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采购采购流程规定

一、总则

采购流程规定旨在规范企业内部采购行为，确保采购活动高效、透明、合规，降低采购成本，提升供应链管理水平。本规定适用于企业所有涉及物资、服务的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、咨询服务采购等。

二、采购申请与审批

（一）采购申请

1.需求部门填写《采购申请单》，明确采购目的、数量、规格、预算等信息。

2.《采购申请单》需经部门负责人签字确认，并提交至采购部门。

3.采购部门审核需求合理性，并在3个工作日内反馈审批结果。

（二）采购审批

1.根据采购金额分级审批：

(1)金额低于1万元的采购，由部门负责人审批；

(2)金额在1万元至10万元的采购，由分管采购的副总经理审批；

(3)金额高于10万元的采购，需经总经理审批。

2.审批过程中需重点关注采购必要性、预算匹配性及供应商资质。

三、供应商选择与管理

（一）供应商选择

1.采购部门根据采购需求编制《供应商选择计划》，明确选择标准。

2.通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式选择供应商。

3.供应商需提供营业执照、行业资质证明等文件，并进行实地考察。

（二）供应商管理

1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行绩效评估（如质量、交期、价格等）。

2.评估结果分为“优秀”“良好”“合格”“不合格”四类，不合格供应商将列入黑名单。

3.优先选择年度评估为“优秀”或“良好”的供应商，并签订长期合作协议。

四、采购执行与验收

（一）采购执行

1.采购部门与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务。

2.合同签订后，采购部门跟进订单进度，确保按时交付。

3.供应商需提供发货证明及物流跟踪信息。

（二）验收流程

1.物资到货后，需求部门进行初步验收，确认数量、规格无误。

2.验收合格后，需求部门填写《验收单》，并交由财务部门付款。

3.验收不合格的物资，需及时退回供应商并办理索赔手续。

五、采购记录与归档

（一）采购记录

1.采购部门需完整记录采购申请、审批、合同、验收等环节的文件。

2.电子采购系统需同步录入相关数据，确保可追溯性。

（二）归档要求

1.所有采购文件需按月度整理归档，纸质文件存档3年，电子文件备份2份。

2.年度末，采购部门编制《采购年度报告》，总结采购数据及改进建议。

六、附则

本规定自发布之日起实施，采购部门负责解释及修订。各部门需严格遵守本规定，确保采购活动合规高效。

**一、总则**

本规定旨在全面规范企业内部各项采购活动，构建一个标准化、高效化、透明化的采购管理体系。通过明确采购流程的各个环节、职责分工和操作要求，旨在确保每一次采购决策的科学性、采购过程的合规性以及采购资源的最佳利用效率，最终服务于企业的整体运营目标和成本控制策略。本规定覆盖企业范围内所有类型的采购行为，包括但不限于原材料、生产辅料、办公设备、软件系统、咨询服务、市场推广服务、外包服务等。所有相关部门及人员在进行采购活动时，均须严格遵循本规定执行。

**二、采购申请与审批**

（一）采购申请

1.**需求识别与申请单填写：**

*需求部门首先需明确采购的具体目的、必要性及预期效益。

*当现有库存或资源无法满足工作需求时，由具体需求人填写《采购申请单》。

*《采购申请单》应包含以下核心信息：

*申请部门及申请人信息；

*采购物品/服务的详细描述（品名、规格型号、技术要求、预期用途）；

*采购数量及预估使用周期；

*参考价格范围（如有）及预算来源说明；

*期望到货/服务完成时间；

*相关附件（如技术图纸、需求说明文档等）。

*申请单填写应清晰、准确、完整，避免模糊不清的描述。

2.**内部审批与流转：**

*《采购申请单》首先提交至部门内部负责人（如经理、主管）进行初审。

*部门负责人需审核申请的必要性、预算合理性及申请信息的准确性，并在申请单上签字确认。

*初审通过的申请单由部门负责人转交至企业指定的采购管理部门或接口人。

*采购管理部门对申请进行进一步复核，包括与现有库存核对、评估采购的紧急性和可行性等。

（二）采购审批

1.**审批权限矩阵：**

*采购审批权限依据采购申请的预估总金额进行分级管理，具体标准如下：

***一级审批（部门负责人）：**适用于预估金额低于人民币1万元的采购申请。主要审核需求的真实性和部门内部资源的合理性。审批人需在申请单上签署明确意见。

***二级审批（采购/项目主管）：**适用于预估金额在人民币1万元（含）至人民币10万元的采购申请。采购部门主管或项目负责人需结合采购计划、市场行情及预算情况，进行综合评估并签署审批意见。

***三级审批（分管领导/管理层）：**