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固定资产管理与维护流程工具

一、工具适用背景与价值

固定资产作为企业运营的核心物质基础，其管理效率直接影响资产使用效益、成本控制及合规性。本工具适用于各类企业、事业单位、学校、医院等组织的固定资产管理部门，覆盖从资产入库、日常使用、定期维护到报废处置的全生命周期管理场景。通过标准化流程与工具模板，可解决资产信息混乱、维护责任不清、盘点效率低下等问题，保证资产“账实相符、责任到人、维保及时”，最大限度延长资产使用寿命，降低管理成本。

二、标准化操作流程详解

（一）资产入库登记：源头把控信息准确性

操作目标：新购资产完成验收并纳入统一管理体系，建立唯一身份标识。

操作步骤：

采购与验收：采购部门根据需求完成资产采购后，组织使用部门、财务部门、资产管理部门共同验收。核对资产名称、规格型号、数量、采购金额、供应商信息等与采购合同一致性，填写《固定资产验收单》（需验收人、使用部门负责人、资产管理员*签字确认）。

信息录入：资产管理员根据验收单，在固定资产管理系统（或Excel台账）中录入资产信息，包括：资产编号（规则：部门缩写-年份-流水号，如“OA-2024-001”）、资产名称、类别（如电子设备、办公家具、生产设备等）、购置日期、原值（含购置费、运输费、安装费等）、使用部门、存放地点、责任人（使用人）、预计使用年限、维保期限（如有）、供应商联系方式等。

标签粘贴：打印资产二维码标签，粘贴于资产显眼位置（如设备机身、家具侧面），标签包含资产编号、名称、购置日期等关键信息，便于后续盘点与追溯。

（二）日常使用与维护：规范使用行为，降低故障风险

操作目标：保证资产正确使用，及时发觉并处理小问题，避免故障扩大。

操作步骤：

使用规范培训：资产交付使用部门时，资产管理员需向使用人*讲解资产操作注意事项、日常保养方法（如设备防尘、防潮，家具避免重压等），并签署《固定资产使用承诺书》。

日常检查：使用人每日下班前对所使用资产进行简单检查（如设备是否正常关机、家具是否有损坏），发觉问题立即填写《固定资产日常问题记录表》（记录问题现象、发觉时间、初步处理措施）。

小问题处理：对于不影响使用的轻微问题（如设备键盘按键失灵、桌椅螺丝松动），使用人可自行处理或联系行政维修组*协助处理，处理结果需在记录表中备注。

（三）定期专业维护：延长资产使用寿命，保障功能稳定

操作目标：通过计划性维护，预防重大故障发生，维持资产良好状态。

操作步骤：

制定维护计划：资产管理员根据资产类别、使用频率、维保期限，于每年初制定《年度固定资产维护计划》，明确维护周期（如每季度、每半年、每年）、维护项目（如设备清洁、零部件更换、功能检测）、执行部门（内部维修组或外部供应商）。

维护执行：按计划开展维护工作，内部维修组*或外部供应商填写《固定资产维护记录表》，记录维护日期、维护类型（日常/定期/专项）、维护内容、更换零部件明细、维护结果（正常/异常）、执行人签字、使用人确认签字。

结果归档：维护记录表原件交资产管理部门存档，电子版同步更新至管理系统，作为后续资产评估、报废的重要依据。

（四）故障维修与应急处理：快速响应，减少停用损失

操作目标：及时处理突发故障，降低资产停用对业务的影响。

操作步骤：

故障报修：使用人发觉资产故障后，立即通过线上报修系统（或填写《固定资产故障报修单》）提交维修申请，详细说明故障现象、发生时间、资产编号、影响范围。

维修响应：资产管理员收到报修单后，1小时内联系维修人员*（内部或外部），明确故障等级（一般/紧急）：一般故障24小时内响应，紧急故障（如服务器宕机、关键生产设备故障）2小时内到场处理。

维修跟踪与验收：维修过程中，资产管理员全程跟踪进度；维修完成后，使用人、资产管理员共同验收，确认故障排除并填写《固定资产维修验收单》（注明维修结果、维修费用、维修日期），维修费用需经财务部门审核。

（五）资产盘点与调拨：保证账实一致，优化资源配置

操作目标：定期核对资产信息，及时发觉盘盈、盘亏、闲置资产，实现资产高效利用。

操作步骤：

定期盘点：资产管理部门每半年组织一次全面盘点，使用部门配合，采用“扫码盘点法”（通过扫描资产二维码自动采集信息），《固定资产盘点表》，包含资产编号、名称、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏原因、责任人等信息。

差异处理：对盘盈资产，核实来源后补办入库手续；对盘亏资产，由使用部门提交《固定资产盘亏报告》，说明原因（如损坏丢失、已报废等），经部门负责人*、资产管理部门、财务部门审批后，进行账务处理。

资产调拨：因部门调整、人员变动等需调拨资产时，由调入部门提出申请，填写《固定资产调拨单》，注明调拨资产信息、调入/调出部门、调拨原因，经双方部门负责人*、资产管理员签字确认后，更新资产使用部门与责任人信息。

（六）报废与处置：规范退出流程