机关事业单位文件管理规范.docxVIP

机关事业单位文件管理规范

一、引言

文件是机关事业单位在履行职能、开展公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、记录工作的重要载体。规范文件管理，对于保证政令畅通、提高工作效率、维护历史真实面貌具有至关重要的意义。为进一步提升我单位文件管理工作的科学化、制度化、规范化水平，特制定本规范。本规范旨在为机关事业单位各类文件的产生、流转、保管、利用和处置提供明确指引，确保文件管理工作有章可循、有序进行。

二、文件管理的基本原则

文件管理工作应遵循以下基本原则，以确保其高效、安全和规范：

1.实事求是，准确规范：文件的形成、处理和管理必须基于客观事实，内容真实准确，格式规范统一，符合国家相关法律法规和公文处理规定。

2.精简高效，安全保密：在保证工作需要的前提下，力求文件数量精简，流转环节简化，提高办文效率。同时，严格遵守保密纪律，确保涉密文件和敏感信息的安全。

3.统一领导，分级负责：文件管理工作实行统一领导，明确各部门及相关人员的职责，分级负责，协同配合，形成管理合力。

4.全程管理，依法处置：对文件从产生到销毁的整个生命周期进行全过程管理，包括起草、审核、签发、收发、登记、传阅、承办、催办、归档、保管、利用和销毁等环节，每一环节都应依法依规进行。

5.便于利用，服务工作：文件管理的最终目的是为各项工作服务，应建立健全文件检索和利用机制，确保已归档文件能够及时、准确地被查阅和利用，充分发挥文件的参考和凭证作用。

三、文件的形成与办理

（一）文件起草与审核

1.起草：起草文件应符合国家方针政策和上级指示精神，紧密结合本单位实际工作需要。内容应做到观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。涉及其他部门职责的，起草前应充分沟通协调。

2.审核：文件初稿完成后，应由起草部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、政策的合规性、程序的完备性以及文字表述和格式规范。重要文件或涉及全局性工作的文件，还应按程序报请单位分管领导或主要领导审核。审核过程中发现的问题，应及时退回起草人修改。

（二）文件签发

经审核无误的文件，应按照规定的审批权限报请相应领导签发。签发人应对文件的内容和形式负总责。未经签发的文件不得对外发出或作为正式依据执行。签发后的文件，其内容原则上不得随意修改；确需修改的，须重新履行审核签发程序。

（三）收文办理

1.签收与登记：收到外来文件（包括纸质文件和电子文件）后，应由单位指定的收文部门（通常为办公室或综合处）负责签收，核对文件的份数、页数、文号等是否齐全、准确。随后进行详细登记，记录文件来源、文号、标题、收到日期、密级、份数等信息，建立收文台账。

2.拟办与批办：收文部门根据文件内容和性质，提出初步的办理意见（拟办意见），报请单位分管领导或主要领导批示（批办意见）。领导批办意见应明确承办部门、承办人和办理要求。

3.承办与催办：承办部门接到批办文件后，应及时组织办理。对于有明确办理时限要求的文件，必须在规定期限内办结；没有明确时限的，应尽快办理。收文部门或办公室应对文件的办理情况进行跟踪催办，确保件件有着落、事事有回音。

4.传阅：需要多位领导或多个部门阅知的文件，应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。传阅时应履行签收手续，防止文件丢失或延误。阅文人应在规定时间内阅毕并签署姓名和日期，对需要办理的事项应及时提出处理意见。

（四）发文办理

1.复核与编号：文件正式印发前，办公室应对文件的审批手续、内容、格式、文字等进行最后复核。复核无误后，按照单位发文编号规则进行统一编号。

2.印制与校对：文件应按照规定的格式和份数印制。印制过程中，应进行认真校对，确保无错漏。校对工作可实行专人校对与交叉校对相结合的方式。

3.用印与登记：正式文件须加盖单位公章方能生效。用印应规范、清晰。发文前，应对发出文件的文号、标题、份数、发送单位等进行登记，建立发文台账。

4.分发与传递：文件印发后，应按照发送范围及时、准确地分发。传递涉密文件必须通过机要渠道或符合保密要求的方式进行，确保文件传递安全。

四、文件的日常管理

（一）文件登记与保管

1.各类文件（包括收文、发文、内部工作文件等）均应进行规范登记，确保文件流向清晰、有据可查。

2.文件应存放在专门的文件柜内，保持存放环境整洁、干燥、通风，防止鼠咬、虫蛀、霉变。涉密文件必须存放在符合保密规定的保密柜中，并由专人负责管理。

3.个人不得私自保存、销毁或携带外出与工作无关的文件，尤其是涉密文件。工作调动或离职时，应将所保管的文件资料全部清退、交接。

（二）文件传阅与借阅

1.文件传阅应严格按照规定范围进行，不得擅自扩大传阅范围。传阅过程中，应轻拿轻放，保持文件整洁，不得涂改、勾画、抽换或私自复制。

2.