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2024年人事档案整理规范手册

前言

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要载体，是组织人事工作不可或缺的基础信息资源。在新时代背景下，人事档案管理工作面临着数字化转型与传统管理模式深度融合的挑战与机遇。为进一步提升人事档案整理工作的科学化、规范化、精细化水平，确保档案材料的真实、完整、安全和有效利用，特制定本手册。本手册旨在为从事人事档案管理工作的同仁提供一套清晰、实用的操作指引，以期共同推动人事档案管理工作质量再上新台阶。

一、人事档案整理的基本原则

人事档案整理工作是一项严肃的政治任务和专业性很强的工作，必须遵循以下基本原则：

（一）真实性原则

档案材料的收集与鉴别是整理工作的首要环节。务必确保归档材料真实可靠，准确反映个人实际情况。对于存疑材料，应及时与相关部门或本人进行核实，未经核实或核实不清的材料不得归档。

（二）完整性原则

力求档案材料的齐全完整，确保个人经历的连续性和重要信息的无遗漏。在材料收集过程中，应主动、及时地向相关部门和个人征集应归档的各类材料，避免因材料缺失影响档案的利用价值。

（三）规范性原则

严格按照国家及行业关于人事档案管理的各项规章制度和技术标准进行操作。从材料的分类、排序、编目到装订、装盒，每一个环节都应规范有序，确保档案的标准化管理。

（四）安全性原则

档案安全是档案工作的生命线。必须建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘，确保档案实体和信息的安全。对于涉密档案，应严格执行保密规定。

（五）实用性原则

整理工作应以满足组织人事工作需要为出发点和落脚点。档案材料的编排应科学合理，便于查阅和利用，能够快速、准确地提供所需信息。

二、档案整理前期准备

充分的前期准备是保证档案整理工作顺利进行的基础。

（一）人员准备

整理人员应具备良好的政治素质、业务素质和责任心，熟悉人事档案管理业务知识和相关政策法规。必要时，应对整理人员进行专项培训，统一标准和操作方法。

（二）场地与设备准备

1.整理场地：应选择宽敞、明亮、洁净、干燥、通风的房间作为整理场所，并具备良好的防火、防盗设施。场地应相对独立，避免无关人员随意进出。

2.设备工具：准备必要的整理工具，如打孔机、缝纫机（或装订机）、剪刀、尺子、铅笔、橡皮、胶水（或胶棒，注意选择无酸环保胶水）、文件夹、档案盒、标签纸等。对于电子化处理，还需配备计算机、扫描仪、高拍仪等设备及相关软件。

（三）材料准备与检查

1.材料收集：对现有档案材料进行全面清点，核对材料数量与目录是否一致。同时，梳理应归档而未归档的材料清单，及时进行补充收集。

2.材料检查：

*完整性检查：检查每份材料是否完整，有无缺页、漏页、破损等情况。

*规范性检查：检查材料的格式、内容、签署、印章等是否符合归档要求。例如，表格是否填写规范、有无本人签字或组织盖章、复印件是否注明原件保管单位及加盖公章等。

*真实性初步判断：对材料的真实性进行初步甄别，对有明显疑点的材料，应记录并待核实。

三、档案材料的鉴别与分类

（一）材料鉴别

这是确保档案质量的关键步骤。

1.鉴别范围：对收集到的所有材料逐一进行鉴别。

2.鉴别标准：

*是否属于本档案所涉及人员的材料。

*是否符合归档范围和要求（参照国家相关规定及本单位档案管理细则）。

*材料内容是否真实、准确，手续是否完备。

*复印件是否与原件一致，是否加盖有效印章或有相关说明。

3.处理方式：

*对符合要求的材料，予以保留。

*对不符合要求的材料，如手续不全的，应退回形成单位或个人补办；如重复、无效或不应归档的材料，应按规定进行处理，不得随意丢弃。

（二）材料分类

根据《干部人事档案材料收集归档规定》等相关标准，结合实际情况，将鉴别合格的材料按照一定的逻辑顺序进行分类。通常分为以下几类（具体分类可根据单位性质和档案类型微调）：

1.履历材料：个人简历等材料。

2.自传和思想汇报材料：自传、学习或工作思想总结等。

3.考察考核、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等。

4.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。

5.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等。

6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等。

7.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。

8.处分材料：处分决定、调查报告、本人检