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采购合同签订制度

一、采购合同签订制度概述

采购合同签订制度是企业规范采购行为、明确双方权利义务、防范经营风险的重要管理制度。该制度旨在通过标准化的合同签订流程，确保采购活动的合法性、合规性和高效性，保障企业利益。建立完善的采购合同签订制度，有助于提高采购效率、降低交易成本、加强内部控制，并为企业提供法律保障。

（一）采购合同签订制度的目的与意义

1.规范采购行为：通过明确合同签订的流程、标准和权限，规范采购人员的操作行为，避免随意性。

2.明确双方权利义务：合同是双方权利义务的载体，签订规范的合同能够清晰界定买卖双方的职责和权益。

3.防范经营风险：标准化的合同条款和审批流程有助于识别和规避潜在的法律风险、商业风险和财务风险。

4.提高采购效率：规范的流程可以减少合同纠纷，缩短争议解决时间，提高整体采购效率。

5.加强内部控制：通过合同签订制度的实施，强化内部监督和管理，确保采购活动符合企业战略和财务要求。

（二）采购合同签订制度的核心要素

1.合同签订的授权管理：

-设定不同金额和采购类型的合同签订权限，明确各级审批人员的职责。

-建立授权清单，规范授权范围和有效期，防止越权签订合同。

-对授权进行定期审核和调整，确保与企业发展需求相匹配。

2.合同签订的审批流程：

-制定标准化的合同审批步骤，包括采购申请、供应商评估、合同草案审核、法务审核、财务审核、最终审批等环节。

-明确各环节的责任部门和人员，确保流程高效透明。

-建立审批时限要求，避免流程拖延影响采购进度。

3.合同签订的文本管理：

-制定标准合同模板，统一合同格式和条款，减少条款遗漏和争议。

-对合同模板进行定期更新，纳入最新的法律法规要求和企业政策。

-建立合同文本的版本控制机制，确保存档的合同文本准确无误。

4.合同签订的实施监督：

-设立合同签订的监督机制，定期检查合同签订流程的执行情况。

-对发现的问题进行记录和分析，持续改进制度设计。

-建立违规处理机制，对违反制度的行为进行相应处罚。

二、采购合同签订制度的实施流程

（一）采购申请与审批

1.采购需求提出：

-业务部门根据生产、经营或项目需求，填写采购申请单，注明采购物品/服务的名称、规格、数量、预算等信息。

-采购申请单需经部门负责人签字确认，明确采购的必要性。

2.供应商选择与评估：

-根据采购需求，通过招标、比价、询价等方式选择供应商。

-对供应商进行资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况、信誉记录等。

-签订采购前协议或意向书，明确双方合作的基本条款。

3.合同草案编制：

-采购部门根据采购需求和供应商情况，编制合同草案。

-合同草案需包含以下核心条款：

-采购物品/服务的具体描述（名称、规格、质量标准等）

-交货时间、地点和方式

-价格、付款方式和周期

-质量保证和验收标准

-违约责任和争议解决方式

-保密条款和知识产权归属

-合同解除和终止条件

（二）合同审核与审批

1.业务部门审核：

-采购部门将合同草案交由业务部门进行确认，确保合同条款满足业务需求。

-业务部门对合同内容进行初步审核，并提出修改建议。

2.法务部门审核：

-将审核后的合同草案提交法务部门，进行法律合规性审查。

-法务部门重点审核：

-合同主体资格的合法性

-合同条款的完整性和合理性

-风险控制条款的设置

-是否存在不合规或潜在的法律风险

3.财务部门审核：

-财务部门对合同涉及的付款方式、预算执行、资金安排等进行审核。

-重点确认：

-付款条件的合理性

-是否符合公司财务制度和预算要求

-税务处理方式是否合规

4.最终审批：

-审核通过的合同草案提交给授权审批人进行最终审批。

-根据合同金额和采购类型，确定审批层级（如部门经理、分管副总、总经理等）。

-审批人需在合同上签字确认，或通过电子审批系统完成审批。

（三）合同签订与归档

1.合同签订：

-审批通过的合同文本，由采购部门与供应商进行正式签订。

-签订方式包括：

-纸质合同签字盖章

-电子合同（需符合《电子签名法》等法规要求）

-签订时需确保双方代表具备签约权限，并核对合同内容无误。

2.合同归档：

-签订完成的合同需及时归档，建立电子和纸质双重档案。

-归档内容包括：

-合同正本

-审批流程记录

-供应商资质文件

-相关附件（如技术参数、验收标准等）

-指定专人负责合同档案的管理，确保查阅方便、安全保密。

3.合同履行监控：

-采购部门根据合同约定，跟踪供应商的履约情况。

-定期检查交货时间、质量标准、付款进度等关键节点。

-对发现的问题及时与供应商沟通，必要时启动争议解决程序。

三、采购合同签订制度的优化与