极顺应时代发展潮流，深入推进我单位档案工作转型升级，全面提升档案管理科学化、规范化、智能化水平，特制定本实施方案。

一、背景与意义

当前，传统的以纸质为主的档案管理模式，在信息时代背景下，其存储压力大、检索效率低、利用不便、共享困难以及易受自然和人为因素损坏等问题日益凸显，已难以满足机关高效履职和服务民生的需求。档案数字化管理，通过运用扫描、摄影、数据库、网络通信等技术手段，将纸质档案、声像档案等传统载体档案转化为数字信息，并进行科学有序的组织、存储、管理和提供利用，是档案管理模式的深刻变革。此举不仅能够有效保护原始档案，延长档案寿命，更能显著提升档案查阅的便捷性与精准度，为机关决策提供快速、全面的数据支持，同时也为跨部门信息共享和公共服务能力提升奠定坚实基础。

二、总体目标与基本原则

（一）总体目标

以服务机关中心工作为导向，以满足实际需求为出发点，通过三到五年的系统建设与持续完善，逐步建立起一套标准规范、安全可靠、高效便捷、互联互通的档案数字化管理体系。实现机关各类档案资源的应收尽收、应管尽管和数字化转换，构建统一的档案信息管理平台，提升档案资源开发利用水平，为机关高效运转和科学决策提供有力支撑，推动档案工作更好地服务于经济社会发展大局。

（二）基本原则

1.统一领导，分级负责：成立专门的档案数字化工作领导小组，明确职责分工，形成主要领导负总责、分管领导具体抓、相关部门协同配合、档案管理部门组织实施的工作格局。

2.规范引领，安全可控：严格遵循国家及行业关于档案数字化的标准规范，确保数字化过程的规范性和数字化成果的质量。将安全保密放在首位，建立健全安全保密制度和技术防护体系，保障档案信息的绝对安全。

3.需求导向，应用驱动：紧密结合机关日常工作和长远发展对档案信息的实际需求，以应用促建设，以建设带发展，确保数字化成果能够真正发挥效益。

4.统筹规划，分步实施：结合单位实际，对档案数字化工作进行整体规划，明确阶段性目标和任务，根据档案的重要程度、利用频率和保管状况，分批次、有步骤地推进，确保工作有序开展。

三、主要任务与实施步骤

（一）标准规范体系建设

标准是数字化工作的生命线。在项目启动初期，应组织力量深入研究国家、行业相关标准，如《纸质档案数字化规范》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等，并结合本单位档案特点，制定符合自身实际的数字化工作细则和管理办法。重点包括：数字化加工流程规范、数字档案著录规则、元数据方案、图像质量要求、存储格式标准、数据验收标准以及档案管理系统功能需求等。确保从源头上保证数字化工作的质量和规范性。

（二）档案资源梳理与准备

对现有馆藏档案进行全面梳理，是确保数字化工作顺利开展的基础。主要包括：档案清点核对，确保账实相符；鉴定档案价值，区分永久、定期等保管期限；对破损、霉变、装订不规范的档案进行必要的修复、整理和拆卷；著录标引，确保每一份档案都有准确的检索标识。此项工作需细致入微，为后续数字化加工提供高质量的“原材料”。

（三）档案数字化加工

根据梳理结果和规划，有序开展数字化加工工作。加工方式可根据实际情况选择自主加工或委托专业机构加工。若委托加工，必须严格考察服务商资质、技术实力和保密承诺，并签订规范的服务合同。加工过程主要包括：

1.扫描：根据档案幅面大小和纸张状况，选择合适的扫描设备和扫描分辨率，确保扫描图像清晰、完整、不失真。

2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，保证图像质量。

3.OCR识别：对具有检索需求的文本型档案，进行OCR文字识别，生成可检索的文本信息。

4.著录与标引：按照既定的著录规则和元数据方案，对数字档案进行著录和标引，确保元数据的准确性和完整性。

5.数据挂接与封装：将扫描图像、OCR文本、元数据等信息进行关联挂接，形成完整的数字档案信息包，并按照规定格式进行封装存储。

6.质量检验与验收：建立严格的质量检验机制，对数字化成果进行多环节、多层次的检验，包括图像质量、著录准确性、数据完整性等，验收合格后方可入库。

（四）档案管理系统建设与升级

数字档案的有效管理和利用离不开功能完善的档案管理系统。应根据数字化工作的需要和未来发展趋势，对现有档案管理系统进行评估。如需升级或新建，应重点考虑系统的稳定性、安全性、易用性以及可扩展性。系统应具备档案著录、检索、存储、借阅、统计、编研、备份等基本功能，并能支持多种格式数字档案的管