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文档管理规范模板文件归档存储版

一、适用范围与核心价值

本规范适用于各类组织（企业、事业单位、项目团队等）在运营过程中产生的各类文档的归档与存储管理，涵盖行政、人事、财务、项目、技术等全类型文件。通过标准化管理流程，可实现文档的有序存储、快速检索、安全保密及合规追溯，避免文件丢失、混乱或泄露风险，同时提升团队协作效率与组织知识资产沉淀能力。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与编码规则制定

文件分类

根据业务属性将文档分为一级类目，如“行政管理类”“人力资源管理类”“财务管理类”“项目管理类”“技术研发类”“客户服务类”等；每个一级类目下可设二级类目（如“行政管理类”下分“制度文件”“会议纪要”“合同协议”“后勤保障”等），三级类目（如“会议纪要”下分“周例会”“月度总结会”“专题研讨会”等）。

注：分类需结合组织实际业务架构，保证类目间无交叉、无遗漏。

文件编码规则

采用“一级类目代码+二级类目代码+年份+流水号”的编码结构，示例：

行政管理类制度文件：XZZD-2024-001

人力资源管理类员工档案：RLZY-DA-2024-015

项目管理类立项文件：XMGL-LX-2024-003

注：代码需统一明确，避免混用；流水号按“0001-9999”顺序编制，每年重新从001开始。

（二）文件收集与整理

收集责任划分

各部门负责人为文档收集第一责任人，需指定专人（如某）负责本部门文件日常收集与初步整理。

项目类文件由项目经理（某）牵头，在项目各阶段（立项、执行、验收、复盘）结束后10个工作日内完成收集。

整理要求

清理重复、无效文件（如草稿、过期通知），仅保留最终版本或具有保存价值的版本。

对文件进行命名规范化：文件名需包含“编码+文件全名+版本号”，示例：“XZZD-2024-001-公司考勤管理制度（V2.0）”。

电子文件需统一存储为PDF、DOC、XLS等通用格式，扫描件分辨率不低于300DPI，保证清晰可读。

（三）文件审核与审批

审核流程

部门内部文件：由部门负责人（某）审核内容准确性与完整性。

跨部门文件：由牵头部门负责人（某）会签相关部门负责人（如某、某）。

重要文件（如合同、制度）：需提交分管领导（某）或总经理（某）终审。

审批通过后标记

审批通过的文件需在文件首页或封面加盖“归档专用章”，标注归档日期及审批人姓名（某），保证文件可追溯。

（四）文件归档存储

存储介质选择

电子文档：存储于组织指定的服务器、云盘或文档管理系统（如OA系统），需设置访问权限（如“仅查阅”“可编辑”“可”）。

纸质文档：存入专用档案盒，档案盒外需标注“编码+类目名称+年份+起止流水号”，示例：“XZZD-2024-001行政管理类制度文件2024-001-050”。

存储位置管理

电子文档：按“一级类目/二级类目/年份”建立文件夹层级，示例：“D:/归档文件/行政管理类/制度文件/2024/”。

纸质文档：存放于档案室专用铁皮柜，按类目分区存放，张贴《档案存放位置索引表》，便于快速定位。

存储环境要求

纸质档案室：需保持干燥（湿度30%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防霉设施，温度控制在14-24℃。

电子存储介质：定期（每季度）检查服务器/云盘运行状态，备份文件需异地存储（如总部与分支机构各存一份），避免因设备故障或灾害导致数据丢失。

（五）文件借阅与使用

借阅流程

借阅人填写《文件借阅登记表》（见附件），注明文件编码、名称、借阅事由、借阅期限、归还日期，经部门负责人（某）签字后提交档案管理员（某）审批。

涉密文件（如财务报表、核心技术资料）需经分管领导（某）书面批准，借阅时需全程登记，不得带离办公区域。

使用规范

借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1个工作日办理续借手续。

借阅人不得擅自复制、涂改、外传文件，确需复制的，需经审批人（某）签字确认，复印件需标注“复印件”字样及复印日期。

（六）文件定期清理与销毁

保管期限界定

根据文件价值及法规要求设定保管期限，示例：

永久保存：公司章程、年度经营报告、重大合同协议；

长期保存（10-30年）：财务凭证、员工档案、项目验收报告；

短期保存（1-5年）：日常通知、会议纪要、临时性申请。

清理与销毁流程

档案管理员（某）每年12月对到期文件进行梳理，编制《到期文件销毁清单》，经部门负责人（某）、分管领导（某）审批后，方可销毁。

纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化或专业数据销毁工具），销毁过程需由2人以上（某、某）共同监督，并在《销毁记录表》签字确认。

三、归档登记表示例

文件编码

文件名称

一级类目

二级类目

密级

形成部门

责任人

归档日期

存储位置（电子路径/纸质柜号）

保管期限

备注

XZZD-2024-001

公司考