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会议管理操作规程

一、会议管理概述

会议是组织内部信息沟通、决策制定和任务分配的重要工具。为规范会议管理流程，提高会议效率，特制定本操作规程。本规程适用于公司各级会议的组织、执行与后续跟进工作。

二、会议组织与准备

（一）会议类型与目的

1.**会议类型**

(1)日常例会：如部门周会、项目晨会等。

(2)专题会议：针对特定议题的讨论，如产品评审会、客户沟通会等。

(3)决策会议：涉及重要事项的表决，如预算审批会、战略调整会等。

2.**会议目的**

-明确议题，达成共识。

-分配任务，明确责任。

-传递信息，同步进展。

（二）会议组织流程

1.**确定会议需求**

(1)提出会议申请，说明必要性。

(2)评估参会人员范围。

(3)明确会议预期成果。

2.**制定会议方案**

(1)编制会议议程，列明议题及时间分配（如：议题A30分钟，议题B20分钟）。

(2)预定会议室，准备设备（投影仪、麦克风等）。

(3)发送会议通知，至少提前24小时，包含时间、地点、参会人、议题。

3.**准备会议材料**

(1)提前整理数据、报告或演示文稿。

(2)印制或电子共享会议资料。

(3)确认材料完整性，避免遗漏关键信息。

三、会议执行与控制

（一）会议签到与开场

1.**签到环节**

(1)专人负责签到，记录参会人员。

(2)检查设备是否正常运作。

2.**主持人开场**

(1)宣布会议开始，重申会议目的。

(2)介绍参会人员及分工（如记录员、时间控制员）。

（二）会议讨论与控制

1.**议题推进**

(1)按议程顺序逐项讨论。

(2)每个议题由负责人引导，确保聚焦主题。

2.**时间管理**

(1)时间控制员提醒各议题时间分配。

(2)长议题可安排后续专题讨论。

3.**决策与记录**

(1)记录员同步记录决议事项及负责人。

(2)关键决策需明确完成时限（如：XX部门于X日前提交方案）。

（三）会议结束与收尾

1.**总结发言**

(1)主持人梳理会议成果。

(2)明确待办事项及跟进人。

2.**资料归档**

(1)电子资料及时上传至共享平台。

(2)纸质资料分类存档。

四、会议后续跟进

（一）决议落实

1.**任务分配**

(1)参会人员确认个人任务及截止日期。

(2)建立任务追踪表，定期更新进展。

2.**效果评估**

(1)跟进任务完成质量，如：80%以上任务需符合预期标准。

(2)收集参会反馈，优化下次会议流程。

（二）改进措施

1.**问题分析**

(1)回顾会议效率低下的原因（如：议题冗余、讨论跑题）。

(2)调整议程或参会人员。

2.**制度优化**

(1)定期修订会议管理细则。

(2)推广优秀会议案例。

五、附则

1.本规程适用于公司所有内部会议。

2.特殊会议（如跨部门协调会）可适当调整流程，但需报备上级审批。

3.每季度组织一次会议管理培训，确保全员掌握规范流程。

**一、会议管理概述**

会议是组织内部信息沟通、决策制定和任务分配的重要工具。为规范会议管理流程，提高会议效率，减少时间浪费，特制定本操作规程。本规程旨在明确会议组织、执行、记录及后续跟进的标准化要求，确保会议目标达成，提升组织协作效能。本规程适用于公司各级会议的组织、执行与后续跟进工作。

**二、会议组织与准备**

（一）会议类型与目的

1.**会议类型**

(1)**日常例会**：

(a)**部门周会**：频率通常为每周一次，主要目的是同步上周工作进展、讨论本周工作计划、解决日常遇到的问题、分享信息。参会人员通常为部门全体成员及上级领导（如适用）。时长一般控制在30-60分钟。

(b)**项目晨会/站会**：频率可能为每日或每几日一次，尤其在敏捷开发模式下常见。主要目的是快速同步项目最新进展、识别障碍、明确当天任务。参会人员通常为项目核心成员。时长一般控制在15-30分钟。

(c)**团队周会**：跨部门或跨职能团队为协同工作而召开的会议，频率为每周一次。主要目的是对齐跨团队目标、同步信息、解决协作问题。参会人员为相关团队成员。

(2)**专题会议**：

(a)**产品评审会**：针对新产品功能、设计或改进进行讨论和评估。参会人员包括产品经理、设计师、工程师、测试人员等。需准备产品原型、设计稿、测试报告等材料。

(b)**客户沟通会**：与客户就项目进展、需求变更、问题解决等进行沟通。参会人员包括销售/客服人员、项目经理、技术支持等。需准备项目文档、客户反馈记录等。

(c)**内部培训会**：针对新知识、新技能或工作流程进行讲解和分享。参会人员为需要学习的员工。需准备培训材料、讲师等。

2.**会议目的**

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