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小学物品采购标准流程与管理

一、总则

小学物品采购工作是保障学校教育教学活动正常开展、改善办学条件、优化资源配置的重要环节。为规范采购行为，提高资金使用效益，确保采购物品的质量与安全，维护学校和师生的合法权益，特制定本标准流程与管理规范。本流程适用于学校范围内所有以各种资金来源进行的物品采购活动，遵循公开、公平、公正、效益、诚信和权责对等的原则。

二、采购组织与职责

学校应明确采购工作的组织架构和职责分工，确保采购工作有序进行。通常可成立由学校领导、总务部门、财务部门、使用部门代表及教师代表组成的采购工作小组，或明确由总务部门作为牵头管理部门，其他相关部门协同配合。

*总务部门（或采购小组）：负责采购制度的制定与修订、采购计划的审核与汇总、采购过程的组织与实施（包括招标、询价、比价等）、采购合同的审核与管理、物品验收的组织以及采购档案的整理归档。

*使用部门：根据教育教学和日常办公需求，提出合理的物品采购申请，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求及建议预算等，并参与相关物品的验收工作。

*财务部门：负责采购预算的审核与资金保障，依据审批后的采购合同、验收合格证明及合法票据办理付款手续，并对采购资金的使用情况进行监督。

*学校领导：负责采购计划、大额采购项目及采购管理制度的审批，对采购工作中的重大事项进行决策。

三、采购标准流程

（一）需求提出与汇总

每学期或每学年开学前，各使用部门根据实际需求，填写《物品采购申请表》。申请表应详细列明物品名称、规格型号、技术参数、预估数量、预估单价、预估总价、建议品牌（若有）、用途、急需程度及申请部门负责人签字等信息。总务部门（或采购小组）对各部门提交的采购申请进行汇总、初步审核其合理性与必要性，避免重复采购和盲目采购。

（二）预算编制与审批

汇总后的采购需求，由财务部门结合学校年度经费预算情况，进行采购预算的编制。预算编制应坚持量入为出、勤俭节约的原则。编制完成的采购预算方案，需按规定程序报学校领导审批。未经预算审批的采购项目，原则上不得实施。

（三）采购实施

根据采购物品的性质、金额及当地教育主管部门的相关规定，选择适宜的采购方式。常见的采购方式包括：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化货物或服务。需严格按照招投标法及相关规定执行，确保过程公开透明。

2.邀请招标：对于采购金额较大，但符合邀请招标条件的项目，可向三家以上合格的供应商发出投标邀请书。

3.竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额较小、市场价格透明或时间紧急的采购项目。应向三家及以上供应商进行询价或谈判，择优确定供应商。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的证明材料并按规定报批。

5.零星采购：对于金额较小、日常消耗品等，可由总务部门指定专人按比价原则就近采购，但需有规范的采购记录。

在采购过程中，应与选定的供应商签订规范的采购合同，明确物品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

（四）验收与入库

物品送达后，由总务部门组织使用部门、相关专业人员（必要时）共同对物品进行验收。验收内容包括：物品数量是否与合同一致、规格型号是否符合要求、外观是否完好、质量是否达标、相关技术资料及合格证明是否齐全等。验收合格后，共同在《物品验收单》上签字确认。对验收不合格的物品，应拒绝接收，并及时与供应商协商处理。验收合格的物品，由总务部门仓库管理员办理入库手续，登记《物品入库台账》，明确存放位置和责任人。

（五）领用与分发

使用部门根据工作需要，填写《物品领用单》，经相关负责人审批后，到仓库领取物品。仓库管理员凭审批后的领用单发放物品，并及时登记《物品出库台账》，确保账物相符。对于教学专用仪器设备等，领用人需妥善保管，明确使用责任。

（六）使用、维护与报废

物品领用人应正确使用和爱护所领用物品，做好日常维护保养工作，延长物品使用寿命。对于固定资产类物品，学校应建立固定资产台账，定期进行清查盘点。物品达到使用年限或因损坏无法修复需报废时，由使用部门提出报废申请，经技术鉴定和审批后，由总务部门和财务部门共同办理报废手续，并做好残值处理和台账核销工作。

（七）付款与档案管理

财务部门根据审批后的采购合同、验收合格单、正式发票等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。同时，总务部门应将采购过程中的所有文件资料，如采购申请表、预算审批单、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、验收单、发票复印件、出入库记录等，整理归档，确保采购全过程可追溯。

四、采购管理的监督与优化

学校应建立健全采购监督机制，定期对采购制度的执行情况、采购流程的规范性、采购资金的使用效益等进行内部审计和监督检查。鼓励师生对采购过