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办公用品管理规定

**一、总则**

办公用品是企业日常运营中不可或缺的物资，规范管理有助于提高使用效率、降低成本、保障工作顺利进行。本规定旨在明确办公用品的采购、领用、保管、维护及报废等环节的管理要求，确保资源合理利用。

**二、采购管理**

（一）采购流程

1.需求申请：各部门根据实际使用情况填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人签字确认后提交至行政部。

2.采购审批：行政部汇总需求，按预算进行审批。金额超过一定标准（如5000元）需报请管理层审批。

3.供应商选择：采用合格供应商目录，优先选择性价比高、质量可靠的品牌。

（二）采购标准

1.常用办公用品（如笔、纸张）需符合企业品牌形象要求，优先选用环保材质产品。

2.设备类用品（如打印机、电脑外设）需符合性能及兼容性要求，需进行技术参数审核。

**三、领用管理**

（一）领用流程

1.领用人填写《办公用品领用单》，注明物品名称、数量及用途。

2.行政部核对库存，确认无误后签字发放。

3.领用人签字确认，建立领用记录。

（二）领用限制

1.个人领用需符合合理范围，超出部分需经部门主管批准。

2.行政部定期盘点，对异常领用情况及时跟进。

**四、保管与维护**

（一）仓库管理

1.办公用品需分类存放于指定区域，做好标识。

2.易耗品（如笔、纸张）定期检查库存，及时补充。

3.设备类用品需防尘、防潮，定期清洁保养。

（二）报废处理

1.办公用品达到使用年限或损坏无法修复时，由行政部审核后报废。

2.报废物品需登记并集中处理，不得随意丢弃。

**五、监督与改进**

（一）定期审计

行政部每季度对办公用品管理情况进行抽查，确保规定落实。

（二）优化建议

各部门可提出改进意见，行政部汇总后优化采购及领用流程。

**六、附则**

本规定自发布之日起执行，行政部负责解释。各部门需严格遵守，如有疑问及时沟通。

**二、采购管理**

（一）采购流程

1.需求申请：各部门根据实际使用情况填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人签字确认后提交至行政部。申请表需包含以下信息：

(1)需求物品名称及规格型号（如：A4打印纸，80克，复写型）；

(2)预计使用量或数量（如：500包）；

(3)申请部门及申请人；

(4)申请日期及预计使用日期。

2.采购审批：行政部汇总需求，按预算进行审批。金额超过一定标准（如5000元）需报请管理层审批。审批流程如下：

(1)行政部审核需求合理性及预算匹配度；

(2)提交《办公用品采购审批表》至分管领导签字；

(3)超标准金额需提交管理层会议讨论通过。

3.供应商选择：采用合格供应商目录，优先选择性价比高、质量可靠的品牌。具体步骤如下：

(1)列出符合需求的供应商名单（需包含供应商名称、联系方式、历史合作评价）；

(2)比较报价、交货周期、售后服务等综合因素；

(3)确定采购供应商并签订采购合同（明确数量、价格、交货时间及违约责任）。

（二）采购标准

1.常用办公用品（如笔、纸张）需符合企业品牌形象要求，优先选用环保材质产品。具体标准如下：

(1)笔：选用黑色中性笔，符合企业VI色系（如黑色）；

(2)纸张：优先选用FSC认证的再生纸，如80克A4打印纸；

(3)办公用品采购需附带产品检测报告或合格证。

2.设备类用品（如打印机、电脑外设）需符合性能及兼容性要求，需进行技术参数审核。具体要求如下：

(1)打印机：需支持网络打印、双面打印功能，打印速度不低于每分钟20页；

(2)电脑外设：需与现有设备兼容，优先选用知名品牌产品（如品牌X鼠标、品牌Y键盘）；

(3)采购前需由技术部门进行样品测试，确认性能达标。

**三、领用管理**

（一）领用流程

1.领用人填写《办公用品领用单》，注明物品名称、数量及用途。具体信息包括：

(1)领用人姓名及部门；

(2)领用日期；

(3)物品名称及规格（如：蓝色签字笔，50支）；

(4)用途说明（如：项目A会议用）。

2.行政部核对库存，确认无误后签字发放。具体操作如下：

(1)行政部人员核对领用单与库存是否一致；

(2)确认库存充足后，在领用单上签字并发放物品；

(3)领用人签字确认，行政部留存领用单。

3.领用人签字确认，建立领用记录。具体要求如下：

(1)领用单需一式两份，一份留底，一份交领用人；

(2)行政部每月汇总领用数据，生成《办公用品领用统计表》。

（二）领用限制

1.个人领用需符合合理范围，超出部分需经部门主管批准。具体标准如下：

(1)个人日常办公领用（如笔、笔记本）每月不超过10件；

(2)超出部分需提交《特殊领用申请表》，经部门主管签字后按流程审批。

2.行政部定期盘点，对异常领用情况及时跟进。具体措施如下：

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