产品质量检查与改进问题反馈单.docVIP

产品质量检查与改进问题反馈单使用指南

一、适用场景与应用范围

本工具适用于企业内部产品质量管理全流程，具体场景包括但不限于：

生产过程质量控制：生产线巡检、工序检验、成品出厂检验等环节发觉的不合格品或质量异常；

客户投诉与反馈：因产品质量问题引发的客户退货、投诉或市场负面反馈；

内部质量审计：通过定期/不定期内部审核、管理评审发觉的质量体系运行问题或产品缺陷；

供应链质量追溯：因原材料、零部件供应商问题导致的产品质量波动；

改进项目落地：针对已发生质量问题，需跟踪纠正预防措施的实施效果。

通过标准化反馈流程，保证质量问题被及时发觉、准确记录、高效处理并持续改进，形成“发觉问题-分析原因-采取措施-验证效果-预防再发”的闭环管理。

二、反馈单处理全流程操作指南

（一）问题发觉与初步记录

信息采集：发觉质量问题的员工或部门需第一时间记录关键信息，包括：产品名称/型号、批次号、问题发觉时间、具体位置（如生产线第X工序、仓库A区）、问题描述（含现象、照片/视频等证据）。

初步判定：根据《产品质量标准》《检验作业指导书》等文件，初步判断问题是否属于“不合格品”，并标注严重程度（轻微、一般、严重、致命）。

隔离标识：对涉及的不合格品或可疑品立即进行物理隔离（如贴“待处理”标签），防止误用或混入合格品。

（二）反馈单填写与提交

登录质量管理系统/领取纸质单据：通过企业内部OA系统、质量管理系统（如QMS）新建反馈单，或至质量管理部门领取《产品质量问题反馈单》纸质版。

填写核心信息：

基础信息：反馈单编号（系统自动或按规则编制，如“ZZFB-2024-X”）、反馈日期、反馈人（姓名）、所属部门（如生产部、质检部）、联系方式（内部分机号）；

产品信息：产品名称、型号规格、批次号、生产日期、受检数量、不合格数量；

问题描述：详细说明问题现象（如“产品外壳划痕深度≥0.5mm”“功能测试时电池续航时间低于标称值20%”），并附证据编号（如照片“DSC001”、视频“VI）；

初步原因：基于经验判断可能的原因（如“操作员未使用防护工具”“供应商来料材质不符”）。

提交审核：填写完成后，提交至直接主管审核，再流转至质量管理部门（如质检部、质量部）登记备案。

（三）问题核实与分类

跨部门核实：质量管理部门牵头，组织生产部、技术部、采购部（涉及原材料问题时）等相关部门，在2个工作日内对反馈问题进行现场核实，确认问题描述真实性、影响范围及初步原因准确性。

问题分级：根据《质量问题严重性分级标准》（参考示例：致命-导致安全/客户重大投诉；严重-影响产品主要功能/批量不合格；一般-轻微外观/次要功能问题；轻微-不影响使用的瑕疵），确定问题等级。

责任界定：明确问题产生环节（如设计、采购、生产、检验），并标注责任部门/责任人（如生产车间-、供应商A-）。

（四）处理方案制定与执行

短期措施：针对已发生的不合格品，制定即时处理方案，如：返工/返修、报废、让步接收（需客户批准），明确执行责任人、完成时间及资源需求（如返修工具、备件）。

长期改进：针对根本原因，制定纠正预防措施，包括：

技术改进（如优化产品设计参数、更新工艺文件）；

管理优化（如加强员工培训、完善检验标准、修订供应商准入流程）；

资源投入（如新增检测设备、更换老旧工装）。

方案审批：处理方案需经质量管理部门审核、生产副总/质量总监批准后，由责任部门组织实施。

（五）改进措施跟踪与验证

进度跟踪：质量管理部门每周更新措施实施进度，通过系统看板或例会通报，对超期未完成的部门发出《整改催办单》。

效果验证：措施完成后，由责任部门提交验证申请，质量管理部门组织现场验证（如重新检验产品、抽查培训记录、审核供应商整改报告），确认问题是否彻底解决、是否再发。

闭环确认：验证通过后，在反馈单中标注“已关闭”，并将相关记录（措施文件、验证报告）归档至质量管理系统。

（六）归档与总结

资料归档：每月末，质量管理部门将已关闭的反馈单及附件（照片、报告、措施记录）分类整理，电子版备份至服务器，纸质版按编号存档（保存期限≥3年）。

案例复盘：每季度选取典型质量问题（如重复发生问题、客户重大投诉问题），组织相关部门召开质量分析会，总结经验教训，更新《质量问题案例库》及《预防措施清单》。

三、产品质量问题反馈单模板

产品质量问题反馈单

反馈单编号

ZZFB-2024-X

反馈人

姓名

联系方式（内部）

-

产品基本信息

产品名称

X型号手机

生产批次不合格数量

20台

问题描述

问题现象（含位置、特征）

产品屏幕边缘存在划痕，主要集中在屏幕右上角，划痕长度0.5-2mm，深度可见底层ITO膜（附照片：DSC001-DSC005）。

问题影响范围

涉及3月5日生产的第5批次产品，已入库100台，