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自动化工具库资源共享申请表单使用指南

一、适用情境与发起背景

在团队协作或项目推进过程中，常因工具资源分散、功能重复开发或跨部门需求不匹配等问题，导致效率降低。为优化资源配置、提升工具复用率，特制定本资源共享申请表单。适用于以下场景：

内部工具复用：团队已开发完成的自动化工具（如数据爬取脚本、报表模板、测试用例管理工具等）需向其他部门或项目组开放使用；

跨部门协作需求：不同项目需调用同一类工具资源（如API接口、自动化测试平台等），避免重复开发；

新项目工具接入：新启动项目需基于现有工具库扩展功能，需申请底层工具资源支持；

工具功能升级：现有工具需通过资源整合实现功能优化，需协调多方权限或数据支持。

二、申请流程与操作指南

第一步：明确需求与资源定位

申请人需先确认所需工具的具体信息，包括工具名称、核心功能、适用场景、预期使用频率及期限，可通过内部工具库目录、过往项目记录或咨询工具库管理员（王工）获取资源详情，避免重复申请或功能不匹配。

第二步：填写申请表单

登录内部协作平台，进入“工具库管理”模块，“资源共享申请”，按模板表格逐项填写完整信息（重点标注“*”为必填项），保证内容真实、需求描述清晰。

第三步：提交审批

表单填写完成后，提交至直接上级审批（如项目负责人或部门经理），审批通过后自动流转至工具库管理员（李主管）进行资源可行性审核。

第四步：审核与反馈

工具库管理员在2个工作日内完成审核，重点核查：

资源权限是否匹配申请用途；

使用期限是否合理（一般不超过3个月，长期需求需提交专项说明）；

是否存在数据安全或合规风险。

审核结果将通过平台消息通知申请人，通过则进入资源对接环节，未通过则注明原因并允许修改后重新提交。

第五步：资源对接与启用

审核通过后，管理员分配工具访问权限（如账号密码、API密钥、数据表权限等），并同步《工具使用手册》及《运维支持联系方式》。申请人需在3个工作日内完成资源测试，确认可用后反馈管理员，正式启用。

第六步：使用与反馈

使用期间，申请人需遵守工具使用规范，每周记录使用日志（包括功能调用次数、问题处理情况），每月提交《资源使用效果反馈表》。使用期限到期前5个工作日，如需续期需重新提交申请；无需续期则由管理员回收权限。

三、表单结构与填写规范

自动化工具库资源共享申请表

模块

字段名称

填写说明

是否必填

申请人信息

申请人姓名

填写本人真实姓名（号代替，如小明）

是

所在部门

填写所属部门全称（如“技术研发部-前端组”）

是

联系方式

填写内部办公电话或企业账号

是

项目/任务名称

申请工具所属的具体项目或任务名称

是

申请工具信息

工具名称/编号

需共享工具的正式名称或内部编号（如“自动化数据清洗工具V2.0”）

是

工具类型

□数据处理□自动化测试□报表□接口服务□其他（请注明）

是

核心功能描述

简要说明工具主要功能（如“支持Excel/CSV数据去重、格式转换及异常值标记”）

是

申请用途

详细说明工具在项目中的具体应用场景（如“用于用户行为数据清洗，支撑季度报表分析”）

是

预期使用频率

□每日□每周□每月□项目期间一次性

是

资源需求

使用期限

起止日期（格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD），最长不超过6个月

是

所需权限

□只读□编辑□执行□管理员（根据工具类型勾选）

是

依赖数据/环境

如需特定数据表、服务器环境或中间件，需列出名称及版本要求

否

其他信息

申请人承诺

本人承诺遵守工具使用规范，不擅自修改工具配置，不泄露工具敏感信息，按期归还权限

是（签字）

直接上级审批意见

部门经理签字，确认申请合理性

是（签字）

工具库管理员审核意见

资源可行性及权限分配审核

是（签字）

四、使用规范与常见问题

信息真实性要求：申请人需保证填写信息真实有效，若因虚假信息导致资源冲突或安全问题，将暂停其申请权限3个月。

权限管理规范：仅申请完成工作必需的最低权限，不得越权访问非功能模块；使用期间禁止将账号/密码共享给他人，违者将追究责任。

数据安全与合规：若工具涉及敏感数据（如用户信息、财务数据），需提前通过数据安全部门（张经理）审批，并遵守《数据安全管理条例》。

问题反馈机制：使用中遇到工具故障或功能异常，需通过平台“运维支持通道”提交工单，说明问题现象、复现步骤及影响范围，管理员将在4小时内响应。

续期与归还：使用期限到期未续期或项目终止，需在3个工作日内配合管理员完成权限回收及数据清理，保证无遗留信息。

常见问题处理：

Q：申请被驳回后，如何修改重新提交？

A：登录平台查看驳回原因，修改对应字段后“重新提交”，无需重复填写完整表单。

Q：工具使用过程中需新增功能，如何申请？

A：需单独提交《工具功能升级申请》，说明新增需求及必要性，经原审批流程通过后由