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职工私车公用审批及管理办法

第一章总则

为规范公司职工私车公用行为，提高工作效率，保障出行安全，合理控制费用支出，明确相关责任与权利，特制定本办法。本办法旨在平衡公司运营需求与职工个人利益，确保私车公用行为的合规性、有序性和安全性。

本办法所称私车公用，是指公司职工在执行公司指派的公务活动时，经批准后使用本人私有机动车辆，并依据本办法规定享受相应费用补贴或报销的行为。

公司鼓励在符合成本效益原则的前提下，通过优化公车配置满足公务出行需求。私车公用仅作为公车资源不足或出行场景特殊情况下的补充方式。全体职工在私车公用过程中，应严格遵守本办法及公司其他相关规定。

第二章审批管理

私车公用实行严格的事前审批制度，未经批准，任何职工不得擅自以私车公用名义报销相关费用或主张任何补贴。这是确保私车公用行为可控、可追溯的基础。

一、申请与审批流程

职工确因工作需要使用私车办理公务，应至少提前一个工作日（特殊紧急情况除外，但事后须补办手续并说明原因）提交《私车公用申请单》。申请单需详细注明以下信息：申请人及所在部门、同行人员（如有）、申请日期、预计用车日期及起止时间、具体出行事由、目的地、预计行驶里程、车辆型号及牌照号码等。

审批权限根据公司组织架构及管理幅度设定。通常情况下，部门负责人对本部门职工的私车公用申请进行初步审核，重点审核其必要性与合理性。审核通过后，报分管领导或指定审批人（如行政部负责人）进行最终审批。对于长途出行（例如跨市）或预计费用较高的申请，可根据公司实际情况设定更高级别的审批流程。审批人应在合理工作时间内完成审批，对未予批准的申请，应简要说明原因。

《私车公用申请单》获得最终批准后，方为有效。职工应按照申请单上注明的时间、事由和路线使用车辆。如遇特殊情况需变更行程，应及时向原审批人报告并获得同意，必要时补办变更手续。

二、审批原则

审批私车公用申请时，应遵循以下原则：首先是必要性原则，即确无公司公车可用，或使用公车将显著增加成本、降低效率，或因特殊工作性质（如紧急外勤、多点巡查）更适合使用私车。其次是成本效益原则，预计发生的私车公用费用应低于或基本等同于使用公车的成本，或能显著提升工作效率、创造更大价值。最后是安全优先原则，需考虑驾驶员的准驾资格、驾龄经验、身体状况以及车辆的基本安全状况是否适宜执行本次公务。

第三章费用管理

私车公用的费用报销遵循“实报实销”与“标准补贴”相结合的原则，具体采用何种方式，由公司根据实际情况统一规定或根据不同出行类型灵活选择。

一、可报销费用范围

通常可纳入报销的费用包括：燃油费，指因执行公务而实际消耗的汽油、柴油等燃料费用；路桥通行费，指在规定路线内发生的高速公路费、桥梁费、隧道费等；停车费，指在公务目的地或经批准的临时停靠点发生的合理停车费用。

以下费用通常不纳入私车公用报销范围：车辆本身的固定费用，如车辆购置款、保险费、年检费、车船使用税、保养费、维修费、洗车费、装饰费等；因违反交通法规（如超速、闯红灯、违停等）产生的罚款；驾驶员的交通违章记分责任；以及其他与本次公务出行无直接关联的私人消费或非必要支出。

二、费用报销标准与方式

常见的费用补贴方式有两种。一种是里程补贴法，即根据实际行驶里程和公司规定的每公里补贴标准计算补贴金额。此标准应综合考虑车辆油耗、一般路况下的磨损等因素制定。实际行驶里程以申请单上的预计里程为参考，结合车辆实际里程表记录或导航软件截图等佐证，按实际发生的有效里程计算。另一种是实际费用报销法，即职工凭与本次私车公用行程相关的、合法有效的燃油费发票、路桥通行费发票、停车费发票等进行报销。采用此法时，需提供能证明费用发生与公务出行相关性的材料，如过路费票据上的出入口信息、加油发票的时间地点等应与申请单行程基本吻合。公司也可根据实际情况，对不同类型的出行采用不同的报销方式，例如短途市内零星公务采用里程补贴，长途或特定项目出行采用实际费用报销。

三、报销凭证与流程

职工在私车公用任务完成后，应于五个工作日内（或公司规定的统一报销周期内），凭经批准的《私车公用申请单》（原件）、《私车公用行程记录表》（如有，需注明实际行驶里程、起止地点、时间等，并由同行人或证明人签字确认）、合法有效的费用发票（抬头应为公司全称，特殊情况除外）以及其他所需证明材料（如导航截图、过路费小票等），填写《费用报销单》，按照公司常规费用报销流程进行报销。财务部门负责对报销凭证的完整性、合规性以及金额的准确性进行审核。对于不符合规定的报销项目或凭证不全的，财务部门有权退回并要求补充说明或更正。

第四章使用与安全管理

职工在私车公用期间，应自觉遵守国家及地方的交通法规，遵守公司的各项规章制度，安全、文明驾驶。

一、车辆使用规范

职工应确保所提供的私车手续齐全、合法有效，包括车辆行驶证、交强险（及商