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档案室管理规范与日常操作流程

一、档案室管理规范

（一）总则

1.为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。

2.本规范适用于本单位所有档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。

3.档案工作实行统一领导、分级负责的原则，建立健全档案管理网络，明确各级人员职责。

（二）机构与人员

1.设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，配备政治素质高、责任心强、熟悉档案业务知识，并具备相应专业技能的档案管理人员。

2.档案管理人员应保持相对稳定，工作调动时须办理严格的档案交接手续，并进行监交。

3.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高专业素养和管理水平，严格遵守档案纪律和保密规定。

（三）基础设施

1.档案室应选择地势较高、干燥通风、环境安静、远离火源、水源和污染源的场所。

2.档案室应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。配备必要的消防器材、温湿度调控设备、防虫灭鼠药剂及档案装具。

3.档案库房面积应满足档案存储需求，并留有一定的发展空间。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

4.根据档案管理现代化的需要，逐步配备计算机、扫描仪、打印机、复印机等设备，并建立档案管理信息系统。

（四）档案收集与整理

1.各部门应按照规定，定期向档案室移交具有保存价值的各类文件材料。移交时须填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字确认。

2.接收档案时，应认真检查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的应退回形成部门补充完善。

3.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。

4.档案分类应采用统一的分类方案，确保分类标准的一致性和稳定性。档号编制应遵循唯一性、合理性和可扩展性原则。

（五）档案保管

1.档案入库应按照档案分类方案和档号顺序进行排列上架，做到定位存放，便于存取。

2.严格控制档案库房的温湿度，根据档案材质特性，将温度控制在适宜范围，相对湿度保持在规定区间，并做好日常监测和记录。

3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制。

4.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细登记和统计。

（六）档案鉴定与销毁

1.按照国家有关档案保管期限的规定，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

2.档案鉴定工作应由单位领导、相关业务部门人员和档案管理人员组成鉴定小组共同进行，提出鉴定意见。

3.对确无保存价值的档案，经批准后予以销毁。销毁档案必须严格按照规定程序进行，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。

（七）保密管理

1.档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案机密，不得泄露档案内容。

2.建立健全档案保密制度，对涉密档案实行专人、专库（柜）管理，严格控制接触范围。

3.档案利用中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应按照有关规定严格审批，确保信息安全。

二、日常操作流程

（一）档案接收

1.接收准备：档案管理人员根据归档计划，提前与形成部门沟通，明确移交时间、范围和要求。准备好接收所需的装具、表格等。

2.核对清点：接收时，对照《档案移交清单》，对移交档案的数量、份数、页数、完整性及质量进行仔细核对和清点。发现不符或问题，及时与移交部门沟通解决。

3.签字确认：核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字盖章，各执一份备查。

4.初步整理：对接收的档案进行初步检查，剔除重复、无用或不符合归档要求的材料，为后续系统整理做准备。

（二）档案整理

1.分类：根据本单位档案分类方案，将档案材料归入相应的类别。

2.编号：按照分类体系和排列顺序，对档案进行编号，确保每个案卷或文件有唯一的档号。

3.排列：在同一类别内，按照一定的顺序（如时间、重要程度、问题等）对文件材料进行系统排列。

4.编目：为整理好的档案编制案卷目录或文件目录，包括案卷（文件）标题、档号、日期、页数等著录项目。

5.装订：对需要装订的档案材料，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到整齐牢固，便于翻阅。

（三）档案入库

1.登账：将整理好的档案信息录入档案管理台账或档案管理信息系统。

2.上架：根据档案的档号，将档案按类别、柜号、架号、层号顺序准确放入指定的档案柜（架）中，并在柜（架）上标明对应的类别和档号范围。

3.标识：在档案盒或案卷封面清晰标明档号、案卷标题等信息，便于查找。

（四）库房日常