采购订单跟进与收货检查记录单.docVIP

采购订单跟踪与收货检查记录单使用指南

一、适用场景与价值

本记录单适用于企业采购业务中，从订单下达至物资到货验收的全流程管理，尤其适用于多部门协同、需明确责任追溯的采购场景。具体包括：

采购执行跟踪：实时监控订单状态（如已下单、已发货、运输中、待验收），保证采购按计划推进；

收货质量管控：规范到货物资的数量核对、外观检查、功能测试等验收环节，防止不合格物资入库；

责任界定与追溯：通过记录各环节操作人、检查结果及异常处理情况，为后续供应商评估、问题追责提供依据；

数据化管理支持：汇总采购订单执行数据，为企业优化采购策略、提升供应链效率提供基础信息。

二、详细操作流程

步骤1：订单信息前置登记（采购员负责）

操作内容：采购订单下达后，立即在记录单中填写基础订单信息，包括订单编号、供应商全称、采购物资清单（名称、规格型号、单位、采购数量、单价、金额）、采购日期、要求到货日期、供应商联系人（姓）、供应商联系电话（号部分隐藏，如1385678）、采购员姓名（*）。

关键动作：保证订单信息与采购合同、ERP系统数据一致，如有变更（如数量调整、交期延迟），需及时更新记录单并同步通知仓库、质检部门。

步骤2：到货通知与准备（仓管员负责）

操作内容：供应商发货后，提前1-2个工作日通过电话、邮件或采购系统向仓管员发送到货通知，告知物流单号、预计到货时间、物资数量及批次信息。

关键动作：仓管员收到通知后，确认收货场地（如仓库指定区域）、验收工具（如扫码枪、卡尺、检测设备）及人员安排（需通知质检员参与关键物资验收），保证收货准备工作到位。

步骤3：现场收货与初步清点（仓管员主导，供应商代表*配合）

操作内容：物资运抵后，仓管员首先核对物流单号与订单信息是否一致，然后组织卸货，并对照送货单进行初步数量清点（如整件物资点箱数、散装物资点件数）。

关键动作：

如数量与送货单一致，在“收货数量”栏填写实际到货数，请供应商代表（*姓）在“送货人签字”处签字确认；

如数量不符，立即联系采购员沟通，并在记录单“异常情况说明”栏详细记录差异（如“到货10箱，订单要求12箱，短少2箱”），双方签字确认后暂停后续验收流程。

步骤4：质量指标专项检查（质检员负责，仓管员协助）

操作内容：根据采购合同约定的质量标准（如国标行标、企业技术协议、样品规格），对物资进行逐项或抽样检查，重点包括：

外观检查：物资包装是否完好、有无破损变形，产品标识（如型号、生产日期、品牌）是否清晰、与订单要求一致；

数量复核：对初步清点后的物资进行精准计数（如拆箱点数、称重核对），保证“收货数量”与实际数量一致；

功能/指标测试：针对需检测的物资（如电子元件、原材料、设备），使用专业工具测试关键参数（如电阻值、成分含量、运行参数），并与标准值对比。

关键动作：检查需全程留痕（拍照、录像存档），不合格项目需在“检查结果”栏明确标注（如“外观划痕”“电阻值超标5%”），并附检测报告编号（如有）。

步骤5：检查结果记录与确认（三方共同签字）

操作内容：完成数量、质量检查后，质检员汇总检查结果，填写“检查结论”栏（分为“合格”“不合格”“让步接收”三类），并说明处理建议（如“合格，准予入库”“不合格，联系供应商退换货”“让步接收，用于非关键生产环节”）。

关键动作：采购员、仓管员、质检员共同核对记录单信息，确认无误后分别在“采购员签字”“仓管员签字”“质检员签字”处签字；供应商代表（*姓）需对检查结果进行确认，如有异议，需在“异议说明”栏详细记录并签字，由采购员协调后续处理。

步骤6：异常处理与单据流转（采购员主导）

操作内容：

合格物资：仓管员根据记录单办理入库手续，更新库存系统，并将记录单原件转交采购部门存档；

不合格物资：采购员在2个工作日内联系供应商，明确退换货、返修或索赔方案，同步更新记录单“异常处理进度”栏，处理完成后由供应商签字确认；

让步接收物资：需经需求部门负责人审批后，在记录单备注栏注明审批人及“让步接收”原因，后续需加强使用过程跟踪。

步骤7：数据归档与闭环管理（采购员负责）

操作内容：每月末，采购员汇总当月所有记录单，按订单编号排序归档（电子档备份至指定服务器，纸质档装订成册），保证每笔订单从下单到验收的全流程单据可查。

关键动作：定期分析记录单数据（如到货准时率、不合格率、异常处理时效），形成采购执行报告，为供应商绩效评估及采购流程优化提供依据。

三、采购订单跟踪与收货检查记录单模板

采购订单跟踪与收货检查记录单

一、基本信息

订单编号

供应商名称

采购员（*）

供应商联系人（*）

联系电话（*）

采购日期

要求到货日期

实际到货日期

物流单号

二、收货物资明细与检查结果

物资名称

规格型号

单位

采购数量

到货数量

批次号/生产日期

检查项目

检查标准（依据合同/技术协议）