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会议管理范例规定

一、会议管理总则

会议是组织内部沟通、决策和协作的重要方式，为规范会议管理，提高会议效率，特制定本范例规定。本规定适用于公司所有类型的会议，包括但不限于决策会议、工作例会、专题研讨会等。

（一）会议分类

1.**决策会议**：用于讨论重大事项、制定重要决策的会议。

2.**工作例会**：定期召开，用于总结工作、协调任务、解决日常问题的会议。

3.**专题研讨会**：针对特定问题或项目，邀请专家或相关人员进行的讨论会议。

（二）会议基本要求

1.**目的明确**：每次会议应有明确的主题和目标，避免议题发散。

2.**提前通知**：会议召集人需提前3个工作日发布会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

3.**参会人员**：根据议题确定参会人员，确保关键角色参与。

二、会议准备流程

为保障会议顺利开展，需做好以下准备工作：

（一）议题准备

1.**明确议题**：会议召集人需提前梳理并确定会议议题，避免冗余。

2.**资料准备**：根据议题准备相关资料，如数据报告、方案草案等，并提前分发给参会人员。

（二）场地与设备

1.**场地选择**：根据参会人数选择合适的会议室，确保空间和设施满足需求。

2.**设备检查**：提前检查投影仪、麦克风、网络等设备，确保运行正常。

（三）会议通知

1.**通知内容**：包括会议时间、地点、议题、参会人员、需准备的事项等。

2.**通知方式**：通过邮件、企业内部通讯工具等渠道发送，并确认参会人员收到通知。

三、会议召开规范

会议召开过程中需遵循以下规范：

（一）会议签到

1.**签到表**：会议开始前，由指定人员负责签到，记录参会人员信息。

2.**缺席处理**：对未签到人员，及时了解原因并调整会议安排。

（二）会议议程

1.**按议程进行**：会议按提前准备的议程顺序推进，每项议题控制时间。

2.**时间管理**：总时长不宜超过预定时间，如需延长需提前说明。

（三）讨论与记录

1.**发言规则**：鼓励参会人员积极发言，但需围绕议题，避免无关讨论。

2.**会议记录**：指定记录人员全程记录会议要点、决议及待办事项。

（四）会议决议

1.**形成决议**：对重要议题需形成书面决议，由会议主持人确认。

2.**分发决议**：会议结束后，将决议分发给参会人员及相关部门。

四、会议后续工作

会议结束后需完成以下工作：

（一）会议总结

1.**整理记录**：将会议记录整理成文，包括发言要点、决议、待办事项等。

2.**反馈机制**：参会人员可对会议效果提出建议，用于持续改进。

（二）任务跟进

1.**责任分配**：明确各项待办事项的责任人和完成时限。

2.**进度跟踪**：定期检查任务完成情况，确保决议落实。

（三）资料归档

1.**文件保存**：将会议记录、决议、相关资料等整理归档，便于查阅。

2.**电子化管理**：采用电子化方式存储，便于检索和共享。

五、附则

本范例规定自发布之日起执行，各部门需严格遵守。如遇特殊情况需调整，需提前报备并说明原因。

一、会议管理总则

（一）会议分类

1.**决策会议**：用于讨论并最终确定组织层面的重大战略方向、资源分配、项目立项等关键事项的会议。此类会议通常参与层级较高，决策结果对组织具有长远影响。

（1）典型议题示例：新市场进入策略评审、年度预算审批、重大投资计划决定等。

（2）参会人员通常包括：决策层领导、相关业务部门负责人、财务部门代表等。

2.**工作例会**：为保持组织运作的连续性和效率而定期召开的会议，旨在回顾近期工作、协调跨部门协作、解决运营中遇到的问题、布置下一阶段任务。此类会议频率固定，参与人员相对稳定。

（1）典型议题示例：周例会（总结本周进展、安排下周工作）、月度经营分析会（各部门汇报月度数据、分析差异原因）、项目进度协调会（跟踪关键项目节点）。

（2）参会人员通常包括：相关部门负责人、项目经理、关键岗位执行人员等。

3.**专题研讨会**：针对特定问题、知识领域或创新机会，邀请内部专家、外部顾问或相关经验丰富的成员进行深入探讨、交流思想的会议。此类会议注重深度和广度，旨在激发新思路或达成共识。

（1）典型议题示例：新产品概念设计讨论会、行业趋势分析研讨会、管理方法改进工作坊、技术难点攻关研讨会。

（2）参会人员通常包括：议题相关领域的专家、业务骨干、决策者（听取意见）、甚至可邀请客户或合作伙伴参与。

（二）会议基本要求

1.**目的明确**：每次会议召集前，必须清晰定义会议的核心目的，所有议题都应围绕此目的展开。避免召开缺乏明确目标的会议，以节约时间和资源。

（1）目的设定方法：使用SMART原则（Specific具体的,Measurable可衡量