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机关单位档案管理制度标准

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位工作实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本机关单位及所属机构在各项工作中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。全体工作人员均应遵守本制度。

第三条工作原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、依法利用的原则。档案工作是机关单位工作的重要组成部分，应纳入单位整体发展规划和年度工作计划，所需经费列入单位预算。

第四条管理体制

单位档案工作实行统一管理、归口负责的体制。设立档案管理部门（或指定专人），对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并接受档案管理部门的业务指导。

第二章文件材料的形成与归档

第五条归档范围

凡是本单位在行政管理、业务活动、公务往来、内部管理等工作中形成的，反映工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围由档案管理部门会同各业务部门共同制定，并根据工作发展适时调整。

第六条归档要求

文件材料的形成、积累和归档是各部门和相关人员的职责。各部门应在各项工作完成后，及时将符合要求的文件材料收集齐全、整理规范，向档案管理部门移交归档。归档的文件材料应质地优良、字迹清楚、格式规范、手续完备。电子文件的归档应符合国家及行业关于电子档案管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第七条归档时间

各类文件材料应在办理完毕后的规定时限内完成归档。年度性工作文件材料，一般在次年上半年完成归档；专项工作文件材料，在工作结束后三个月内完成归档；基建项目文件材料，在项目竣工验收后六个月内完成归档。因特殊情况不能按时归档的，需经档案管理部门同意。

第三章档案的管理

第八条档案接收

档案管理部门负责对各部门移交的档案进行检查验收，核对档案数量、质量，确认无误后办理交接手续，双方签字存档。

第九条档案整理

归档的文件材料应按照档案整理规则进行分类、编号、排列、编目。分类应遵循文件材料的形成规律和内在联系，采用统一的分类体系。档号编制应规范有序，具有唯一性和可追溯性。目录著录应准确、简明，便于检索。

第十条档案保管

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案装具应符合国家标准。对声像、电子等特殊载体档案，应采取专门的保管措施。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

第十一条档案鉴定

根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，制定档案保管期限表。档案管理部门会同有关业务部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见，报单位负责人批准后实施。销毁档案必须严格按照规定程序进行，做好登记，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。

第十二条档案统计

建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级档案行政管理部门报送统计报表。

第四章档案的利用与服务

第十三条利用范围与方式

档案利用应在符合国家法律法规和本单位保密规定的前提下进行。本单位工作人员因工作需要可查阅相关档案。外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。

第十四条利用手续

查阅档案须填写《档案利用登记表》，注明利用目的、档案内容、查阅人信息等。借阅档案须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要带出的，须经单位分管领导批准，并严格遵守保密规定和借阅期限。

第十五条保密审查

档案利用过程中，必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严禁泄露档案中的国家秘密、工作秘密和商业秘密。档案管理部门应对提供利用的档案进行保密审查，对涉及敏感信息的档案利用，须报请单位相关领导审批。

第十六条利用服务

档案管理部门应积极开展档案利用服务，优化查阅流程，提高服务效率。可根据工作需要，编制档案检索工具、参考资料，开展档案编研工作，为单位决策和各项工作提供档案信息支持。

第五章档案信息化建设

第十七条基础设施

根据档案信息化发展需要，配备必要的硬件设备、网络环境和系统软件，保障档案信息化工作的顺利开展。

第十八条系统建设

建立或使用符合国家规范的档案管理信息系统，实现档案的接收、著录、存储、检索、利用、统计等环节的数字化管理。确保系统功能完善、操作便捷