企业档案管理规范与实施细则.docxVIP

企业档案管理规范与实施细则

一、引言

企业档案作为企业在生产经营、管理决策、研发创新等各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，是企业知识资产和信息资源的核心组成部分。科学规范地管理企业档案，对于维护企业历史真实面貌、保障企业合法权益、促进企业可持续发展具有不可替代的重要作用。本规范与实施细则旨在为企业档案管理工作提供系统性的指导框架和操作性强的行为准则，确保档案管理工作的标准化、制度化和规范化，提升档案利用效率与价值转化能力。

二、基本原则

企业档案管理工作应严格遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映企业各项活动的客观过程和结果，确保档案的原始性和凭证性。

2.完整性原则：确保企业各项活动中形成的、具有保存价值的档案材料收集齐全、整理规范，保持档案之间的有机联系。

3.安全性原则：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘，确保档案实体与信息的安全。

4.可用性原则：档案管理的最终目的是为企业各项工作服务，应建立便捷的检索体系，保障档案信息的及时、准确、有效利用。

5.规范化原则：档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、处置等各个环节均应遵循统一的标准和规范。

6.保密性原则：严格执行国家及企业有关保密规定，确保涉密档案和敏感信息的安全。

三、档案管理机构与职责

1.企业档案工作领导机构：应由企业分管领导牵头，相关部门负责人参与，负责统筹规划企业档案工作，审定档案管理规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施。

2.档案管理部门：企业应设立或明确负责档案管理工作的专职部门（如档案室、档案中心），具体职责包括：

*贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理规章制度及实施细则。

*负责企业各类档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和处置工作。

*指导和监督企业各部门、各下属单位的档案形成、积累、整理和预归档工作。

*组织开展档案业务培训和宣传教育，提升全员档案意识和档案管理技能。

*负责档案信息化建设与管理，推动档案数字化转型。

*保守档案秘密，维护档案的完整与安全。

3.各部门档案工作联络员：企业各部门应指定专人（可兼职）担任档案工作联络员，负责本部门日常工作中形成的档案材料的收集、初步整理、定期向档案管理部门移交，并协助档案管理部门开展相关工作。

四、档案的形成与收集

1.档案形成责任：企业员工在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均有责任及时、规范地进行积累和整理，确保其真实、完整、准确。

2.收集范围：档案收集范围应覆盖企业经营管理全过程，主要包括但不限于：

*企业设立、变更、注销等登记注册材料；

*企业发展战略、规划、年度计划、总结、会议纪要等；

*财务管理、资产管理、人力资源管理、市场营销、生产运营、技术研发、质量管理、安全环保等各类管理文件；

*对外合同、协议、重要函电；

*获得的荣誉资质、知识产权证明；

*重要的声像、电子、实物等载体形式的档案。

3.收集要求：

*各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集，确保不遗漏。

*收集的文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备、手续齐全。

*电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

*对于重要会议、重大活动、重点工程等，档案管理部门应提前介入，指导和协助做好档案材料的形成与收集工作。

五、档案的整理与分类

1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方案：企业应根据自身规模、业务特点和档案实际情况，制定科学合理的档案分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据需要组合使用。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需经档案管理部门审核并报领导机构批准。

3.档号编制：档号是存取档案的依据，应按照唯一性、系统性、稳定性的原则进行编制。档号结构应清晰反映档案的分类体系和排列顺序。

4.文件排列与编目：

*同一案卷内文件材料应按照形成时间或逻辑关系有序排列。

*对整理完毕的档案应逐卷（件）编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应规范、准确。

5.电子档案整理：电子档案的整理应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理规范，确保其元数据完整、结构规范、格式通用，并建立相应的检索体系。

六、档案的鉴定与保管

1.价值鉴定：档案管理部门应定期会同有关业务部门对已到期的档案进行价值鉴定，区分永久、长期、短期保存的档案。鉴定工作应由企业档案鉴定小组