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办公设备管理办法

一、总则

办公设备是保障公司日常运营和管理工作顺利开展的重要工具。为规范办公设备的采购、配置、使用、维护和报废等环节，提高设备使用效率，降低运营成本，特制定本办法。本办法适用于公司所有部门及全体员工。

二、设备采购与配置

（一）采购原则

1.统一采购：公司原则上采用集中采购方式，由行政部根据各部门需求统一组织采购，避免重复投入。

2.性价比优先：在满足使用需求的前提下，优先选择性价比高、节能环保的设备。

3.规范流程：采购需经过需求申请、预算审批、招标采购、验收入库等环节，确保流程合规。

（二）配置标准

1.部门需求：各部门需提前提交设备需求清单，明确用途、数量及预算。

2.标准配置：行政部根据公司整体规划制定标准配置清单，包括电脑、打印机、复印机等常用设备。

3.分配原则：设备分配遵循“按需分配、合理使用”原则，优先保障核心业务部门需求。

三、设备使用与管理

（一）使用规范

1.正确操作：员工需按照设备说明书规范使用办公设备，避免因误操作造成损坏。

2.节约用电：长时间不使用设备时应关闭电源，减少能源浪费。

3.爱护设备：定期清洁设备，保持良好运行状态，发现故障及时报修。

（二）责任管理

1.部门责任：各部门负责人为本部门设备管理的第一责任人，监督员工规范使用。

2.个人责任：员工需妥善保管分配的设备，不得转借、私用或用于非工作用途。

3.违规处理：对故意损坏、丢失设备或违规使用的员工，公司将按相关规定进行处理。

四、设备维护与维修

（一）日常维护

1.自我检查：员工需每日检查设备运行情况，如发现异常及时报修。

2.定期保养：行政部定期组织设备保养，确保设备性能稳定。

（二）维修流程

1.报修申请：员工通过OA系统或行政部电话提交报修申请，注明设备型号、故障现象。

2.维修处理：行政部联系供应商或专业维修人员进行维修，并跟踪维修进度。

3.费用承担：非因使用不当造成的维修费用由公司承担，人为损坏需赔偿。

五、设备报废与处置

（一）报废标准

1.使用年限：设备达到规定使用年限（如电脑5年、打印机3年）或无法修复时应报废。

2.性能淘汰：因技术更新或性能落后无法满足工作需求时，可提前报废。

（二）处置流程

1.申请报废：部门提交报废申请，附设备使用记录及报废原因。

2.审批流程：行政部审核后报管理层批准，并登记报废设备信息。

3.闲置处理：报废设备优先内部调剂使用，无法调剂的通过正规渠道出售或回收。

六、监督与考核

（一）定期检查：行政部每季度对各部门设备管理情况进行检查，确保本办法落实。

（二）考核标准：将设备管理纳入部门绩效考核，对表现优秀的部门给予奖励。

（三）持续改进：根据检查结果和员工反馈，定期修订本办法，优化设备管理流程。

一、总则

办公设备是保障公司日常运营和管理工作顺利开展的重要工具。为规范办公设备的采购、配置、使用、维护和报废等环节，提高设备使用效率，降低运营成本，特制定本办法。本办法适用于公司所有部门及全体员工。

二、设备采购与配置

（一）采购原则

1.统一采购：公司原则上采用集中采购方式，由行政部根据各部门需求统一组织采购，避免重复投入。具体流程如下：

(1)需求收集：各部门每月10日前提交下月设备需求清单，包括设备名称、型号、数量、用途及预算。

(2)预算审批：行政部汇总需求后，提交财务部进行预算审核，确保采购计划符合公司财务规定。

(3)供应商选择：行政部根据设备类型选择2-3家合格供应商，通过询价或招标方式确定最优供应商。

(4)采购执行：签订采购合同后，由供应商送货上门，行政部及需求部门共同验收。

2.性价比优先：在满足使用需求的前提下，优先选择性价比高、节能环保的设备。具体标准包括：

(1)能效等级：优先采购能效等级为一级的设备，如显示器、打印机等。

(2)品牌口碑：选择市场口碑良好、售后服务完善的品牌，如戴尔、惠普等。

(3)生命周期成本：综合考虑设备购置成本、能耗成本、维修成本等，选择综合成本最低的设备。

3.规范流程：采购需经过需求申请、预算审批、招标采购、验收入库等环节，确保流程合规。具体步骤如下：

(1)需求申请：部门填写《设备采购申请表》，经部门负责人签字确认。

(2)预算审批：行政部审核申请表，并提交财务部审批。

(3)招标采购：对于金额较大的采购项目，采用公开招标或邀请招标方式，确保采购过程的透明性。

(4)验收入库：设备到货后，由行政部、需求部门及供应商共同进行验收，合格后办理入库手续。

（二）配置标准

1.部门需求：各部门需提前提交设备需求清单，明确用途、数量及预算。具体内容应包括：

(1)设备名称及型号

(2)用途说明（如办公、会议、设计等）

(3)预算金额

(4)需求时间

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