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公司内部信息流通方案

**一、概述**

公司内部信息流通方案旨在建立高效、安全、规范的信息传递机制，确保信息在组织内部准确、及时地传递，提升协作效率并降低沟通成本。本方案通过明确信息分类、渠道选择、权限管理及监督机制，实现信息流通的标准化与优化。

**二、信息分类与分级**

根据信息的敏感程度和使用范围，将内部信息分为以下三类：

（一）公开信息

1.公司公告、政策解读

2.部门动态、活动通知

3.常规业务流程文档

（二）内部信息

1.项目进展报告

2.部门协作数据

3.培训资料、知识库内容

（三）核心信息

1.财务报表、关键指标

2.人力资源配置方案

3.策略规划、市场分析

**三、信息流通渠道**

根据信息类型和受众范围，采用以下渠道进行传递：

（一）企业即时通讯平台

1.适用场景：日常沟通、快速反馈

2.操作流程：

-发送前确认信息分类

-重要信息抄送相关同事

-定期清理聊天记录

（二）内部邮件系统

1.适用场景：正式通知、文档共享

2.操作流程：

-附件加密传输（核心信息）

-标注邮件优先级（紧急/普通）

-保留发送记录用于追溯

（三）协同办公平台

1.适用场景：项目管理、文档协作

2.操作流程：

-创建项目空间分配权限

-版本控制确保信息一致性

-定期审核访问日志

（四）线下传递规范

1.适用场景：纸质文件、敏感资料

2.操作流程：

-使用带签收记录的传递单

-核心文件采用物理隔离存储

-接收方需双重确认身份

**四、权限管理与责任机制**

为确保信息安全，实施分级权限管理：

（一）信息发布权限

1.公开信息：部门主管审批

2.内部信息：部门负责人审批

3.核心信息：分管领导审批

（二）信息访问权限

1.基于角色分配（如：财务人员可访问财务数据）

2.动态调整机制（离职、转岗自动失效）

3.访问日志实时记录

（三）责任界定

1.信息源头部门负责准确性

2.传递渠道方负责完整性

3.接收方负责及时处理与反馈

**五、监督与优化**

建立持续改进机制：

（一）定期审计

1.每季度抽查信息流通记录

2.评估渠道使用效率

3.发现问题及时整改

（二）用户反馈

1.设立匿名建议渠道

2.收集使用痛点优化流程

3.年度评估调整方案

（三）技术保障

1.定期更新加密算法

2.建立应急响应预案

3.多渠道备份关键数据

**六、附则**

本方案适用于公司全体员工，需通过培训确保理解执行。每年结合组织架构调整进行修订，确保持续适用性。

**三、信息流通渠道（续）**

（一）企业即时通讯平台（续）

1.适用场景细化：

（1）日常沟通：适用于跨部门简短协作（如：会议安排确认、资料快速传递）。

（2）紧急通知：适用于系统故障、临时变更等需即时响应的场景。

（3）团队协作：项目组内部使用，支持文件共享、任务分配与进度跟踪。

2.操作规范补充：

（1）信息脱敏：涉及个人数据或非公开数据时，需隐去敏感字段（如：薪资、客户隐私）。

（2）语音/视频通话规范：

-优先使用平台内置功能，避免外部链接风险

-通话前明确议题，控制时长不超过15分钟

-核心讨论内容同步记录至协同平台

（二）内部邮件系统（续）

1.附件安全要求：

（1）核心信息附件需设置密码（建议8位数字+字母组合）

（2）超大文件（10MB）通过云盘链接替代直接附件

（3）发送前使用平台自带的病毒扫描功能

2.邮件模板标准化：

（1）主题格式：[部门]-[事由]-[日期]，如“市场部-Q3报告初稿

（2）正文结构：

-标题明确目的

-背景说明（如适用）

-具体事项（分条列出）

-行动要求与截止日期

-签名包含姓名/部门/日期

（三）协同办公平台（续）

1.空间管理细则：

（1）按部门/项目创建层级结构，如：

-一级：市场部/研发部

-二级：新零售项目/产品A开发组

（2）权限分配表模板：

-创建者：完全控制

-编辑者：增删改文档

-查看者：仅下载/打印权限

-审阅者：可评论/建议修改

2.版本控制操作流程：

（1）新增/修改时必须填写变更说明（如：优化数据图表/补充案例）

（2）历史版本保留期限：常规信息3个月，核心信息1年

（3）冲突解决规则：

-优先采纳最后编辑时间较新的版本

-立即触发通知相关责任人复勘

（四）线下传递规范（续）

1.物理介质管理：

（1）U盘/移动硬盘使用登记表：

-使用人/日期/文件清单/归还时间

-每月盘点未归还设备需启动追踪程序

（2）纸质文件传递记录单：

-接收方需亲笔签名，注明收到时间

-挂失流程：24小时内上报，同步锁止相关系统权限

2.安全存储要求：

（1）核心文件存放在上锁柜内，双人授权