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行政工作标准操作流程手册
前言
本手册旨在规范公司行政工作流程，提高行政人员工作效率与质量，保证各项行政事务有序开展。手册涵盖会议组织、办公用品管理、文件归档、访客接待、差旅报销等高频行政工作场景，适用于公司全体行政人员及相关岗位参考执行。
目录
一、会议组织与管理
二、办公用品采购与管理
三、文件归档管理
四、访客接待流程
五、差旅报销管理
一、会议组织与管理
（一）工作情境
适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部会议接待等各类会议的组织与管理工作，保证会议目标明确、流程顺畅、记录完整。
（二）操作步骤
会前准备
确定会议基本信息：明确会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称及容纳人数）、参会人员（主持人、发言人、记录人及各部门代表）。
发送会议通知：至少提前2个工作日通过企业/邮件发送通知，包含会议主题、时间、地点、议程（含各环节时长）、需准备的资料（如PPT、数据报表）及参会要求。
准备会议物资：根据参会人数准备会议材料（纸质版打印装订）、签到表、笔、笔记本、饮用水；如需投影设备，提前1天调试投影仪、麦克风、音响等设备，保证正常运行。
安排会议室：提前预订会议室，确认会议室availability，避免冲突；如为重要会议，布置会场（摆放席卡、调试灯光温度）。
会中执行
签到管理：会议开始前10分钟在会议室入口设置签到台，参会人员签到（或通过企业扫码签到），记录迟到/未到人员及原因。
会议引导：主持人开场后，明确会议议程及纪律（如手机静音、发言时长控制）；行政人员负责协助播放PPT、传递资料、应对突发情况（如设备故障及时联系IT支持）。
会议记录：安排专人记录会议内容，包括关键决议、待办事项（明确责任部门/人、完成时限）、争议点及解决方案，保证记录准确完整。
时间控制：主持人按议程推进各环节，行政人员提前5分钟提醒下一环节开始，保证会议在预定时间内结束。
会后跟进
整理会议纪要：会后1个工作日内完成会议纪要整理，内容包括会议基本信息、议程要点、决议事项、待办清单（含责任人、截止日期），经主持人审核无误后，于次日12:00前通过邮件发送至参会人员及相关领导。
跟踪待办事项：每周更新待办事项进度表，提醒责任人按时完成，重要事项需向部门负责人反馈进展，保证决议落地。
物资归位：会议结束后，清理会议室（回收物资、关闭设备、整理桌椅），保证会议室恢复整洁；如借用外部设备，及时归还并确认状态。
（三）表单模板
表1：会议通知单
会议主题|
会议时间|年月日时分至时分
会议地点|
主持人|
参会人员|
会议议程|
需准备资料|
联系人及联系方式|行政部明华电话：8888
表2：会议签到表
序号
部门
姓名
职位
签到时间
备注
1
市场部
*小红
经理
09:05
2
技术部
*磊
主管
09:10
迟到5分钟
…
…
…
…
…
…
表3：会议纪要模板
会议纪要
会议主题：X项目进度协调会
会议时间：2023年X月X日09:00-10:30
会议地点：3楼第一会议室
主持人：*总
参会人员：市场部小红、技术部磊、财务部*静
记录人：行政部*明华
一、会议议程
项目当前进度汇报（技术部*磊）
市场推广方案调整（市场部*小红）
预算审核（财务部*静）
下一步工作安排
二、决议事项
技术部需在X月X日前完成项目原型开发，提交测试版。
市场部根据技术进度，于X月X日前更新推广方案初稿。
三、待办事项
序号
待办内容
责任人
截止日期
1
完成项目原型开发
*磊
2023–
2
提交推广方案初稿
*小红
2023–
（四）关键提示
会议通知需明确“需提前准备的材料”，避免参会人员临时准备影响效率；
重要会议需提前1天进行设备联调，保证PPT、视频等资料正常播放；
会议纪要需在24小时内发出，保证决议及时传达；
待办事项需明确“责任人”和“截止日期”，避免责任模糊。
二、办公用品采购与管理
（一）工作情境
适用于公司各部门办公用品、耗材（如纸张、笔、文件夹）、办公设备（如打印机墨盒、计算器）的日常采购、入库、领用及库存管理，保证物资供应充足、成本可控。
（二）操作步骤
需求提报与审批
部门提报：每月25日前，各部门通过“办公用品申请系统”提交下月需求，填写物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途，部门负责人审核提交。
行政汇总：行政部*明华于每月28日前汇总各部门需求，核对库存（避免重复采购），编制《办公用品采购计划》（含总预算）。
审批执行：采购计划提交行政负责人审核、总经理审批后，按预算流程执行采购。
供应商选择与下单
供应商筛选：优先选择合作满1年、价格合理、质量稳定的供应商（如“晨光文具”“得力办公”），至少对比3家报价，保证性价比。
下单采购：确认供应商后，签订采购合同（明确
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