采购申请与审批流程模板规范采购行为与成本控制.docVIP

采购申请与审批流程模板规范采购行为与成本控制

一、适用范围与场景说明

常规采购：月度/季度固定需求物品（如文具、耗材）的批量申购；

临时采购：项目突发需求、设备维修等非计划性采购；

大额采购：单次采购金额超过预设标准（如5万元）的固定资产或关键物料采购；

供应商引入：新供应商合作前的资质审核与采购申请。

通过标准化流程，可明确各环节职责，避免采购随意性，实现“需求合理、审批合规、成本可控”的管理目标。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）第一步：采购需求发起与申请单填写

责任人：需求部门经办人、部门负责人

操作说明：

需求确认：经办人*根据部门实际需求（如办公用品短缺、生产原料库存不足），核实采购的必要性与数量，避免过量采购。

填写申请单：登录企业采购管理系统或使用纸质模板，完整填写《采购申请单》（详见第三部分），信息包括：

基础信息：申请人*、所属部门、申请日期、联系电话；

采购明细：物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、总价（需附供应商报价单或市场调研价格作为依据）；

需求说明：采购用途（如“用于项目办公”“替换报废设备”）、期望交付时间、特殊要求（如质量认证、环保标准）。

部门初审：需求部门负责人*审核申请内容的真实性、合理性，确认需求符合部门年度/月度预算，签字后提交至采购部。

（二）第二步：采购部审核与需求匹配

责任人：采购专员、采购部负责人

操作说明：

合规性检查：采购专员*核对申请单是否填写完整，附件（如报价单、技术参数）是否齐全，是否符合公司《采购管理制度》中的采购范围限制（如禁止采购非必需品）。

需求与库存匹配：查询企业库存管理系统，确认同类物品现有库存量，避免重复采购；若为新品采购，需核实是否属于公司合格供应商名录内的品类。

市场调研与比价：

对于常规采购，优先从现有合格供应商中比价，选择性价比最优方案；

对于大额或新品类采购，需至少获取3家供应商的书面报价，对比价格、质量、交期、售后服务等，形成《比价分析表》作为审批附件。

审核反馈：审核通过后，采购专员*将申请单及附件流转至财务部；若需修改（如数量调整、更换供应商），注明原因并退回需求部门重新申请。

（三）第三步：财务部预算与成本审核

责任人：财务审核人、财务部负责人

操作说明：

预算核对：财务审核人*在财务系统中查询该部门剩余可用预算，确认本次采购金额是否在预算范围内。若预算不足，需需求部门提交《预算调整申请》并附说明。

成本合理性评估：审核预估单价是否符合市场价格参考标准（可参考历史采购价、行业均价），对价格异常（如远高于/低于市场价30%）的采购，要求采购专员*补充比价依据。

资金计划匹配：结合公司资金状况，评估采购是否影响其他重要项目的资金支付，必要时协调付款时间。

审核意见：审核通过后签字流转至对应审批层级；若不通过，注明原因并退回采购部或需求部门。

（四）第四步：分级审批与权限管控

责任人：审批人*（按权限划分）

操作说明：

根据采购金额与物品类型，实行分级审批，具体权限标准（示例）：

采购金额（元）

审批人*

以下（含）5000

需求部门负责人+采购部负责人

5001-20000（含）

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人*

20001-50000（含）

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人+分管副总

50001以上

需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人+总经理

审批要点：审批人*需重点审核采购的必要性、预算合规性、成本合理性，对大额采购还需关注《比价分析表》的完整性。审批通过后，申请单流转至采购部执行；若未通过，退回至上一环节并说明理由。

（五）第五步：采购执行与订单下达

责任人：采购专员*

操作说明：

供应商选择：根据审批通过的申请单，从合格供应商名录中选择最优供应商（综合价格、交期、资质等因素），保证供应商具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证）。

订单制作与下达：通过采购系统或书面形式向供应商下达《采购订单》，明确物品名称、规格、数量、单价、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任，要求供应商盖章确认。

订单跟踪：采购专员*主动跟进供应商生产/备货进度，保证按时交付；若遇延期风险，及时与需求部门沟通并协调解决方案。

（六）第六步：验收与入库

责任人：需求部门验收人、仓库管理员、采购专员*

操作说明：

到货验收：物品送达后，需求部门验收人与仓库管理员共同到场，对照采购订单核对：

数量：是否与订单一致，短缺需当场记录并要求供应商补发；

质量：检查物品规格、型号、外观、功能是否符合要求，必要时提供第三方检测报告；

单据：核对供应商提供的送货单、发票等是否与订单信息匹配。

入库登记：验收合格后，仓库管理员*在库存系统中办理入库手续，《入库单》，并同步更新库存数据；验收不合格的，填写《拒收单》说明原因，退回供