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供应商选择及管理工具模板使用指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门、供应链管理部门或项目组，用于系统化开展供应商的选择、评估、合作及全生命周期管理工作。典型应用场景包括：

新产品开发或新项目启动时，需新增供应商；

现有供应商合作效果不佳，需引入替代供应商；

企业战略调整或供应链优化，需重新梳理供应商体系；

年度供应商绩效评估，为分级管理或淘汰决策提供依据。

二、供应商选择与管理的全流程操作指南

（一）需求明确：界定供应商选择的核心标准

操作目标：清晰定义采购需求，明确供应商的准入门槛和核心评估维度，避免选择过程中的盲目性。

操作步骤：

梳理采购需求：明确采购品类（如原材料、服务、设备等）、规格参数、质量标准、数量需求、交付周期、预算上限、服务要求（如售后响应、技术支持等）。

示例：若采购电子元器件，需明确“符合IPC-A-610质量标准”“月均供应量≥10万件”“交付周期≤7天”“单价≤0.5元/件”。

制定准入标准：根据需求设定供应商的硬性条件（不可谈判项），包括：

资质要求：营业执照、行业特殊资质（如ISO9001、医疗器械生产许可证等）、财务状况（无严重失信、资产负债率≤70%等）；

能力要求：生产/服务能力（产能匹配度、技术团队配置）、过往合作案例（需提供3个以上同类项目成功案例）；

合规要求：无重大诉讼、环保达标、符合劳动法规等。

（二）供应商寻源：挖掘潜在合作对象

操作目标：通过多渠道收集供应商信息，建立初步候选池，保证选择范围覆盖优质供应商。

操作步骤：

明确寻源渠道：结合品类特性选择渠道，包括：

线上渠道：行业招标平台（如中国采购网、企业自建供应商门户）、B2B平台（如巴巴1688）；

线下渠道：行业展会、供应商推荐（同行企业、行业协会）、主动拜访（针对核心品类供应商）。

信息收集与筛选：收集供应商的基本信息（名称、联系方式、主营业务、产能等），对照准入标准筛选，剔除不满足硬性条件的供应商，形成《候选供应商清单》（详见模板1）。

（三）资质审核与背景调查：验证供应商真实性

操作目标：保证供应商资质合法合规，评估其履约能力和风险，避免因供应商问题导致合作中断。

操作步骤：

资质文件审核：要求供应商提供营业执照、资质证书、认证证书、财务报表（近2年）、社保缴纳证明等文件，审核原件并留存复印件，重点检查：

证照有效性：是否在有效期内，是否年检；

资质匹配性：是否具备供应所需品类的生产/经营许可；

财务健康度：盈利能力、现金流是否稳定，无资不抵债风险。

背景调查：通过第三方征信机构、行业协会、过往客户等方式，核实供应商的：

信用记录：是否列入失信被执行人、重大税收违法案件名单；

市场口碑：行业评价、合作客户满意度（可联系客户*进行访谈）；

生产/服务稳定性：是否存在重大安全、环保违规等问题。

输出结果：审核通过后，纳入《合格供应商名录》；未通过需书面反馈原因，资料归档备查。

（四）现场考察与综合评估：量化供应商竞争力

操作目标：通过实地考察和量化评分，全面评估供应商的硬件实力、管理水平和合作潜力，选出最优合作伙伴。

操作步骤：

制定考察计划：明确考察时间、参与人员（采购经理、质量工程师、技术专家*等）、考察重点（生产环境、设备、工艺、质量控制、仓储物流等）。

实施现场考察：对照《供应商现场考察评分表》（详见模板2），逐项评估并记录，重点关注：

生产/服务能力：设备先进性、产能利用率、自动化水平；

质量控制体系：是否通过ISO9001等认证，检验流程是否规范，不良品率控制情况；

管理水平：现场5S管理、员工操作规范性、应急预案是否完善；

研发能力：是否具备技术迭代能力，能否满足未来需求升级。

综合评分与排名：结合资质审核（占20%）、现场考察（占60%）、报价（占20%）等维度，计算综合得分，形成《供应商综合评估报告》，按得分高低排序，确定候选排名。

（五）商务谈判与合同签订：明确合作条款

操作目标：通过谈判确定双方权责，以合同形式固化合作细节，降低合作风险。

操作步骤：

谈判准备：明确谈判目标（价格、付款周期、交付条款、违约责任等底线），收集供应商历史报价、市场行情数据，组建谈判团队（含采购、法务、财务人员）。

开展谈判：围绕核心条款进行沟通，重点关注：

价格：是否在预算范围内，是否包含运费、税费等隐性成本；

交付：交货周期、批次、运输方式、验收标准；

付款：账期、付款方式（电汇/承兑）、发票类型；

服务：售后响应时间（如24小时内响应）、质保期限、退换货政策。

合同签订：谈判达成一致后，由法务部门审核合同条款，保证符合《民法典》《合同法》等法规，重点明确：

保密条款（技术信息、客户信息等）；

违约责任（延迟交货、质量不达标的处理方式）；

合同变更与解除条件；