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采购成本控制流程及审批标准工具

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，旨在通过标准化流程与明确审批标准，实现采购成本的规范化管控、采购效率的提升及合规风险的降低。具体包括：

常规采购：生产原料、办公用品、设备耗材等计划性采购；

项目采购：新建/扩建项目所需物料、服务的专项采购；

紧急采购：因生产突发问题、市场供应变化等导致的紧急采购需求。

二、全流程操作指引

（一）需求申请与预算审核

操作主体：需求部门、采购部、财务部

关键目标：保证采购需求合理、预算准确，从源头控制成本。

需求提报

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期等信息，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。

预算初审

采购部收到需求后，重点核查：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预估单价与历史采购价格、市场价格是否匹配（参考历史采购数据或市场询价）；

是否存在可替代的性价比更高的方案。

初审通过后，将需求表及初审意见提交财务部。

预算复核

财务部重点审核：

预估总金额是否在部门年度/月度预算额度内；

大额采购（如单笔超10万元）是否已履行预算调整程序（如需）；

成本效益分析是否合理（如为新增采购项目）。

复核通过后，财务部在《采购需求申请表》中签署“预算审核通过”意见，反馈至采购部进入下一环节。

（二）供应商寻源与比价

操作主体：采购部、需求部门、审计部（如需）

关键目标：通过多渠道寻源、竞争性比价，选择性价比最优的供应商。

供应商寻源

采购部根据采购需求类型，通过以下方式筛选供应商：

常规物料：从《合格供应商名录》（需定期更新）中选择不少于3家供应商；

新物料/服务：通过行业平台、展会、公开招标等方式拓展新供应商，并收集其资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。

询价与比价

采购部向筛选出的供应商发出《询价函》（需明确需求规格、交付要求、报价截止时间），收集书面报价（含单价、总价、税费、运费等）。

组织需求部门、财务部（必要时邀请审计部）召开比价会，对比分析：

价格差异及原因（是否含额外服务、批量折扣等）；

供应商资质（生产能力、供货周期、质量历史、售后服务）；

综合成本（如运输成本、维护成本、违约风险成本）。

比价报告编制

采购部根据比价结果，填写《供应商比价分析表》（详见模板2），明确推荐供应商及理由，经采购部负责人*总监签字后，作为后续审批的依据。

（三）采购合同拟定与审批

操作主体：采购部、法务部、财务部、分管领导

关键目标：通过合同条款固化成本、权责，降低履约风险。

合同拟定

采购部根据比价结果与选定的供应商，拟定《采购合同》（模板3参考框架），核心条款包括：

价格条款：固定单价/总价、价格调整机制（如遇原材料市场波动超±5%可重新议价）；

交付条款：交付时间、地点、验收标准；

付款条款：付款节点（如预付款30%、到货验收后付60%、质保期满付10%）、付款方式；

违约责任：逾期交付、质量不达标等的违约金计算方式。

合同审批

法务审核：法务部重点审核合同条款的合规性、法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属等），签署审核意见；

财务审核：财务部审核付款条款、价格与比价结果的一致性、税务处理合规性；

分级审批：根据采购金额确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：采购部负责人*总监审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总*总审批；

金额＞20万元：总经理审批。

审批通过后，由采购部盖章生效，并分发至需求部门、财务部、供应商存档。

（四）订单执行与验收

操作主体：采购部、需求部门、仓库、财务部

关键目标：保证供应商按合同约定交付，物料/服务符合要求，成本与合同一致。

订单下达

采购部根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、采购内容、数量、交付时间、收货地址等信息，并要求供应商按订单履约。

交付跟踪

采购部实时跟踪订单执行进度，对可能延迟的交付提前与供应商沟通，协调解决方案，保证不影响生产/业务需求。

验收确认

到货验收：供应商交付物料/服务后，由需求部门（或仓库）对照订单、合同进行验收，填写《采购验收单》（模板4），内容包括：数量核对、质量检测（如需）、规格型号确认等；

异常处理：验收不合格的，需在3个工作日内书面通知供应商，要求限期退换货或整改，相关成本（如停工损失、检测费）可向供应商索赔；

签收确认：验收合格后，需求部门、仓库负责人在《采购验收单》上签字，确认物料/服务已接收。

发票与对账

供应商根据交付情况开具合规发票，采购部核对发票信息（名称、金额、税号等）与《采购订单》《采购验收单》一致后，提交财务部审核。

（五）成本分析与复盘

操作主体：财务部、