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机关单位文书写作格式范本

机关单位文书是党政机关、企事业单位在公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、处理事务的重要工具。其写作格式的规范性直接关系到文书的质量和效能。为确保文书工作的严肃性、准确性和高效性，特制定本格式范本，供参考。

一、通用格式构成要素

一份规范的机关单位文书，通常由以下要素构成，根据具体文种和使用场景，部分要素可酌情增减。

（一）标题

标题是文书内容的高度概括，应准确、简明、扼要。

*位置：位于文件首页上方居中位置，一般距上页边30mm，用2号小标宋体字。

*构成：通常由发文机关名称、事由和文种三部分组成，即“发文机关+关于+事由+的+文种”。例如：“XX市人民政府关于加强城市绿化管理工作的通知”。

*要求：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题字数不宜过长，如遇回行，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关是指文书的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*位置：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，后加冒号。

*排列：主送机关较多时，应按其性质、级别或惯例依次排列，同类机关内部分列时用顿号，不同类机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

*省略：普发性下行文，主送机关可使用“各地区、各部门”等泛称；公布性文书如公告、通告等，一般不标注主送机关。

（三）正文

正文是文书的核心部分，用以阐述制发文书的依据、目的、意见、办法、要求等内容。

*位置：主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格。

*结构：一般由开头（引言）、主体、结尾三部分组成。

*开头：通常说明发文的背景、依据、目的或意义。

*主体：是核心内容，应条理清晰、逻辑严密地阐述具体事项、政策规定、工作要求、处理意见等。内容较多时，可分层次表述。

*结尾：根据文种和内容需要，可提出希望、要求、号召，或说明施行日期、解释权归属等。常用“特此通知”、“妥否，请批示”、“现予公布”等惯用语。

*字体字号：一般用3号仿宋体字。

*层次序数：正文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（四）附件说明

附件是指随文附上的文件、材料或图表，是对正文内容的补充和说明。

*位置：正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

*注意：附件名称应与附件本身的标题一致。若附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（五）发文机关署名

发文机关署名即落款，是指发文机关的全称或规范化简称。

*位置：一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。

*要求：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

（六）成文日期

成文日期是指文书的生效日期，通常以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准。

*位置：署在发文机关署名之下。

*格式：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。例如：“2023年X月X日”。

（七）印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

*位置：单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

*联合行文：联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（八）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

*位置：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*格式：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：“国发〔2023〕X号”。

（九）签发人

上行文应当标注签发人姓名。

*位置：由“签发人”三