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办公环境7S管理清单及评分指南
一、适用范围与应用场景
本指南适用于各类企业、事业单位的办公环境日常管理与优化，涵盖部门办公区、会议室、接待区、文印室、仓储区等办公相关空间。具体应用场景包括：
日常维护：作为员工每日办公环境整理的参考标准，培养良好工作习惯；
定期检查：用于部门/公司层面的7S管理成效评估，识别改进空间；
新员工培训：帮助新员工快速理解办公环境管理要求，融入团队规范；
整改提升：针对检查中发觉的问题，制定针对性改进措施，实现环境标准化。
二、实施步骤与操作规范
（一）前期准备
成立专项小组：由部门负责人（部门主管）牵头，员工代表、行政专员组成7S管理小组，明确职责分工（如策划、检查、记录、整改跟进）。
制定实施方案：结合部门实际，明确7S推行目标（如“1个月内实现办公区域物品定位率100%”）、时间节点（如每周五下午为“7S整理日”）及奖惩机制。
全员培训宣贯：通过会议、宣传栏、内部培训等形式，讲解7S的定义、意义及具体操作要求，保证员工理解“为什么做”与“怎么做”。
（二）7S核心操作步骤
1.整理（Seiri）：区分必需与非必需，清除冗余
操作要点：对办公区域内的物品进行全面盘点，按“必需品”（如每日使用的文件、工具）、“非必需品”（如过期文件、损坏的办公设备）、“废弃物”进行分类。
具体行动：
文件资料：过期合同、无效报表（保存期限外）统一销毁，当前项目文件按“在用/归档”分开存放；
办公用品：损坏的订书机、空笔芯等及时申报更换，长期闲置的文具（如未拆封的特定规格复印纸）移交共享区；
设备设施：故障的打印机、老旧电脑等贴“待维修/报废”标签，由行政部门统一处理。
标准：办公台面仅保留当日必需物品，抽屉、文件柜无冗余杂物。
2.整顿（Seiton）：定置定位，快速取用
操作要点：将必需品按“方便取用、归位便捷”原则固定位置，并标识清晰。
具体行动：
物品定位：文件架用标签区分“收文/发文/草稿”，抽屉贴“办公用品/个人物品”，常用文具（如剪刀、胶水）固定在桌面指定位置（如笔架）；
线路整理：电脑、打印机等设备线缆用扎带捆绑固定，沿墙角或线槽走线，避免地面凌乱；
共享区域：会议室白板笔、投影仪遥控器存放在固定收纳盒，文印区纸张按“A4/复印纸/彩纸”分类摆放并标注。
标准：30秒内可找到所需物品，物品使用后能于3分钟内归位。
3.清扫（Seiso）：清除污垢，点检状态
操作要点：彻底清扫办公环境，同时检查物品、设备是否存在异常。
具体行动：
区域划分：个人工位由员工每日清扫，公共区域（如会议室、走廊）由保洁人员每日定时打扫，部门每周组织一次深度清扫；
清扫重点：台面、键盘、电话等高频接触部位消毒，地面无纸屑、水渍，窗户玻璃洁净，文件柜无灰尘；
设备点检：清扫时检查设备运行状态（如打印机卡纸、座椅螺丝松动），小问题自行修复，大问题上报行政部门。
标准：无卫生死角，设备设施完好率≥95%。
4.清洁（Seiketsu）：标准化维持，成果固化
操作要点：将整理、整顿、清扫的要求固化为制度与标准，保证长期执行。
具体行动：
制定标准：编写《办公区域7S管理规范》，明确各区域物品摆放、清扫频率、责任人（如“部门文员负责公共区域文件架整理”）；
可视化管理：制作“7S责任区看板”，标注区域负责人、检查标准及评分结果，张贴于办公区显眼位置；
定期复盘：部门每月召开7S例会，总结执行问题，优化管理流程（如调整文件分类标签样式）。
标准：7S规范张贴于办公区，员工能复述本岗位核心要求。
5.素养（Shitsuke）：养成习惯，自律执行
操作要点：通过持续培训与监督，使7S成为员工自觉行为。
具体行动：
日常引导：部门负责人带头遵守7S规范（如离开座位时整理桌面），提醒员工及时归位物品；
激励机制：每月评选“7S之星”，给予小奖励（如定制文具），并在部门内通报表扬；
文化融入：将7S纳入新员工入职考核，定期开展“7S知识问答”活动，强化意识。
标准：员工无需提醒主动执行7S要求，新员工1周内能独立完成岗位区域整理。
6.安全（Safety）：排查隐患，防范风险
操作要点：识别办公环境中的安全风险，采取预防措施，保障人身与财产安全。
具体行动：
用电安全：下班关闭电脑、打印机等设备电源，不私拉乱接电线，插座不过载；
消防安全：消防通道保持畅通，灭火器、应急灯完好，熟悉疏散路线；
信息安全：涉密文件锁入保险柜，电脑设置开机密码，离开时锁定屏幕；
健康安全：调整座椅高度与屏幕角度，保持通风，避免地面湿滑。
标准：无安全隐患，员工掌握基本应急处理流程（如火灾疏散）。
7.节约（Save）：减少浪费，资源优化
操作要点：合理利用资源，降低办公成本，践行绿色办公。
具体行动：
用纸节约：双面打印文件，利用电子文档传递信息，废弃
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