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合同管理模板及法律审核工具应用指南

一、日常业务中的合同管理需求

在企业运营过程中，合同作为明确双方权利义务、规范交易行为的核心法律文件，其管理质量直接影响业务风险控制与合规运营。以下场景均需借助规范的合同管理流程及工具：

新业务合作场景：与供应商签订采购合同、与客户签订销售合同、与合作伙伴签订联营协议等，需快速起草合规文本并规避潜在风险；

合同履行监控场景：长期合作合同的进度跟踪、付款节点提醒、违约情况预警，保证双方按约定履行义务；

合同纠纷处理场景：因合同条款争议、对方违约等产生的纠纷，需通过规范的合同文本及审核记录追溯责任、制定应对策略；

合规审计场景：应对内部审计、外部监管检查时，需提供完整的合同台账、签署流程及法律审核记录，证明合同管理的规范性。

二、合同全生命周期操作流程

合同管理需覆盖“起草-审核-签署-履行-归档”全生命周期，具体操作步骤及工具应用方法：

（一）合同起草：基于模板快速规范文本

明确合同类型与核心需求

根据业务性质（如采购、销售、租赁、服务等）确定合同类型，梳理核心交易要素（如标的物、数量、价格、履行期限、违约责任等），避免遗漏关键条款。

调用标准化模板

从企业合同模板库中选择对应类型的模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），模板应包含通用法律条款（如不可抗力、争议解决、保密条款等）及可自定义的交易条款。

填写个性化内容

根据具体谈判结果，填写模板中的变量信息（如合同主体名称、地址、联系方式、合同金额、履行时间等），特别注意：

主体信息需与营业执照、授权书等文件一致；

数量、金额、日期等关键信息需准确无误，避免“大约”“左右”等模糊表述；

违约责任条款需明确具体责任形式（如违约金比例、赔偿范围）及触发条件。

（二）合同审核：多维度把控法律与业务风险

合同审核需结合业务合规性与法律风险防控，分为内部审核与法务审核两阶段：

1.内部业务审核

审核主体：业务部门负责人、需求部门经办人（如采购合同需由采购部、使用部门共同审核）；

审核要点：

交易条款是否符合业务需求（如采购规格、交付时间是否满足生产计划）；

商务条款是否合理（如价格是否符合市场价格、付款方式是否影响现金流）；

主体履约能力（如供应商的供货能力、客户的付款信用）。

2.法务专项审核

审核主体：企业法务部或外聘律师（如律师）；

审核要点：

主体合法性：对方是否为依法注册的法人/组织，经营范围是否涵盖合同标的，签约人是否具备合法授权（需提供授权委托书及身份证明）；

条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”等无效情形；

风险点识别：重点审核违约责任（是否显失公平）、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构是否明确）、知识产权归属（如服务合同中的成果权属）、保密义务（范围、期限是否合理）等；

文字表述：是否存在歧义、矛盾表述，专业术语使用是否准确。

3.审核意见反馈与修改

法务或业务部门需出具书面《合同审核意见表》（见模板三），明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改理由；

起草人根据审核意见修改合同，重大争议条款需组织业务部门与法务/对方协商一致，形成《合同修改记录》作为附件。

（三）合同签署：规范签署流程保证效力

签署前确认

最终版本合同需经所有审核方确认无误，保证文本与审核通过版本一致；

涉及附件（如技术协议、验收标准）的，需在合同中列明附件名称及数量，保证附件与合同具有同等法律效力。

选择签署方式

电子签署：通过合规的电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，需确认对方已完成实名认证，签署过程全程留痕，《电子签署报告》；

纸质签署：打印一式多份（根据份数需求），由法定代表人或授权签字人签字并加盖合同专用章（严禁使用公章、财务章等代替），对方需同时签字盖章，保证“骑缝章”完整。

签署文件归档

签署完成后，立即收集合同原件（或电子版文件），同步更新《合同管理台账》（见模板一），记录签署日期、合同编号、交接人等信息。

（四）合同履行与跟踪：动态监控降低履约风险

履行节点提醒

通过合同管理系统设置关键节点提醒（如付款日、交付日、验收日），提前3-5天通知相关负责人，保证按时履行义务。

履行情况记录

对方履行义务时，及时收集履行凭证（如交付单、验收报告、付款凭证），由经办人签字确认后存档；

若对方存在违约行为（如延迟交付、质量不合格），需在法定期限内书面催告，并留存催告证据（如邮件、快递签收记录），同步更新《合同履行跟踪表》（见模板二）。

变更与解除管理

合同履行过程中需变更的，双方应签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件及原合同处理方式；

符合法定解除条件的，需书面通知对方，说明解除依据，并协商处理后续事宜（如已履行部分的结算、损失赔偿），避免单方面解除导致违约风险。

（五）合同归档与复盘：实现全周期数据