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采购流程优化管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障采购质量，加强采购过程的风险控制，提升整体供应链管理水平，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法旨在通过系统性优化采购全流程，实现采购活动的规范化、高效化、透明化与集约化。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各分子公司（以下统称“公司”）所有生产性与非生产性物资、工程及服务的采购活动。特殊采购项目如涉及国家专项规定或公司另有特殊管理要求的，从其规定，但原则上应符合本办法的基本精神。

第三条优化原则

采购流程优化应遵循以下基本原则：

1.目标导向原则：以提升采购价值、降低综合成本、保障供应连续性为核心目标。

2.效率优先原则：简化不必要的环节，缩短流程周期，提高响应速度。

3.风险可控原则：在优化效率的同时，强化内控机制，防范采购过程中的各类风险，包括廉洁风险、质量风险、履约风险等。

4.权责清晰原则：明确各部门及岗位在采购流程中的职责与权限，确保各司其职、协同高效。

5.持续改进原则：定期评估采购流程运行效果，根据内外部环境变化和实际运行情况，动态调整和优化流程。

第二章采购流程核心环节优化

第四条需求提报与审批环节优化

1.规范需求提报：推行标准化的采购需求提报模板，明确物资或服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、交付时间、预算金额、需求部门联系人及联系方式等关键信息。需求部门应对提报需求的准确性、必要性负责。

2.强化需求审核：采购部门收到需求后，应从合理性、合规性、经济性及与公司整体规划的匹配度等方面进行审核。对于技术复杂或金额较大的需求，可组织技术部门、使用部门共同评审。

3.优化审批流程：根据采购金额、物资类别、重要程度等因素，建立分级分类的审批权限体系。推行电子化审批，减少纸质流转，明确各审批节点的处理时限，提高审批效率。对于常规性、重复性采购需求，可探索建立年度或季度框架协议审批模式。

第五条供应商寻源与管理环节优化

1.拓宽寻源渠道：在确保合规的前提下，积极拓展线上线下供应商资源，建立多元化的供应商寻源体系。鼓励引入新兴、有潜力的供应商，形成有效竞争。

2.完善供应商准入与评价：建立科学的供应商准入标准和评估模型，从资质、产能、质量、价格、交期、服务、财务状况、社会责任、廉洁诚信等多个维度对供应商进行综合评价。实行供应商动态分级管理，区分战略供应商、核心供应商、合格供应商等，并实施差异化的合作策略。

3.加强供应商关系维护：与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系，实现互利共赢。定期组织与核心供应商的沟通交流，共同探讨成本优化、技术创新等议题。同时，建立供应商退出机制，对不合格或存在不良行为的供应商及时清退。

第六条采购执行环节优化

1.优化采购方式选择：根据采购金额、物资特性、市场竞争程度等，合理选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。明确各类采购方式的适用条件和操作流程，确保采购过程的公开、公平、公正。

2.推行集中采购与分散采购相结合：对通用性强、采购量大的物资或服务，推行集中采购，以获取规模效应和价格优势。对专业性强、需求分散或紧急的小额采购，可在规范管理的前提下实施分散采购，但需纳入统一监管。

3.提升招投标/询比价效率：制定标准化的招标文件（或询比价单）模板，明确评标（比价）标准和方法。利用电子化采购平台，实现招标信息发布、投标文件递交、开标、评标等环节的线上化操作，提高透明度和效率。

第七条合同管理环节优化

1.标准化合同文本：针对不同类型的采购项目，制定并推广使用标准化的合同范本。合同条款应明确标的、数量、质量、价格、交付、验收、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心内容，防范合同风险。

2.规范合同评审与签订：建立合同评审机制，确保合同条款的合法性、严谨性和完整性。重大或复杂合同应由法务部门、财务部门、技术部门等相关方共同参与评审。合同签订应遵循授权原则，严禁越权签订合同。

3.加强合同履约跟踪：对合同的履行情况进行动态跟踪与记录，确保供应商按合同约定提供产品或服务。对可能出现的违约风险，及时预警并采取应对措施。

第八条订单与交付环节优化

1.规范订单下达：采购合同签订后，应及时准确地下达采购订单，明确交付批次、交付时间、交付地点、运输方式等细节。订单信息应与合同保持一致。

2.强化交付跟踪：采购部门应与供应商保持密切沟通，实时掌握物资生产及运输进度。对重要物资或大额订单，可建立专人负责制，确保按期交付。

3.规范入库验收：仓库或使用部门负责对到货物资进行数量清点和外观检查，质量管理部门或使用部门根据技术标准和合同要求进行质量检验。验收合