行政文件存档管理制度文件分类与存档操作手册版.docVIP

行政文件存档管理制度文件分类与存档操作手册

一、前言

为规范公司行政文件的管理流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，特制定本操作手册。本手册旨在明确行政文件的分类标准、存档操作步骤及管理要求，适用于公司各部门及全体涉及行政文件处理的人员，是开展行政文件存档工作的指导性依据。

二、手册适用范围与场景

（一）适用文件类型

本手册适用于公司各类行政文件，包括但不限于：

管理制度类：公司章程、各部门职责说明、管理制度流程文件等；

通知公告类：公司级通知、部门通知、会议通知、红头文件等；

会议管理类：年度/季度/月度会议纪要、专题会议纪要、参会人员名单等；

合同协议类：行政类合同（如办公场地租赁、采购合同）、服务协议等；

证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、年检文件等；

人事行政类：员工手册、考勤制度、奖惩文件、固定资产台账等；

报表总结类：年度行政工作总结、月度/季度工作报告、费用报销汇总表等；

其他类：外部单位来函、重要邮件记录、项目验收报告等。

（二）适用部门与人员

公司各部门（行政部、人力资源部、财务部、业务部等）的文件管理员、部门负责人及全体员工，均需按照本手册要求开展文件的分类、整理、归档及借阅工作。

三、行政文件分类体系

（一）分类原则

科学性：以文件形成规律、内在联系及利用需求为依据，保证分类逻辑清晰；

实用性：结合公司组织架构及业务特点，便于文件查找与管理；

稳定性：分类标准一经确定，不得随意变更，保证档案管理的连续性；

扩展性：预留分类层级，适应公司业务发展及文件类型增加的需求。

（二）分类层级及编码规则

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，具体

层级

分类维度

编码规则

示例

一级分类

按部门划分

部门名称首字母缩写（大写）

行政部：XZ；人力资源部：RL；财务部：CW

二级分类

按文件类型划分

文件类型全称（2-4字）

管理制度：GL；会议纪要：HY；合同协议：HT

三级分类

按具体事项/年份划分

年份（4位）+事项简称（2-3字）

2024年度年度会议：NDHY；采购合同：CGHT

（三）分类目录示例（以行政部为例）

XZ-GL（行政部-管理制度）

XZ-GL-2024-办公设备管理制度

XZ-GL-2023-车辆使用管理规定

XZ-HY（行政部-会议纪要）

XZ-HY-2024-01月度行政例会

XZ-HY-2023-年度工作总结会

XZ-HT（行政部-合同协议）

XZ-HT-2024-办公场地租赁合同

XZ-HT-2023-物业服务协议

四、行政文件存档操作流程详解

（一）第一步：文件收集

责任主体：各部门文件管理员为文件收集第一责任人，档案管理员（*明）负责监督指导。

收集范围：

已正式发文或审批完毕的文件（含纸质版及电子版）；

具有保存价值的会议记录、往来函件、合同等原始资料；

文件形成过程中产生的修改稿、审批单、附件等关联材料。

收集时间：

月度文件：每月25日前收集各部门当月文件；

年度/专项文件：年度工作总结、项目文件等在事项完成后5个工作日内收集。

收集要求：保证文件齐全、原件清晰（复印件需注明“复印件”及经手人*芳签字），电子版文件需为最终定稿版本（格式为PDF或DOC）。

（二）第二步：文件整理

检查核对：档案管理员（明）对收集的文件进行检查，核对文件完整性（如有缺失，及时退回部门补充）、审批手续（需经部门负责人主任签字确认）。

去除易损物：去除文件夹、回形针等金属物，避免长期存放导致文件破损；对破损文件进行修补（如用胶带粘贴破损处）。

排序编号：

按文件形成时间顺序或逻辑顺序排序；

依据“分类编码+流水号”规则编号，示例：XZ-GL-2024-001（行政部2024年管理制度第1号文件），编号标注于文件右上角。

（三）第三步：文件分类

确定分类：根据本手册“三、行政文件分类体系”，将整理后的文件归入对应一级、二级、三级分类。

疑难处理：对无法明确分类的文件，由档案管理员（明）组织部门负责人主任召开评审会确定分类，并在文件备注栏注明分类依据。

（四）第四步：档案盒标识与装订

档案盒选择：采用统一规格的无酸档案盒（尺寸：31cm×22cm×5cm），保证盒体坚固、防潮防虫。

标签制作：档案盒标签需包含以下信息，打印后粘贴于档案盒正面及侧面（格式参考“五、常用存档管理表格模板”中的“档案盒标签模板”）：

一级分类（如：XZ行政部）

二级分类（如：GL管理制度）

三级分类（如：2024年度）

起止文件编号（如：XZ-GL-2024-001至XZ-GL-2024-010）

保管期限（如：10年/永久）

文件装订：

纸质文件采用左侧装订，超过30页的加装卷皮（卷皮包含标题、分类号、日期、经手人等信息）；

单份文件厚度不超过4cm，超厚文件分盒存放。