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机关单位档案管理规范培训资料

前言：档案工作的基石作用与时代要求

档案作为机关单位各项职能活动的历史记录，承载着单位发展的轨迹，蕴含着宝贵的经验智慧，是维护单位历史真实面貌的重要载体，也是科学决策、依法行政、服务社会的重要依据。在新时代背景下，随着信息化浪潮的深入推进和治理体系现代化建设的不断提速，机关单位档案管理工作的规范化、科学化、精细化水平面临着更高要求。本次培训旨在系统梳理档案管理的核心规范与实操要点，帮助各位同仁进一步夯实理论基础，提升业务能力，确保档案工作更好地服务于单位中心工作，为各项事业的健康发展提供坚实的档案保障。

一、档案管理的基本原则与法律法规依据

（一）档案管理的基本原则

机关单位档案管理工作必须遵循以下基本原则，这些原则是确保档案工作方向正确、质量可靠的根本保证：

1.统一领导、分级管理原则：档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。各单位应明确档案工作的分管领导和职能部门，建立健全档案工作网络，确保档案工作在统一规范下有序开展。

2.完整齐全、真实准确原则：档案材料的收集应做到完整无缺，反映机关单位各项活动的全过程；档案内容必须真实可靠，准确反映历史事实，杜绝虚假材料入档。

3.规范整理、科学保管原则：档案整理应按照国家和行业规定的标准与方法进行，做到条理清晰、便于检索；档案保管应采取科学有效的措施，确保档案的实体安全和信息安全，延长档案寿命。

4.依法利用、保守秘密原则：档案利用必须遵守国家有关法律法规和档案管理规定，严格执行保密制度，维护国家秘密、商业秘密和个人隐私，在确保安全的前提下，积极提供利用服务。

（二）主要法律法规依据

档案管理工作是一项政策性很强的工作，必须严格依法进行。当前，指导和规范我国档案工作的法律法规主要包括：

1.《中华人民共和国档案法》：这是我国档案事业的根本大法，明确了档案工作的地位、作用、管理体制、机构人员、权利义务以及法律责任等，是所有档案工作的总遵循。

2.《中华人民共和国档案法实施条例》：对《档案法》的各项规定进行了细化和补充，增强了法律的可操作性。

3.国家档案局及相关主管部门制定的规章和标准：如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《文书档案保管期限表》等，这些规章和标准对机关单位档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、移交等各个环节都作出了具体规定。

各单位档案工作人员应认真学习并熟练掌握上述法律法规及相关标准，确保档案管理工作有法可依、有章可循。

二、机关单位档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理工作的起点，也是确保档案齐全完整的关键环节。

（一）归档范围的确定

各机关单位应根据《机关档案管理规定》及本单位工作实际，科学界定文件材料的归档范围。通常包括：

1.本单位形成的文件材料：包括各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、合同、协议、账簿、凭证等。

2.上级机关下发的文件材料：针对本单位的指示、批复、通知等，以及需要本单位贯彻执行的重要文件。

3.下级单位报送的文件材料：具有查考价值的请示、报告、总结、统计报表等。

4.同级单位及不相隶属单位发来的文件材料：与本单位业务工作有关的重要函件、协议等。

5.其他具有保存价值的材料：如照片、录音录像、实物、电子文件等。

归档范围的制定应全面、具体，避免遗漏重要材料，同时也要注意区分归档与不归档的界限，防止不必要的材料混入。

（二）归档时间与要求

1.归档时间：

*文书档案一般应在次年上半年完成对上一年度文件材料的归档工作。

*会计档案、基建档案等专业性较强的档案，应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。

*电子文件的归档应做到实时或定期进行，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

2.归档要求：

*齐全完整：归档的文件材料应齐全成套，每份文件的正本、定稿、附件等应收集齐全。

*手续完备：文件材料的形成、办理、流转手续应符合规定，签署、印章等要素应齐全。

*符合质量：文件材料应书写工整、字迹清晰、纸张优良、便于长期保存。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写工具。

*系统整理：归档前应对文件材料进行初步整理，剔除重复、冗余和不需要归档的材料。

（三）归档责任与流程

1.归档责任：机关单位各内设机构应明确专人负责本部门文件材料的收集、整理和向单位档案管理部门（或档案员）移交归档工作。档案管理部门负责指导和督促各部门的归档工作。

2.归档流程：通常包括部门收集整理-填写移交清单-档案部门审核验收-办理交接手续。交接双方应在移交清单上签字确认，清单一式两份，双方各执一份。

三、档案的整理与保管

档案整理是将零散的、需要