合同管理与法律风险预防工具.docVIP

合同管理与法律风险预防工具指南

一、工具适用场景与核心价值

本工具适用于企业、事业单位及社会组织在日常运营中涉及的各类合同管理场景，包括但不限于：

日常采购与销售：原材料采购、产品销售、服务外包等合同的规范管理；

合作项目推进：联合研发、市场推广、渠道合作等协议的全流程管控；

人力资源事务：劳动合同、保密协议、竞业限制等文件的标准化管理；

资产与权益处置：房屋租赁、知识产权转让、投融资协议等重要文件的审核与存档。

通过系统化的合同管理流程与风险预防工具，可帮助企业实现“事前防范、事中控制、事后追溯”的管理目标，降低合同纠纷风险，保障企业合法权益，提升运营效率。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同准备阶段：明确需求与基础调研

目标：保证合同签订的必要性与可行性，规避前期风险。

步骤1：需求梳理与立项

责任人：业务部门负责人（如销售经理、采购主管）；

动作：

明确合同目的（如“采购A设备以满足生产线产能需求”）；

列出核心需求清单（如设备规格、数量、交付时间、付款方式等）；

填写《合同立项申请表》（见模板1），经部门负责人审批后启动流程。

步骤2：合作方背景调查

责任人：法务专员/合规专员（如法务专员）；

动作：

核实合作方主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否存在经营异常、严重违法失信等情况；

审核资质证明：如合作方为特殊行业（如建筑、医疗），需核查其营业执照、行业许可证、资质证书等是否在有效期内；

评估履约能力：通过过往合作记录、财务报表（如公开信息）或第三方信用报告，评估其资金实力、技术能力及商业信誉。

步骤3：资料收集与整理

责任人：业务部门经办人（如采购专员）；

动作：

收集合作方基础资料：营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约非法定代表人）；

整理内部需求文档：技术参数、服务标准、验收条件等书面材料；

将资料归档至“合同准备文件夹”，保证后续调用便捷。

（二）合同起草阶段：标准化条款与个性化需求结合

目标：保证合同内容合法、明确、无歧义，兼顾风险防控与业务需求。

步骤1：选择合同模板

责任人：法务专员/业务经办人；

动作：

根据合同类型（如采购合同、服务合同）从企业《合同模板库》中选取基础模板；

若无对应模板，参考国家市场监管总局发布的《合同示范文本》或行业通用模板进行起草。

步骤2：填写核心条款

责任人：业务部门经办人（如销售代表）与法务专员共同完成；

关键条款填写规范：

主体信息：合作方名称需与营业执照一致，避免简称；法定代表人/授权代表姓名、职务、联系方式需准确无误；

标的描述：产品/服务名称、规格、型号、数量等需具体化（如“设备型号-100，功率10kW，数量5台”），避免模糊表述（如“一批设备”“优质服务”）；

质量标准：明确执行国家标准（GB）、行业标准（如JB/T）或双方约定的技术参数，并约定验收方法（如“按第三条技术参数，现场通电测试72小时无故障视为合格”）；

价款与支付：列明总价、单价、币种，支付方式（如“银行转账”）、节点（如“预付30%发货，验收合格后付65%，质保期满付5%”），避免口头承诺；

履约期限与地点：明确起始/截止日期、交付/服务具体地点（如“甲方工厂所在地市区”）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五支付违约金”），上限不超过合同总额的30%；

争议解决：优先约定“甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼管辖”，避免约定“由市仲裁委员会仲裁”时未明确具体仲裁机构。

步骤3：内部评审与修改

责任人：业务部门、财务部门、法务部门；

动作：

业务部门审核：确认条款是否满足需求，履约能力是否匹配；

财务部门审核：价款、支付方式是否符合财务制度，税务处理是否明确；

法务部门审核：重点审查合法性、合规性，排除法律风险（如格式条款是否无效、知识产权归属是否清晰）；

根据评审意见修改合同，形成《合同评审记录表》（见模板2），各部门签字确认后定稿。

（三）合同审核阶段：专业把关与风险确认

目标：通过多层级审核，保证合同内容无法律漏洞、无重大风险。

步骤1：法务合规审核

责任人：法务部门负责人（如法务总监）；

审核重点：

主体资格是否合法（如合作方是否为适格民事主体，是否超越经营范围）；

条款内容是否违反法律、行政法规的强制性规定（如“合同约定‘工伤自负’违反《安全生产法》”）；

格式条款是否合理（如“乙方违约需承担甲方全部损失，但甲方违约仅需赔偿直接损失”显失公平）；

知识产权、保密等特殊条款是否明确（如“乙方在合作中开发的知识产权归甲方所有”）。

步骤2：管理层审批

责任人：分管副总/总经理（如副总经理）；

审批内容：

合同金额是否在部门审批权限内（如“金额超50万元需总经理审批”）；

合作方选择是否符合公司