第3章采购与供应链管理.pptVIP

传统的采购过程还使用户需求的响应能力迟钝。由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，采购方无法改变供应方已有的订货合同，因此，采购一方在需求减少时，库存增加；需求增加时，出现供不应求。重新订货需要增加谈判过程，因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应对变化需求的能力。第61页，共91页，星期日，2025年，2月5日传统业务流程的缺点是：一系列没有增值作用的文书工作；过多的单证操作；处理内部和外部订单消耗大量时间；纯文本工作消耗大量成本。第62页，共91页，星期日，2025年，2月5日二、采购流程优化的方法任何一个企业无论处于什么行业都存在采购流程。在制造业中，一个企业平均要将销售额的40-60%的资金花在采购上。因此，采购需要有新的流程、新的产品和新的信息系统去充分获得本企业所不具备的能力。第63页，共91页，星期日，2025年，2月5日（一）从客户到采购部门的在线通知系统在线通知系统是指通过高效和迅速的信息传递来节约时间的一种内部系统。客户在需要通过采购部门来满足物料和服务需求的时候，就使用这些系统。如果客户不需要采购部门的介入，它就应转向其他廉价系统。第64页，共91页，星期日，2025年，2月5日订单签订以后，为求供应商按期、保质、按量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运。跟踪是对订单所做的例行跟踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。如果产生了问题，如质量或发运方面的问题，采购方就需要对此尽早了解，以便及时采取相应的行动。跟踪需要经常询问供应商的进度，有时甚至有必要到供应商那里去走访。第29页，共91页，星期日，2025年，2月5日催货是对供应商施加压力，以便按期履行最初所做的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单所涉及的货物发运。如果供应商不能履行发运的承诺，采购部门就会威胁取消订单或是以后可能进行罚款。催货应该只是用于采购订单中的一小部分，因为如果采购部门对供应商能力已经做过全面分析的话，那么被选中的供应商就应该是那些能遵守采购合约的、可靠的供应商。而且，如果公司对其物料需求已经做了充分的计划工作，如不是特殊情况，就不必要求供应商提前发运货物。第30页，共91页，星期日，2025年，2月5日（六）组织实施阶段——验收入库货物的正确接受有重要意义，大部分有经验的企业采用将所有货物的接受活动集中于一个部门的方法。由于收货部门和采购部门关系十分密切，所以许多公司中收货部门直接或间接地向采购部门负责。货物接受的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，是否符合数量。这样才能将货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用。接受部门要将与接受手续有关文件进行登记并送交给有关人员。第31页，共91页，星期日，2025年，2月5日第32页，共91页，星期日，2025年，2月5日（七）组织实施阶段——审核付款供应商交货验收合格后，随即开具发票、支付货款。采购部门应核查发票的内容是否正确，财务部门接到付款申请单及通知后，即可向供应商付款，并提醒供应商注意收款。第33页，共91页，星期日，2025年，2月5日（八）监督反馈阶段——记录与档案维护无论对验收合格的货物进行的付款，还是对验收不合格的货物进行的退货，均需办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，签报高级管理层或权责部门核阅批示。 第34页，共91页，星期日，2025年，2月5日凡经过以上所有的步骤之后，对于一次完整的采购活动而言，剩下的就是更新采购部门的记录。凡经结案批示后的采购案件，均应列入档案、登记编号分类，予以保管，以备查阅或事后发生问题时考查。档案应具有一定保管期限的规定。例如，一张可以作为和外界所签合同的证据的采购订单一般要保管7年，应该比作为备忘录的采购申请单的保存期限要长。第35页，共91页，星期日，2025年，2月5日要保存的记录有以下几种：1.采购订单目录。目录中所有的订单都应被编号并说明结案与否。2.采购订单卷宗。所有的采购订单副本都被顺序编号后保管在里面。3.商品文件。记录所有的主要商品或主要项目的采购情况(日期、供应商、数量、价格和采购订单编号)。4.供应商历史文件。列出了与交易金额巨大的主要供应商进行中的所有采购事项。5.劳动合约。指明所有主要供应商与工会所签合约的状况(合约期日)。6.投标历史文件。指明主要物料项目所邀请的投标商、投标额、不投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚反映供应商的投标习惯和供应商可能存在的私下串通。7.工具和寿命记录。指明采购的工具使用寿命、使用历史、价格、所有权和存放位置。第36页，共91页，星期日，2025年，2