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供应商资质审核及评估标准化问卷模板

一、适用场景与启动时机

新供应商准入：首次合作前，需全面审核供应商基本资质、生产/服务能力及合规性；

定期复评：现有供应商每年度/半年度合作中，对其资质有效性、履约表现及风险状况进行重新评估；

重大变更触发：供应商股权结构、生产地址、关键资质（如许可证、认证证书）发生变更时，需专项复核其资质匹配度；

高风险领域专项审核：对涉及食品、医药、特种设备等强监管行业的供应商，根据行业要求开展不定期资质抽查。

二、标准化操作流程

步骤1：明确审核目标与范围

责任主体：采购部经理*牵头，联合质量部、法务部、使用部门（如生产部/运营部）组成审核小组；

目标确认：根据采购品类（如原材料、服务、外包）及行业监管要求，确定本次审核的核心维度（如基础资质、生产能力、质量体系、财务健康度等）；

范围界定：明确需审核的供应商层级（如直接供应商/次级供应商）及资质文件清单（如是否需提供特定行业许可证、ISO认证等）。

步骤2：问卷发放与资料预审

问卷传递：通过采购管理系统或邮件向供应商发送标准化问卷及《资质文件清单》（附件1），要求供应商在5个工作日内填写完整并加盖公章（电子章需提前备案）；

资料预审：收到问卷后，1个工作日内检查填写完整性（如必填项是否缺失、关键资质编号是否规范），对不完整或模糊项（如“资质有效期未填写”）通过系统/邮件一次性反馈供应商补充，同步记录沟通情况（沟通人*、时间、反馈内容）。

步骤3：资质材料深度核查

文件真实性核验：

工商信息：通过“国家企业信用信息公示系统”核对营业执照与问卷信息一致性（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址等），关注是否存在经营异常、严重违法失信记录；

行业资质：如供应商涉及食品生产，需核查《食品生产许可证》（SC编号）发证机关、有效期及许可范围；涉及特种设备制造，需核查《特种设备制造许可证》级别与生产产品匹配度；

认证证书：对ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等认证，通过认证机构官网或官方平台验证证书有效性（避免伪造证书），核查认证范围是否覆盖供应商提供的业务内容。

有效性动态跟踪：建立“供应商资质台账”，记录各类资质的到期日，提前3个月向供应商发送《资质续期提醒函》，保证资质无断档风险。

步骤4：现场/远程评估（必要时）

评估触发条件：对高风险品类（如医疗器械、危险化学品供应商）或问卷/资料存疑（如产能描述与订单量不匹配）时，启动现场/远程评估；

评估内容：

生产/服务现场：核查实际生产设备、工艺流程是否与问卷描述一致，关键工序质量控制点（如检测设备、操作规程）是否落实；

管理体系运行：抽查质量记录（如检验报告、不合格品处理流程）、员工培训档案，确认体系是否有效运行；

风险排查：针对行业特定风险（如环保合规、安全生产）现场检查相关许可证及整改记录。

评估记录：填写《现场/远程评估记录表》（附件2），由供应商负责人*签字确认，双方留存扫描件。

步骤5：综合评分与等级划分

评分维度与权重：根据采购品类设定评分标准（示例）：

维度

权重

评分标准（100分制）

基础资质

30%

营业执照、行业许可证等齐全且有效（10分）；认证证书匹配度（10分）；无不良记录（10分）

质量体系|25%|体系文件完善性（8分）；过程管控有效性（10分）；客户投诉率（7分）|

履约能力|20%|生产/服务产能匹配订单需求（10分）；交付及时率（10分）|

财务健康度|15%|资产负债率（5分）；现金流稳定性（5分）；有无重大诉讼（5分）|

配合度|10%|资料提交及时性（5分）；问题响应效率（5分）|

等级划分：

A级（90分及以上）：优质供应商，优先分配订单，可缩短复评周期；

B级（70-89分）：合格供应商，维持正常合作，按周期复评；

C级（60-69分）：有条件合格供应商，需制定整改计划（15日内提交整改报告），30日内复评仍不达标则降级；

D级（60分以下）：不合格供应商，终止合作，纳入黑名单。

步骤6：结果反馈与归档

结果通知：评分完成后2个工作日内，向供应商发送《资质审核结果通知书》（附件3），明确等级、整改要求（如有）及后续合作安排；

归档管理：将问卷、资质文件、核查记录、评估报告等资料统一归档至供应商档案库，电子档备份至采购管理系统（保存期限：合作终止后5年）。

三、供应商资质审核及评估问卷模板表单

基本信息表

项目

填写内容

附件要求

核查结果（√/×）

供应商全称

营业执照扫描件（加盖公章）

统一社会信用代码

法定代表人

注册地址

实际经营地址

联系人

联系方式

开户银行

银行账号

主营业务

合作历史（如有）

合作起始时间、合作企业名称、合作内容

资质文件清单表

序号

资质名称

发证机关

证书编号