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学校综合办公室文档管理规定
一、总则
为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性和高效利用，特制定本规定。本规定适用于综合办公室所有文档的收集、整理、存储、使用和归档等环节。
二、文档管理职责
（一）综合办公室是学校文档管理的归口部门，负责统筹协调全校文档管理工作。
（二）综合办公室指定专人负责文档的具体管理工作，包括文档的收集、分类、归档和销毁等。
（三）各部门应积极配合综合办公室，按要求提供和移交文档资料。
三、文档管理流程
（一）文档收集
1.各部门应根据工作需要，及时收集相关文档资料。
2.重要文档需经部门负责人审核签字后，方可提交至综合办公室。
3.综合办公室定期或不定期对各部门文档进行抽查，确保文档的完整性。
（二）文档整理
1.综合办公室对收集到的文档进行分类整理，包括但不限于工作记录、会议纪要、文件通知等。
2.文档整理应遵循“一事一档”原则，确保文档条理清晰、便于查阅。
3.文档分类标准由综合办公室统一制定，并定期更新。
（三）文档存储
1.文档存储应采用符合安全要求的存储设备，如文件柜、电子文档管理系统等。
2.重要文档需进行双备份，备份存储地点应与原存储地点保持安全距离。
3.电子文档存储需定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。
（四）文档使用
1.文档使用需经综合办公室批准，严禁未经授权的复制、传播或外借。
2.文档使用后应及时归还，如有损坏或遗失需按价赔偿。
3.查阅文档需填写《文档查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。
（五）文档归档
1.文档归档应遵循“定期归档”原则，一般每年归档一次。
2.归档文档需进行编号登记，并附上目录清单。
3.归档文档存储于专用档案室，不得随意调取或更改。
（六）文档销毁
1.对于无保存价值的文档，需经部门负责人审核后，报综合办公室审批。
2.文档销毁应采用符合安全要求的销毁方式，如碎纸机销毁，并做好销毁记录。
3.销毁记录需存档备查，保存期限不少于三年。
四、监督与考核
（一）综合办公室定期对文档管理工作进行检查，发现问题及时整改。
（二）各部门需配合综合办公室的监督检查，提供必要的支持和协助。
（三）文档管理工作纳入部门年度考核，考核结果与部门绩效挂钩。
五、附则
（一）本规定由综合办公室负责解释。
（二）本规定自发布之日起施行。
一、总则
为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性和高效利用，特制定本规定。本规定适用于综合办公室所有文档的收集、整理、存储、使用和归档等环节。文档管理的目标是实现文档的标准化、系统化和信息化，提高工作效率，降低管理成本，并为学校的日常运营提供有力支撑。
二、文档管理职责
（一）综合办公室是学校文档管理的归口部门，负责统筹协调全校文档管理工作。综合办公室的主要职责包括：制定文档管理制度、组织文档培训、监督文档执行情况、定期评估文档管理效果等。
（二）综合办公室指定专人负责文档的具体管理工作，包括文档的收集、分类、归档和销毁等。这些专人需具备较强的责任心和业务能力，能够熟练掌握文档管理流程和操作规范。
（三）各部门应积极配合综合办公室，按要求提供和移交文档资料。各部门负责人是本部门文档管理的第一责任人，需确保部门文档的及时性、准确性和完整性。各部门应指定专人负责文档的日常管理，并与综合办公室保持密切沟通。
三、文档管理流程
（一）文档收集
1.各部门应根据工作需要，及时收集相关文档资料。文档收集的范围包括但不限于工作记录、会议纪要、文件通知、合同协议、财务凭证、活动方案等。
2.重要文档需经部门负责人审核签字后，方可提交至综合办公室。重要文档的定义包括：涉及学校重大决策的文件、具有长期保存价值的文件、需要跨部门共享的文件等。审核签字的目的是确保文档的真实性和合规性。
3.综合办公室定期或不定期对各部门文档进行抽查，确保文档的完整性。抽查的内容包括文档的齐全性、准确性和规范性。抽查结果需及时反馈给相关部门，并督促其整改存在的问题。
（二）文档整理
1.综合办公室对收集到的文档进行分类整理，包括但不限于工作记录、会议纪要、文件通知等。分类整理的目的是便于文档的存储和查阅。
2.文档整理应遵循“一事一档”原则，确保文档条理清晰、便于查阅。例如，会议纪要应包含会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等要素。
3.文档分类标准由综合办公室统一制定，并定期更新。分类标准应明确、具体、可操作，例如：按文档类型分类（工作记录、会议纪要、文件通知等）、按部门分类（教务处、后勤处、办公室等）、按时间分类（年度、季度、月度等）。
（三）文档存储
1.文档存储应采用符合安全要求的存储设备，如文件柜、电子文档管理系统等。纸质文档应存储于防火、防潮、防虫的文件柜中，电子文档应存储于安全
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