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采购流程标准化操作与审核工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购管理场景，覆盖原材料、设备、办公用品、服务外包等各类采购需求。通过标准化操作流程与配套审核表单，可实现采购全过程的规范化、透明化管理，有效降低采购成本、控制合规风险、提升部门协同效率，同时为采购决策提供数据支撑。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批：明确“买什么、为何买、谁来批”

需求提报

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、交付时间等关键信息，并附相关技术参数或需求说明（如技术图纸、服务方案等）。

需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。

预算与审批

采购部核对需求是否符合年度预算，如超预算需需求部门提交《预算调整申请表》，经财务部（总监）及分管领导（总）审批。

根据采购金额与公司《采购权限管理办法》，逐级报批：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部经理（*主管）审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部经理+财务部负责人审批；

金额＞5万元：需增加分管副总（副总）审批，重大采购（如单笔＞20万元）需提交总经理（总）最终审批。

（二）采购方式确定与执行：规范“怎么买、从哪买”

采购方式选择

采购部根据采购金额、物品特性及市场情况，选择合适的采购方式：

公开招标：金额＞10万元或涉及重大资产的采购，通过第三方平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与投标，评标小组（含需求、采购、财务、技术代表）按“价格+质量+服务”综合评分确定中标方。

询比价采购：5000元＜金额≤10万元，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、资质、交期后确定供应商，填写《供应商比价/议价记录表》。

单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利产品、独家代理），需经采购部经理+财务总监+分管副总联合审批，说明理由并留存证明材料。

零星采购：金额≤5000元的紧急或小额采购，可直接在合格供应商名录中选择，优先合作过的优质供应商。

供应商确定与订单下达

采购部与选定供应商确认价格、交付时间、付款方式等条款，签订《采购订单》（或框架协议），明确双方权利义务。

订单需经采购部经理、需求部门负责人签字确认后，加盖公司公章（或合同章）发给供应商，同时抄送财务部、需求部门。

（三）合同签订与交货管理：锁定“交易条款、履约责任”

合同审核与签订

金额＞2万元的采购需签订正式合同，由采购部拟定合同文本，法务部（*专员）审核合同条款（重点审核标的物信息、质量标准、违约责任、争议解决方式等），需求部门确认技术条款，财务部审核付款条款。

合同经最终审批人（按采购权限匹配）签字后，加盖公司公章，供应商签字盖章后生效，采购部留存原件，复印件分发至需求、财务、档案部门。

交货与验收准备

供应商按订单/合同约定交货，提前通知采购部与需求部门。采购部核对送货单信息（品名、数量、规格）与订单是否一致，需求部门准备验收工具与人员。

（四）验收与付款：保证“货对板、款合规”

实物验收

需求部门牵头组织验收（可邀请采购部、技术部参与），对照合同/订单及技术参数，检查物品数量、质量、包装、标识等：

合格：填写《物品/服务验收单》，需求部门验收人（*专员）、采购部经办人签字确认；

不合格：当场拒收并出具《验收不合格通知单》，采购部在2个工作日内与供应商沟通处理方案（退换货、降价、索赔等），处理合格后重新验收。

付款申请

采购部凭《采购订单》《合同》《验收单》《发票》（合规增值税发票）填写《付款申请单》，附相关单据复印件，按审批流程报批（审批权限同需求审批）。

财务部审核单据齐全性、金额准确性、审批完整性后，安排付款（优先银行转账，禁止现金支付大额款项）。

（五）档案归档：实现“全程可追溯、资料不丢失”

采购部负责整理采购全流程资料（含需求申请、审批记录、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证等），按“每单一档”原则分类归档，电子档备份至公司服务器，纸质档保存期限不少于5年。

三、配套工具表单模板

（一）采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预算总价（元）

用途说明

□生产□办公□研发□其他：________

技术/服务要求（可附页）

期望交付时间

紧急程度

□紧急□一般□不急

需求部门初审意见

负责人签字：________日期：________

采购部审核意见

经办人：________经理：________日期：________

财务部预算审核

负责人：________日期：________

最终审批意见

（按权限填写）

（二）供应商比价/议价记录表

采购需