供应链采购订单处理自动化工具.docVIP

供应链采购订单处理自动化工具应用指南

一、适用场景与业务痛点

本工具主要适用于中大型企业、多部门协作的供应链采购场景，特别是具有以下特征的业务环境：

订单体量大：月度采购订单数量超500笔，涉及物料品类多（如原材料、MRO配件、办公用品等），手动处理耗时较长；

审批流程复杂：采购订单需经过需求部门、采购部、财务部、管理层等多级审批，跨部门沟通成本高，流程跟踪困难；

供应商管理需求高：需对接多家供应商，订单状态（如待审批、已确认、已发货、已完成）需实时同步，避免信息滞后；

对账与追溯要求严格：需保证订单金额、交货期、付款条件等与合同一致，历史订单数据需支持快速查询与审计。

二、自动化处理全流程操作指南

（一）前置准备：基础数据配置

物料信息维护

进入系统“基础数据-物料管理”模块，录入物料编码、名称、规格型号、单位、默认供应商、安全库存等字段，保证物料信息唯一且准确。

示例：物料编码“MAT-001”，名称“不锈钢板材”，规格“0.5mm1000mm2000mm”，单位“张”，默认供应商“A钢厂*”。

供应商信息维护

在“基础数据-供应商管理”中录入供应商编码、名称、联系人、联系电话、开户行、账号、合作类别（如战略供应商、普通供应商）等信息，并营业执照、合同附件。

审批流程配置

根据企业采购制度，在“系统设置-审批流程”中自定义订单审批链：

金额≤1万元：需求提报人→采购专员→需求部门经理；

1万元＜金额≤5万元：需求提报人→采购专员→需求部门经理→采购经理*；

金额＞5万元：需求提报人→采购专员→需求部门经理→采购经理→财务总监→总经理*。

（二）步骤1：需求提报与数据录入

发起需求申请

需求部门登录系统，进入“采购管理-需求提报”模块，填写《采购需求申请单》，需包含：需求部门、需求日期、物料信息（编码/名称/规格/数量）、用途说明、期望交货日期等。

系统自动校验：物料编码是否存在、需求数量是否超过安全库存（若超过，提示“需紧急采购”）。

关联预算与合同

若订单涉及项目预算，需关联对应项目编码；若与供应商有长期合同，需关联合同编号，系统自动带出合同约定的单价、付款方式等条款。

（三）步骤2：订单与自动流转

自动采购订单

需求申请审批通过后，采购专员在“订单管理-创建订单”中，选择需求申请单，系统自动采购订单，字段包括：订单号（自动，规则：PO+年月日+6位流水号）、供应商信息、物料明细（数量/单价/金额）、交货地址、付款条款等。

支持批量创建：可勾选多个需求申请单，合并一张采购订单，减少订单数量。

订单自动推送审批

订单后，系统根据预设审批流程，自动推送给下一级审批人，并通过企业/邮件发送审批提醒（如“您有1笔采购订单待审批，金额2.3万元，请及时处理”）。

（四）步骤3：订单确认与供应商协同

供应商订单确认

审批通过后，系统自动向供应商供应商端发送订单信息（通过供应商门户或API接口），供应商需在24小时内确认：

“确认”：订单状态变更为“已确认”，系统触发交货计划；

“修改”：填写修改意见（如数量、交货期），采购专员审核后更新订单。

订单状态实时同步

供应商发货后，在供应商端填写物流单号，系统自动更新订单状态为“已发货”，并同步物流信息（如快递公司、跟踪）至采购专员。

（五）步骤4：收货确认与对账结算

入库与收货确认

仓库收到货物后，在“库存管理-入库管理”中扫描物料二维码，录入实收数量，系统自动对比订单数量：

实收=订单数量：订单状态变更为“已完成”；

实收＜订单数量：《数量差异报告》，采购专员联系供应商补货或协商折价；

实收＞订单数量：《溢货通知单》，需采购专员确认是否入库。

自动对账与付款提醒

月末系统自动汇总已完成订单，《采购对账单》，关联财务应付账款模块，触发付款流程（如“订单PO0001金额5万元，已到付款期，请安排付款”）。

三、核心数据模板：采购订单信息表

字段名称

字段类型

必填

说明

示例

订单号

文本

是

系统自动，格式：PO+年月日+6位流水号（如PO202310010001）

PO202310010001

需求部门

下拉选择

是

从部门基础数据中选择

生产部

需求日期

日期

是

需求部门提交申请的日期

2023-10-01

物料编码

文本

是

关联物料基础数据

MAT-001

物料名称

文本

是

系统自动带出（根据物料编码）

不锈钢板材

规格型号

文本

是

物料规格

0.5mm1000mm2000mm

单位

下拉选择

是

从单位基础数据中选择（个/张/千克等）

张

需求数量

数字

是

需求申请中的数量

100

单价（元）

数字

是

合同约定单价或历史采购均价

230

金额（元）

数字

是

系统自动计算（数量×单价），保留两位小数

23000.00

供应商编码

文本

是

关联供应