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公司内部电子邮件使用规范

各位同事：

电子邮件作为公司内部及对外沟通的重要工具，其使用的规范性、专业性和安全性直接影响到工作效率、信息传递的准确性以及公司的整体形象。为确保邮件沟通的顺畅与有效，特制定本规范，望各位同事认真阅读并严格遵守。

一、邮件主题：清晰明了，直指核心

邮件主题是收件人对邮件内容的第一印象，应力求简洁、准确、完整，能够概括邮件的核心内容。建议包含以下要素：

*事由：明确邮件的目的或讨论的事项，例如“关于XX项目进度汇报”、“XX会议纪要确认”。

*关键信息：如涉及特定部门、项目代号或时间，可适当加入，以便快速识别和归档。

*紧急程度：如确有紧急事项需优先处理，可在主题前标注“【紧急】”或“【请速办】”等字样，但请审慎使用，避免滥用导致重要信息被忽略。

避免使用模糊不清的主题，如“您好”、“请教”、“重要事项”等，此类主题无法帮助收件人快速判断邮件的重要性和相关性。

二、收件人与抄送人：精准选择，避免滥用

*收件人（To）：指直接需要阅读邮件并采取行动或予以回复的对象。发送前请务必确认收件人是否准确，避免错发或漏发。

*抄送人（CC）：指需要知晓邮件内容，但通常无需直接回复或采取主要行动的对象。抄送给相关人员是必要的信息同步方式，但应避免将邮件抄送给与内容无关的人员，尤其是避免“抄送全体”的情况，以免造成信息干扰和资源浪费。

*密送人（BCC）：除非有特殊且正当的理由（如需要保护某些收件人的隐私），否则应谨慎使用密送功能。在团队协作中，透明的沟通更为重要。

三、邮件正文：条理清晰，表达专业

邮件正文是信息传递的核心，应做到内容完整、逻辑清晰、语言得体。

1.开头与称呼：

*开头应有恰当的称呼，如“尊敬的XX总”、“XX部门同事”、“XX您好”等。

*如邮件内容是对之前沟通的延续，可简要回顾相关背景信息，以便收件人快速进入语境。

2.内容与结构：

*开门见山：首先阐明邮件的主要目的或核心观点。

*条理分明：内容较长或涉及多个事项时，建议分点阐述，或使用小标题，使结构清晰，易于阅读。可适当使用项目符号或编号列表。

*语言精炼：避免冗余、口语化或情绪化的表达。力求语言准确、专业、礼貌。

*信息完整：确保提供必要的信息，如时间、地点、人物、事件、所需行动等，避免因信息不全导致反复沟通。

3.结尾与署名：

*结尾可使用礼貌性的结束语，如“感谢您的关注与支持”、“盼复”、“顺祝商祺”等。

*务必包含清晰的署名，建议使用“姓名+部门+职位”的格式，以便对方识别和后续联系。

四、附件：规范命名，完整检查

*必要性：非必要不添加附件。若内容简短，建议直接在正文中呈现。

*命名规范：附件文件名应清晰易懂，能反映文件内容，避免使用“新建文档.docx”、“修改版.xlsx”等模糊名称。建议格式如“XX项目-需求规格说明书-V1.0”。

*完整性与兼容性：发送前请确认附件已正确添加，文件未损坏，并考虑收件人是否能打开该格式的文件（如使用较为通用的格式）。

*正文中提示：若有附件，建议在正文适当位置提示，如“具体内容详见附件”。

五、发送与回复：审慎及时，尊重高效

*发送前检查：发送邮件前，请务必仔细检查主题、收件人、正文内容、附件等是否准确无误，避免因疏忽造成误解或损失。尤其注意避免发送含有错误信息或不当言论的邮件。

*及时回复：收到邮件后，应尽快阅读。对于需要回复的邮件，一般应在一个工作日内给予响应；若无法立即给出完整答复，可先告知对方已收到邮件，并说明预计回复时间。

*回复的相关性：回复时应针对邮件内容，保持主题的连贯性。若讨论内容已偏离原主题，建议新建邮件并修改主题。

*“回复全部”的慎用：在多人邮件往来中，使用“回复全部”需谨慎，确保所有收件人确实需要知晓你的回复内容。

六、安全与保密：高度重视，严格遵守

*公司信息保护：严禁通过电子邮件发送公司机密信息、敏感数据或未公开的商业信息，除非有明确的授权和必要的加密措施。

*个人信息保护：尊重他人隐私，不随意发送或泄露同事的个人信息。

*账户安全：妥善保管个人邮箱账户和密码，定期更换密码，不使用过于简单的密码，避免在公共网络环境下登录公司邮箱处理敏感事务。

七、邮件礼仪：尊重他人，专业得体

*语气礼貌：无论何种情况，邮件沟通均应保持礼貌和专业的语气，避免使用攻击性、指责性或情绪化的语言。

*避免过度使用大写字母：全大写字母在邮件中通常被视为“大喊大叫”，应避免使用。

*表情符号的慎用：在正式的工作邮件中，应谨慎使用表情符号，除非与收件人关系熟悉且沟通氛围允许。

规范使用电子邮件是每一位员工的基本