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采购管理供应商信息与采购成本控制模板
一、适用场景与价值
本模板适用于各类企业（制造业、服务业、贸易商等）的采购部门，尤其适合需要系统化管理供应商信息、动态监控采购成本的场景。无论是日常生产物料采购、项目专项采购，还是零星服务采购，均可通过本模板实现供应商信息的标准化记录、采购成本的精细化分析，帮助企业优化供应商结构、降低采购支出、防范供应链风险，最终提升采购管理效率与成本控制能力。
二、模板操作全流程指南
（一）阶段一：采购需求明确与预算编制
操作目标：清晰界定采购需求，为后续供应商筛选与成本控制奠定基础。
具体步骤：
需求提报：由使用部门（如生产部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务的名称、规格型号、质量标准、需求数量、期望交付时间及用途，经部门负责人*经理审批后提交采购部。
预算核定：采购部根据需求历史数据、市场价格波动趋势，结合企业成本控制目标，编制采购预算（含单价、总价），提交财务部主管审核，报采购总监总审批。预算需预留5%-10%的浮动空间，应对市场价格突发变化。
（二）阶段二：供应商信息收集与初步筛选
操作目标：建立供应商储备池，快速匹配符合需求的潜在合作方。
具体步骤：
信息收集：通过行业展会、招标平台、行业协会、现有供应商推荐等多渠道收集供应商信息，记录至《供应商信息登记表》（见表1），初步涵盖供应商名称、主营业务、联系人、联系方式、注册资金、成立时间等基础信息。
初步筛选：采购部根据需求标准（如经营范围匹配度、产能、供货周期），对收集的供应商进行筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关经营资质、产能不足），形成《潜在供应商名单》。
（三）阶段三：供应商资质审核与实地考察
操作目标：验证供应商资质真实性与履约能力，降低合作风险。
具体步骤：
资质审核：向潜在供应商索取营业执照、税务登记证、相关行业许可证（如ISO9001质量体系认证、环境体系认证等）、近3年财务报表、主要客户合作案例等资料，填写《供应商资质审核表》（见表2），重点核查资质有效性、财务状况（资产负债率、现金流）、有无重大诉讼或行政处罚记录。
实地考察：对通过资质审核的供应商，组织跨部门小组（采购、质量、生产）进行实地考察，评估其生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，形成《供应商考察报告》，作为最终选择的依据之一。
（四）阶段四：采购成本分析与供应商报价
操作目标：多维度分析成本构成，通过比价选择最优供应商方案。
具体步骤：
成本拆解：针对采购需求，拆解物料/服务的成本构成（如原材料成本、加工成本、物流成本、税费、利润等），参考历史采购数据、市场公开价格（如大宗商品价格指数），编制《采购成本分析表》（见表3），设定目标成本上限。
询价与比价：向3-5家合格供应商发出询价单，要求明确报价有效期、付款条件、交货方式、质量异议处理条款等。收到报价后，采购部填写《供应商比价表》，对比不同供应商的单价、总价、付款周期、附加服务等，结合成本分析结果，初步筛选出2-3家候选供应商。
（五）阶段五：供应商评估与确定合作方
操作目标：综合评估供应商综合实力，选择最优合作伙伴。
具体步骤：
量化评估：建立供应商评估指标体系（见表4），从价格（20%）、质量（30%）、交付（25%）、服务（15%）、合作稳定性（10%）五个维度，对候选供应商进行打分（满分100分），设定合格线为70分。
确定合作方：根据评分结果，结合企业战略需求（如长期合作潜力、技术创新能力），确定最终合作供应商，签订《采购合同》，明确双方权利义务、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款。
（六）阶段六：采购执行与成本动态跟踪
操作目标：保证采购订单顺利执行，实时监控成本偏差。
具体步骤：
订单下达：采购部根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》（见表5），同步抄送仓库、财务部，明确交货批次、数量、时间及验收标准。
成本跟踪：在订单执行过程中，实时跟踪市场价格变化，若实际采购成本超出预算5%以上，采购部需填写《成本超支审批表》，说明原因（如原材料涨价、物流费用增加），提出成本控制措施（如协商分批交付、替代方案等），报采购总监审批后执行。
验收与入库：物料到货后，由仓库、质量部联合验收，核对数量、规格、质量合格证，填写《物料验收单》，不合格物料按合同约定退换货，合格物料办理入库手续，财务部根据验收单与发票安排付款。
（七）阶段七：供应商关系维护与信息更新
操作目标：优化供应商结构，提升长期合作效率。
具体步骤：
绩效评估：每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，依据《供应商绩效评分表》（见表6），从质量合格率、交付准时率、问题响应速度、价格竞争力等方面评分，形成《供应商绩效评估报告》。
分级管理：根据评估结果，将供应商分为A类（优先合作，占比20%）、B类（稳定合作，占
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