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合同管理员工作标准（2025）

合同管理员是企业合同管理工作的核心岗位，其工作的规范性、准确性和高效性直接影响企业的合法权益和经济效益。为适应企业发展和管理要求，特制定本合同管理员工作标准（2025）。

岗位职责

1.合同文本管理

负责合同文本的收集、整理和归档工作。建立合同电子和纸质档案，确保档案的完整性和准确性。对于新签订的合同，应在签订后的3个工作日内完成归档，并录入合同管理系统。

定期对合同档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。对于过期或已履行完毕的合同，按照企业规定的流程进行妥善处理，如销毁或长期保存。

对合同文本进行分类管理，根据合同的类型、业务领域、签订时间等因素进行合理分类，以便于查询和使用。

2.合同审核协助

协助业务部门对合同进行初步审核。在收到业务部门提交的合同草案后，应在2个工作日内进行形式审查，检查合同的基本要素是否齐全，如合同名称、双方当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等。

对合同中的法律条款进行审查，确保合同符合法律法规的要求。对于存在法律风险的条款，及时与业务部门和法务部门沟通，提出修改建议。

参与合同谈判，从合同管理的角度提供专业意见。记录谈判过程中的重要内容和达成的共识，为合同的签订提供参考。

3.合同签订管理

负责合同签订流程的跟踪和协调。在合同草案通过审核后，及时安排合同的签订工作，确保合同签订的时间和地点符合双方的要求。

对合同签订的主体资格进行审查，确保合同双方具有签订合同的合法资格。要求对方提供营业执照、法定代表人身份证明等相关文件，并进行核实。

监督合同的签订过程，确保合同的签订符合企业的规定和程序。对于需要加盖公章或合同专用章的合同，严格按照印章管理规定进行操作。

4.合同履行监督

建立合同履行跟踪机制，定期对合同的履行情况进行检查和评估。对于重要合同，应每周进行一次跟踪；对于一般合同，应每月进行一次跟踪。

及时了解合同履行过程中的问题和风险，如对方违约、不可抗力等情况。对于出现的问题，及时与业务部门和法务部门沟通，采取相应的措施进行处理。

督促业务部门按照合同约定履行义务，如按时交付货物、提供服务、支付款项等。对于未按时履行义务的情况，及时提醒并跟踪整改情况。

5.合同统计与分析

定期对合同数据进行统计和分析，编制合同统计报表。报表内容应包括合同的签订数量、金额、履行情况、违约情况等信息。每月末应编制月度合同统计报表，每季度末应编制季度合同统计分析报告，每年末应编制年度合同管理总结报告。

通过对合同数据的分析，发现合同管理中存在的问题和潜在风险，为企业的决策提供参考依据。例如，分析不同业务领域的合同签订情况，评估业务发展趋势；分析合同违约的原因和分布情况，制定相应的防范措施。

与其他部门进行数据共享和沟通，为企业的整体管理提供支持。例如，向财务部门提供合同付款信息，协助财务部门进行资金管理；向市场部门提供合同签订情况，为市场拓展提供数据支持。

工作流程

1.合同起草阶段

业务部门根据业务需求起草合同草案，并提交给合同管理员。合同管理员在收到草案后，首先进行形式审查，检查合同的格式、排版、编号等是否规范。

对于合同中的条款内容，合同管理员应与业务部门进行沟通，了解业务背景和需求，确保合同条款能够准确反映双方的意愿。如果发现合同条款存在模糊不清或容易引起歧义的地方，及时与业务部门协商修改。

将经过初步审查的合同草案提交给法务部门进行法律审查。在提交时，应提供合同的相关背景信息和业务需求说明，以便法务部门能够全面了解合同情况。

2.合同审核阶段

法务部门对合同草案进行法律审查后，将审查意见反馈给合同管理员。合同管理员应及时将审查意见传达给业务部门，并协助业务部门对合同草案进行修改。

如果法务部门提出的修改意见涉及到重大法律风险或业务调整，合同管理员应组织业务部门、法务部门和相关领导进行专题讨论，共同确定修改方案。

修改后的合同草案再次提交给法务部门进行审核，直至法务部门确认合同符合法律法规的要求。

3.合同签订阶段

合同草案通过审核后，合同管理员安排合同的签订工作。首先，与对方当事人确定合同签订的时间、地点和方式。如果需要进行现场签订，应提前做好场地布置、文件准备等工作。

在签订合同前，再次对合同双方的主体资格进行审查，确保合同签订的合法性。要求对方当事人提供有效的身份证明和授权文件，并进行核实。

合同签订过程中，合同管理员应监督双方当事人的签字、盖章等行为，确保合同签订的真实性和有效性。签订完成后，及时将合同文本进行归档，并录入合同管理系统。

4.合同履行阶段

合同签订后，合同管理员将合同副本分发给相关业务部门和财务部门，并告知他们合同的主要条款和履行要求。

建立合同履行台账，记录合同的履行情况，包括货物交付、服务提供、款项支付等信