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[XX项目/公司]采购管理制度

一、总则

（一）目的

为规范[XX项目/公司]（如建筑工程企业/工程管理公司）采购行为，确保采购物资、服务及工程的质量、成本与交付符合项目及公司运营需求，防范采购过程中的廉洁风险与合规风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》（适用于政府项目）及公司相关管理制度，结合工程行业特性（如材料多样性、供应商分散性），制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[XX项目/公司]所有采购活动，包括但不限于：

-工程采购：与项目建设直接相关的工程分包（如土方工程、防水工程）、劳务分包（如施工班组）、专业承包（如钢结构安装）；

-物资采购：工程材料（如钢材、水泥、砂石）、机械设备（如塔吊、挖掘机）、办公用品（如电脑、打印机）、劳保用品（如安全帽、反光背心）等；

-服务采购：设计服务（如建筑设计、BIM咨询）、检测服务（如材料检测、结构检测）、运输服务（如材料物流）、运维服务（如设备维修保养）等。

例外：单次采购金额低于[XX元]（如5000元）的零星物资（如办公文具、应急工具），经部门负责人审批后可简化流程（但需符合廉洁要求）。

二、采购管理原则

1.需求导向：采购必须基于实际业务需求（如项目进度计划、技术方案要求），避免过度采购或浪费。

2.性价比最优：在满足质量、交付时间等要求的前提下，优先选择成本合理、服务可靠的供应商，实现“质量-成本-交期”平衡。

3.公平公正：采购过程公开透明（适用招标/比价时），供应商选择基于客观标准（如资质、业绩、报价），禁止利益输送或暗箱操作。

4.合规合法：严格遵守国家招投标法规（如工程类采购达到法定招标标准的必须公开招标）、公司审批流程及廉洁纪律。

5.全程管控：从需求提出到验收付款的全流程需明确责任节点，确保采购结果可追溯、可审计。

三、采购职责分工

（一）责任主体

1.需求部门（如工程部、项目部）：

提出采购需求（明确物资/服务的规格、数量、技术参数、交付时间等），编制《采购需求申请表》（附件1）；

参与供应商考察、技术评审（如材料性能是否符合设计要求）、验收（如检查到货物资是否达标）；

对采购物资/服务的实际使用效果负责（如因需求提报错误导致的浪费或延误）。

2.采购部（或供应链管理部）：

作为采购执行主体，负责编制采购计划、组织供应商寻源（如招标、比价、谈判）、合同签订、订单跟踪及到货协调；

建立和维护合格供应商名录（定期评估供应商资质与履约能力），管理采购档案（如招标文件、合同、验收记录）；

对采购过程的合规性（如流程是否符合制度）、成本控制（如报价合理性）及交付效率负责。

3.技术部（或工程部）：

对专业性强的采购（如新型建筑材料、复杂设备）提供技术参数支持（如明确钢材的强度等级、设备的操作要求）；

参与技术评审（如评估供应商方案的可行性），确保采购物资/服务满足项目技术标准。

4.财务部：

审核采购预算（确保资金可用性），核对采购合同条款（如付款方式、发票要求）；

监督采购资金支付（按合同约定节点付款），防范资金风险。

5.纪检监察部（或审计岗）：

监督采购过程的廉洁性（如是否存在索贿、回扣），对重大采购项目（如单项超[XX万元]）进行专项审计；

受理采购违规举报并调查处理。

（二）特殊岗位要求

采购人员需签署《廉洁承诺书》，禁止与供应商私下接触（如接受宴请、礼品）、泄露采购底价或评标信息；

需求部门与采购部需分离（避免“既提需求又执行采购”的利益冲突），关键岗位（如招标负责人、合同审核人）定期轮岗。

四、采购流程与分类管理

（一）采购分类与方式

根据采购金额、紧急程度及合规要求，分为以下四类采购方式：

采购类型

适用场景

采购方式

审批要求

招标采购

单项采购金额≥[XX万元]（如工程分包、大型设备）或法定必须招标的项目（如政府投资项目）

公开招标/邀请招标（≥3家供应商）

需编制招标文件（含技术/商务条款）、组织开标评标、确定中标人并公示，最终报公司管理层/董事会审批。

比价采购

采购金额[XX-XX万元]（如批量材料、常规服务），或紧急但需多家比价的采购

至少3家供应商比价（报价+资质对比）

由采购部组织比价，需求部门与技术部参与技术评审，报部门负责人及财务部审批。

单一来源采购

唯一供应商（如专利技术产品、原厂配件）、紧急采购（如项目抢工需立即供货且无替代供应商）

直接与唯一供应商谈判定价

需说明单一来源理由（如“该设备为德国进口，国内无替代品牌”），经公司分管领导及总经理审批。

零星采购

单次金额＜[XX万元]（如办公文具、应急工具）

直接采购（简化流程）

需需求部门负责人审批，财务部备案。

（二）通用采购流程（以比价/招标为例）

1.需求提出与审批

需求部门填写《采购需求申请表》（明确物资/服务的名称、规格、