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员工借款审批流程与合同范本

在企业运营过程中，员工因公务或特殊情况向公司借款的情形时有发生。为规范管理，明确责任，防范风险，确保公司资金安全与高效使用，建立一套科学、严谨的员工借款审批流程及规范的借款合同至关重要。本文将详细阐述员工借款的审批流程，并提供一份实用的借款合同范本，以期为企业管理者及相关人员提供参考。

一、员工借款审批流程

员工借款审批流程是企业内部控制体系的重要组成部分，其核心在于确保每一笔借款的合理性、合规性，并能得到及时有效的清偿。一个规范的流程应包括以下关键环节：

（一）明确借款原则与范围

在启动借款流程前，企业需明确借款的基本原则和适用范围。通常，借款应仅限于员工因执行公司公务而产生的、当前无法通过正常费用报销流程即时结算的必要支出，或员工遭遇重大突发事件等特殊情况（具体需由公司制度界定）。严禁以个人名义为非公务目的借款。同时，应对不同类型借款设定大致的额度上限和还款期限指引。

（二）借款申请与提交

员工确有借款需求时，应首先填写公司统一制定的《员工借款申请表》。该表格需清晰、准确地列明以下信息：借款人姓名、所属部门、职位、借款事由（需详细说明，如“赴某地参加某会议差旅费”、“采购某项目急需物料备用金”等）、借款金额（大小写均需填写）、预计还款日期、借款方式（现金、银行转账等）。如借款用途涉及对外支付，还需提供收款方信息。

根据借款事由的不同，员工可能还需附上相关证明材料，例如：会议通知、采购合同意向书、费用预算清单等，以佐证借款的必要性与真实性。

（三）逐级审批

《员工借款申请表》及相关附件填写、准备完毕后，员工应将其提交给直接上级进行初步审核。直接上级需对借款事由的真实性、借款金额的合理性进行把关，确认无误并签署意见后，按公司规定的审批权限逐级上报。

审批权限通常根据借款金额大小及借款性质划分。一般而言，金额较小的借款可能由部门负责人审批即可；金额较大或特殊性质的借款，则可能需要分管领导甚至总经理审批。审批人在审批过程中，有权对借款事项提出疑问，要求借款人进一步说明或提供补充材料。

（四）财务部门审核

经相关领导审批通过后，借款申请将流转至公司财务部门。财务部门作为资金管理的专职部门，需从专业角度进行审核：

1.审核《员工借款申请表》填写是否完整规范，附件是否齐全。

2.审核审批流程是否完整有效，各级审批人签字是否齐全。

3.结合公司资金状况，评估借款支付的可行性。

4.对借款用途的合规性进行复核。

财务审核无误后，方可进入后续的款项支付环节。

（五）款项支付

财务部门在完成审核后，将根据审批结果及借款申请中注明的借款方式，及时办理款项支付手续。如为银行转账，财务人员需仔细核对借款人提供的银行账户信息；如为现金支付，借款人需在相关凭证上签字确认。

（六）借款跟踪与还款核销

借款支付后，财务部门应建立员工借款台账，对每一笔借款进行跟踪管理。借款人应在借款事由完成后（如出差归来、采购事项结束），或在约定的还款日期前，及时办理费用报销或还款手续。

办理报销时，借款人需提供合法有效的费用凭证，财务部门将其与借款金额进行冲抵，多退少补，并核销借款台账。如为直接还款，则财务部门在收到款项后，直接核销该笔借款。

（七）逾期处理

对于超过约定还款日期仍未办理还款或报销手续的借款，财务部门应及时提醒借款人。对于长期未还或无故拖欠的借款，公司应根据内部管理制度采取相应措施，如从借款人工资中逐步抵扣、暂停其后续借款权限等，必要时可通过法律途径追讨。

二、员工借款合同范本

以下为一份员工借款合同（适用于因公借款或经公司批准的特殊情况借款）范本，企业可根据自身实际情况进行调整和完善。

员工借款合同

合同编号：[年份]借字第[序号]号

借款人（甲方）：

姓名：_________________________

身份证号码：_____________________

所属部门：_____________________

职位：_________________________

联系电话：_____________________

出借人（乙方）：[公司全称]

法定代表人/授权代表：_________________

统一社会信用代码：_____________________

地址：_____________________________

联系电话：_________________________

甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，就甲方向乙方借款事宜，经协商一致，达成如下协议，以兹共同遵守。

第一条借款事由

甲方因________________________（填写具体、真实的借款用途，如：赴某地办理某项目业务差旅费、采购某办公用品备用金等）需要，向乙方申请借款。

第二条借款金额

1.