供应商信息收集与资质审核工具.docVIP

供应商信息收集与资质审核工具

一、适用场景与应用价值

在企业供应链管理中，供应商的信息完整性与资质合规性直接影响采购质量、合作风险及运营稳定性。本工具适用于以下场景：

新供应商引入：首次合作前对供应商进行全面信息采集与资质核验，保证合作方具备合法经营能力；

现有供应商年度复核：定期更新供应商信息，检查资质文件有效性，动态评估合作风险；

战略供应商深度评估：针对长期合作或高价值采购项目，结合资质信息与业务能力进行综合筛选；

多品类供应商统一管理：整合不同类型（如生产型、贸易型、服务型）供应商的标准化信息，提升管理效率。

通过规范化的信息收集与审核流程，可降低因供应商资质不全、信息虚假导致的合作风险，保证采购合规性，同时为供应商分级管理、合作决策提供数据支撑。

二、标准化操作流程

步骤一：明确审核需求与范围

根据采购品类（如原材料、设备、服务）、合作模式（如一次性采购、长期供货）及企业内控要求，确定需收集的信息维度与资质审核标准。

示例：生产类供应商需重点审核生产许可证、ISO9001质量体系认证；服务类供应商需关注行业服务资质、过往项目案例。

输出：《供应商审核需求清单》，明确必填信息项、可选信息项及审核标准。

步骤二：分发信息收集表

通过邮件、采购管理系统或协作平台向供应商发送《供应商信息收集与资质审核表》（模板见第三部分），附填写说明与提交截止时间。

要求：表格需包含供应商基本信息、资质文件、业务能力、财务状况等核心模块，明确标注“*”为必填项；

提醒：告知供应商需提供加盖公章的扫描件（或清晰复印件），保证材料真实有效。

步骤三：供应商信息填报与初步自查

供应商收到表格后，在规定时间内完整填写信息并提交相关证明材料。企业对接人（如采购专员*小王）需对提交材料的完整性进行初步自查，重点检查：

必填项是否缺失；

资质文件是否在有效期内（如营业执照、行业许可证）；

信息逻辑是否一致（如注册地址与实际经营地址、联系人联系方式等）。

处理：对材料不完整或存疑的，需在1个工作日内反馈供应商补充，逾期未提交者视为自动放弃合作资格。

步骤四：资质文件深度审核

由采购部门牵头，联合法务、质量、技术等相关部门（如法务专员、质量工程师赵六）组成审核小组，对供应商资质进行多维度核验：

合法性审核：

营业执照（副本）：检查注册号、统一社会信用代码、经营范围、有效期；

特殊行业资质：如食品供应商需《食品生产许可证》，医疗器械供应商需《医疗器械经营许可证》；

授权文件：若为代理商，需提供原厂授权书及原厂资质复印件。

合规性审核：

体系认证：ISO9001（质量）、ISO14001（环境）、ISO45001（职业健康安全）等证书是否在有效期内，认证范围是否与业务匹配；

荣誉与认证：如“高新技术企业”“守合同重信用企业”等荣誉的真实性（通过官网或第三方平台验证）。

能力匹配度审核：

业务能力：年产能、核心技术、设备配置是否满足采购需求；

案例验证：要求供应商提供近3年类似合作项目案例，必要时联系客户进行侧面核实；

财务状况：近3年财务报表（资产负债表、利润表），评估偿债能力与经营稳定性（如资产负债率≤70%、无连续亏损）。

输出：《资质审核记录表》，记录审核意见、问题点及整改要求。

步骤五：实地考察或视频访谈（高风险/战略供应商）

对金额较大、合作风险高或战略级供应商，需组织实地考察或视频访谈，重点核实：

生产/经营场所：是否与注册地址一致，设备、人员、管理流程是否与申报信息匹配；

质量控制：是否有完善的质量检测流程、设备及记录；

供应链稳定性：原材料来源、物流配送能力、应急供货预案。

记录：《实地考察/访谈记录表》，附现场照片或视频片段，由考察人员签字确认。

步骤六：交叉验证与信息确认

通过第三方平台（如“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”）或行业协会对供应商关键信息（如信用代码、行政处罚记录、经营异常名录）进行交叉验证，保证信息真实无虚假。

处理：若发觉供应商存在失信行为、行政处罚或信息造假，直接判定为审核不通过。

步骤七：审核结果反馈与归档

结果反馈：

审核通过：向供应商发送《合作意向函》，明确下一步合作流程；

需补充材料：列出《资质整改清单》，要求供应商在规定期限内完成整改并重新提交；

审核不通过：书面说明原因（如资质过期、能力不匹配），材料退还供应商（涉及敏感信息的需销毁）。

信息归档：

将审核通过的供应商信息、资质文件、审核记录等整理归档，建立供应商档案（电子+纸质），档案编号规则示例：“GYS-年份-品类-序号”（如GYS-2024-原材料-001）；

录入供应商管理系统，设置资质文件到期提醒（如提前3个月预警），保证动态更新。

三、供应商信息收集与资质审核表（模板）

模块

信息项

填写要求

附件/说明

基本信息

公司名称（与营业执照一致）