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员工动态管理及信息报送工作规范

第一章总则

第一条目的与依据

为进一步规范公司员工动态管理及信息报送工作，确保信息的准确性、及时性与安全性，为企业战略决策提供有效支持，保障各项人力资源管理工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工及其他用工形式人员）的动态信息管理与报送活动。公司各部门、各层级管理人员及员工本人均须遵守本规范。

第三条基本原则

员工动态管理及信息报送工作应遵循以下原则：

（一）实事求是：信息内容必须真实、客观，严禁虚报、瞒报、漏报。

（二）及时高效：信息报送应在规定时限内完成，确保信息的时效性。

（三）规范有序：报送流程、内容格式及责任主体应明确清晰，操作规范。

（四）安全保密：严格遵守公司保密规定，确保员工个人信息及敏感数据的安全。

第二章管理内容与职责分工

第四条员工动态管理内容

员工动态信息主要包括但不限于以下方面：

（一）入职与试用：新员工入职登记、试用期考核与转正情况。

（二）离职与退休：员工主动离职、被动解除/终止劳动合同、退休等情况。

（三）岗位变动：内部调动、晋升、降职、免职、待岗、借调等。

（四）信息变更：员工个人基本信息（如联系方式、家庭住址、紧急联系人、学历学位、专业技术职称等）发生变化的。

（五）奖惩情况：公司对员工实施的各类奖励与处分决定。

（六）培训与发展：员工参加的重要内部外部培训、获得的职业资格认证、参与的项目经历等。

（七）考勤与休假：员工的重要考勤异常、长期病假、事假、年假等情况（按公司考勤制度规定需上报的）。

（八）其他重要事项：如员工发生重大疾病、意外事故，或涉及法律纠纷等可能影响其正常履职的情况。

第五条职责分工

（一）人力资源部：作为员工动态管理及信息报送的归口管理部门，负责制定和完善相关制度流程，组织、协调、监督各部门的信息报送工作；负责公司级员工动态信息的汇总、审核、归档、分析及系统维护；指导各部门开展信息采集与报送。

（二）各业务/职能部门：是本部门员工动态信息采集、初审和及时报送的第一责任单位。部门负责人为本部门信息报送工作的第一责任人，应指定专人（通常为部门综合管理员或人力资源联络人）负责具体信息的收集、整理、核对与上报。

（三）员工本人：对其个人信息的真实性、准确性负责，当发生本规范第四条所列应上报的动态信息时，应主动、及时向所在部门报告。

第三章信息报送要求

第六条报送内容与标准

报送的信息应要素齐全、内容准确、表述清晰。具体内容应符合人力资源部规定的信息采集模板或表单要求。涉及证明材料的，应附相关文件复印件或扫描件。

第七条报送时限

（一）入职、离职、岗位变动等关键动态信息，部门应在相关事项发生或决定作出后的X个工作日内完成信息报送。

（二）个人信息变更，员工应在信息变更后X个工作日内告知部门，部门核实后应在X个工作日内完成报送。

（三）奖惩决定，人力资源部或相关发文部门应在决定生效后X个工作日内将相关信息抄送人力资源部归档。

（四）其他动态信息，应根据其性质和影响程度，在知晓或事项发生后的合理时限内报送，原则上不超过X个工作日。

（具体时限由公司根据实际情况确定，此处以“X”代替）

第八条报送流程与方式

（一）流程：部门信息员收集员工动态信息-部门负责人（或其授权人）审核-按指定路径报送至人力资源部-人力资源部接收、复核、处理/归档。

（二）方式：信息报送一般通过公司指定的人力资源管理系统线上提交。对于系统暂不支持或紧急情况，可先通过邮件、即时通讯工具等方式报送，并随后补全系统流程及书面材料。所有报送均需留存可追溯的记录。

第九条信息质量与审核

（一）各部门在报送前，应对信息的真实性、准确性进行严格审核，确保无误。

（二）人力资源部对接收的信息进行复核，对存疑信息有权要求报送部门进行说明或补充材料。

（三）建立信息校验机制，定期对员工信息进行抽查核对，发现问题及时纠正。

第四章监督与责任

第十条监督检查

人力资源部将定期或不定期对各部门员工动态管理及信息报送工作的执行情况进行检查与评估，检查结果可纳入部门及相关负责人的绩效考核范畴。

第十一条责任追究

（一）对严格遵守本规范，信息报送及时、准确、完整的部门和个人，公司可予以表扬或适当奖励。

（二）对违反本规范，导致信息报送不及时、不准确、不完整，或出现漏报、错报、迟报等情况，给公司管理工作造成不良影响或损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行约谈提醒、通报批评，并可与部门绩效考核挂钩。情节严重，造成重大损失或不良后果的，将按公司相关规定追究责任。

第五章附则

第十二条动态调整

本规范所涉及的信息报送内容、时限、方式等，将根据公司发展和管理需求适时调整，调整通知将另行