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供应商信息录入与审核标准模板

一、模板适用背景与应用场景

新供应商准入时的信息采集与资质审核；

现有供应商关键信息变更（如法定代表人、注册地址、资质证书等）的更新审核；

年度供应商资质复核（如营业执照、体系认证有效期等）；

战略供应商或重点供应商的信息专项梳理。

二、操作流程详解

（一）信息收集与填写规范

责任部门：采购专员/供应链专员

操作步骤：

前置准备：向供应商发放《供应商信息告知函》（附件1），明确需提交的信息清单及资质文件要求，包括但不限于：

基础信息：公司名称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、法定代表人及联系方式、成立日期、注册资本、经营范围等；

资质文件：营业执照（副本）、行业特定资质证书（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、ISO质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书等；

业务能力信息：主营产品/服务清单、年产能、核心客户案例（需提供合作证明或授权书）、质量检测报告、技术团队配置等；

合作条款信息：报价单（含价格有效期）、付款方式、交货周期、售后服务承诺、违约责任条款等。

信息填写：根据供应商提交的资料，准确填写《供应商信息标准表格》（见第三章），保证信息与原件一致，无遗漏项。对于“不适用”字段，需标注“N/A”并说明原因。

初步校验：检查信息完整性，重点核对统一社会信用代码、法定代表人、资质证书编号等关键字段是否规范填写，资质文件是否在有效期内。若发觉问题，及时联系供应商补充或修正。

（二）部门初审执行要点

责任部门：采购部（初审负责人：采购经理*）

操作步骤：

合规性审核：

核查营业执照、行业资质证书等文件的真实性（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证）；

确认供应商经营范围与企业采购需求匹配（如采购医疗器械需具备相应经营资质）；

检查法定代表人联系方式、注册地址等信息是否可正常联系。

业务匹配度审核：

评估供应商年产能、交货周期是否满足企业生产需求；

核对报价单价格是否符合市场行情，付款方式是否在企业可接受范围内；

检查核心客户案例中是否有同行业合作经验（优先选择有相似场景案例的供应商）。

输出结果：

审核通过：签署《供应商信息初审表》（附件2），提交至质量部进行联审；

审核不通过：列明具体问题（如资质过期、信息不全等），反馈至采购专员，由其联系供应商整改后重新提交。

（三）多部门联审协作流程

责任部门：质量部、财务部、法务部（联审负责人：质量主管、财务经理、法务专员*）

操作步骤：

质量部联审（重点：质量保障能力）：

审核质量管理体系认证证书（如ISO9001）的有效性及认证范围；

核查产品质量检测报告是否符合企业技术标准（如环保要求、安全指标等）；

评估售后服务承诺的可行性（如响应时间、退换货政策等）。

财务部联审（重点：财务稳定性与风险控制）：

要求供应商提供近三年财务报表（资产负债表、利润表），评估其偿债能力与经营状况；

核查是否存在重大债务纠纷、行政处罚记录（通过“信用中国”等平台查询）；

确认付款方式与财务制度匹配度（如预付款比例、账期等）。

法务部联审（重点：合同条款合规性）：

审核合作条款中的违约责任、知识产权归属、争议解决方式等是否合法合规；

检查供应商是否涉及重大诉讼案件（需提供无诉讼声明或案件进展说明）；

确认法定代表人授权委托书（如由非法定代表人签署合同）的有效性。

联审会议：

各部门联审完成后，由采购部组织召开供应商评审会，汇总审核意见，形成最终评审结论；

评审结论分为“推荐合作”“有条件推荐合作”“不推荐合作”三类，需记录会议纪要并由各部门负责人签字确认。

（四）信息录入与归档管理

责任部门：采购专员/供应链专员、行政部（档案管理员：行政专员*）

操作步骤：

系统录入：

将联审通过的供应商信息录入企业ERP系统或供应商管理平台，关联供应商编号（统一规则：地区代码+行业代码+流水号，如“HB-YY-001”）；

资质文件扫描件（PDF格式），保证文件命名规范（如“公司-营业执照-2023年”），与系统信息一一对应。

档案归档：

将《供应商信息标准表格》《供应商信息初审表》《联审会议纪要》、资质文件复印件等整理成册，标注“供应商档案-编号-名称”；

档案存放于行政部专用档案柜，电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于供应商合作结束后3年。

信息更新：

对于供应商信息变更（如地址迁移、资质升级），需重新提交变更申请及证明文件，参照上述流程审核通过后更新系统及档案；

每年12月开展供应商信息年度复核，保证所有资质证书、联系方式等关键信息有效。

三、供应商信息标准表格

信息类别

字段名称

填写要求

示例

基础信息

公司全称

与营业执照一致，不含简称

市科技有限公司

统一社会信用代码

18位数字或字母，需验证有效性