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费用申请及审批流程统一执行规范

一、适用范围与场景说明

本规范适用于公司各部门、各项目组在开展日常业务、专项活动及临时性工作时，因工作需要产生的各类费用申请及审批管理。具体场景包括但不限于：

办公用品采购费用（如文具、设备耗材等）；

差旅费用（如交通、住宿、市内交通等）；

业务招待费用（如客户接待、会议餐饮等）；

市场推广费用（如宣传物料、活动场地等）；

其他经公司认定的与工作直接相关的必要支出。

二、流程执行步骤详解

（一）费用申请发起

准备申请材料：申请人根据费用类型，提前收集相关支撑材料，如采购需求说明、报价单、活动方案、会议通知等，保证材料真实、完整。

填写申请单：登录公司OA系统（或使用纸质模板），完整填写《费用申请单》（详见第三部分模板），内容包括：费用项目、预算金额、用途说明、费用发生时间、涉及人员及部门等。

附件：在系统中支撑材料扫描件（或纸质版附后），保证附件与申请内容一致。

（二）部门负责人初审

审核必要性：部门负责人*经理需在1个工作日内对申请的必要性进行审核，重点确认：

费用是否符合部门年度工作计划及预算；

费用用途是否与部门职能直接相关；

是否存在更经济的替代方案。

签署意见：审核通过后，在《费用申请单》“部门负责人意见”栏签署“同意”及姓名、日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改或撤销。

（三）财务部门复核

合规性检查：财务专员*专员在2个工作日内对申请进行复核，重点审核：

申请单填写是否完整、规范，金额计算是否准确；

附件是否齐全（如合同、报价单等需加盖公章）；

费用科目是否符合公司会计准则及预算规定；

是否超出部门剩余预算（如需调整预算，需同步提交预算变更申请）。

反馈结果：复核通过后，在“财务审核意见”栏签署“同意”并转交下一审批人；若存在不合规项，注明问题点并退回申请人补充材料或调整申请。

（四）分管领导审批

权限审批：根据费用金额及类型，由对应分管领导审批：

金额在5000元（含）以下：由部门分管领导*总监审批；

金额超过5000元：需提交总经理*总经理审批。

审批时限：分管领导需在2个工作日内完成审批，重点确认费用是否符合公司战略及整体利益，并在“分管领导审批意见”栏签署明确意见（“同意”“补充说明”或“否决”）。

（五）费用执行与报销

费用使用：审批通过后，申请人按申请用途及金额执行费用支出，原则上需在审批后15个工作日内完成消费，逾期需重新申请。

报销提交：费用发生后，申请人整理合规票据（如增值税发票、收据等），在OA系统提交报销申请，附费用申请单复印件、消费凭证、发票等材料，保证票据与申请内容一致。

财务报销审核：财务部门对报销单据进行最终审核，确认无误后安排付款，审核时限为3个工作日。

（六）流程归档

所有费用申请单、审批记录、报销凭证等材料由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年，以备后续审计或查阅。

三、费用申请单模板

项目

内容

申请人信息

姓名：某；部门：部门；岗位：岗位；联系方式：（内部短号）

申请基本信息

申请日期：年月日；费用所属项目：（如无则填“日常办公”）

费用明细

费用项目（如：办公用品采购）：预算金额：元；实际申请金额：元费用用途说明：（详细描述费用使用目的，如“采购部门打印机耗材A4纸10箱”）费用发生时间计划：年月日至年月日

附件清单

□采购需求说明□报价单□活动方案□其他：*

审批意见

部门负责人意见：签字：__________日期：__________财务审核意见：签字：__________日期：__________分管领导审批意见：签字：__________日期：__________总经理审批意见（如需）：签字：__________日期：__________

四、执行要点与注意事项

提前规划，避免紧急申请：申请人应提前预估费用需求，按正常流程提交申请，确因紧急情况需加急处理的，需在申请单中注明“加急”原因，由部门负责人同步邮件告知财务部门。

预算控制优先：所有费用申请需严格控制在部门年度预算范围内，超预算申请需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可发起。

材料真实完整：申请人需对提交材料的真实性、完整性负责，严禁虚构费用用途、伪造票据等行为，一经发觉将按公司相关规定处理。

审批时限管理：各审批环节需在规定时限内完成，因特殊情况无法按时审批的，需提前告知申请人及流程发起人，避免延误工作。

费用标准合规：差旅、招待等费用需符合公司《费用管理细则》中对应标准（如住宿酒店星级、招待餐标等），超标准部分需由申请人书面说明原因，经总经理审批后方可报销。

特殊情况处理：如遇突发业务需求需先支出后申请的，申请人需在费用发生前通过电话或邮件向部门负责人及财务部门报备，并在支出后24小时内补填《费用申请单》，逾期未补办者