公司会议室预约及使用登记表格.docVIP

会议室预约及使用管理工具：高效协作的实用指南

一、适用场景与价值

在办公环境中，会议室作为重要的协作空间，其合理分配与规范使用直接影响工作效率。本工具适用于以下场景：

部门例会：如周会、月度总结会，需固定时间与场地；

项目讨论：跨部门协作需求，需保证空间容纳参会人员及设备支持；

客户接待：外部洽谈或演示，需注重环境整洁与设备调试；

培训讲座：内部技能分享或外部培训，需匹配容纳规模与多媒体需求。

通过统一登记与管理，可避免会议室冲突、资源浪费，使用情况可追溯，提升空间利用率与办公秩序。

二、详细操作流程

步骤一：明确会议需求

时间规划：确定会议具体日期、开始/结束时间（建议预留10分钟准备时间，避免超时影响后续预约）；

人员规模：预估参会人数，选择对应容量的会议室（如小型会议室4-6人，中型10-15人，大型20人以上）；

设备需求：列出必需设备，如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风、电源插座等，提前确认会议室是否支持或需额外调配。

步骤二：查询会议室可用性

实时查询：通过企业内部管理系统、会议室公示表或行政同事查询目标日期、时段的会议室占用情况；

备选方案：若首选会议室已被占用，需提前选择同类型备选会议室，避免临时变更影响会议安排。

步骤三：提交预约申请

填写信息：通过线上系统（如OA、钉钉/企业审批）或线下纸质表格提交预约，需包含以下信息：

预约人姓名（经理/主管）、所属部门；

会议主题（简明扼要，如“Q3产品规划评审”）；

使用日期及时段（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:00”）；

参会人数及主要人员名单（可选）；

所需设备及其他特殊需求（如“需茶水服务”“禁止饮食”）。

提交审批：根据企业规定，提交至部门负责人或行政部审批（紧急会议可电话沟通后补流程）。

步骤四：确认预约结果

审批反馈：审批人通过系统或邮件通知预约结果，若通过会唯一预约编号；若未通过，需调整时间或更换会议室后重新提交；

信息核对：预约成功后，核对登记表中的会议室名称、时间、设备需求等信息，保证无误。

步骤五：使用前现场登记

签到确认：会议开始前，预约人或指定人员至会议室门口登记表处，补充填写“实际参会人数”“设备使用情况”等信息，并签字确认；

设备检查：提前10分钟到场，测试投影、麦克风等设备是否正常，如有故障立即联系行政部处理，避免会议延误。

步骤六：会议期间规范使用

遵守秩序：保持会议室安静，关闭手机铃声或调至震动，避免影响他人；

爱护设施：正确使用设备，禁止随意搬动桌椅、涂抹墙面或损坏投影幕布等；

卫生维护：禁止在会议室内吸烟、食用刺激性食物，垃圾需随手带走至分类垃圾桶。

步骤七：使用后清理与反馈

整理复原：会议结束后，将桌椅归位、白板擦净、设备关闭（如投影仪、灯光、空调），保证会议室整洁；

问题反馈：若使用过程中发觉设备故障、卫生问题或安全隐患，及时在登记表“备注”栏说明或反馈至行政部；

取消流程：若会议取消或时间调整，需在系统内提交取消申请或通知行政部，释放会议室资源（建议提前2小时以上取消，避免资源空置）。

三、会议室预约及使用登记表模板

预约日期

会议室名称

使用日期

使用时段（开始-结束）

预约部门/人员

联系方式（*经理）

参会人数

会议主题

所需设备（多选）

使用状态

预约人签字

实际使用情况

使用人签字

备注（设备/卫生等问题）

2023-10-25

3号会议室（中型）

2023-10-26

14:00-16:00

市场部/*主管

*主管

8

Q4营销方案研讨

投影仪、白板、麦克风

已确认

*主管

8人，设备正常

*助理

无

2023-10-25

1号会议室（小型）

2023-10-27

09:30-11:00

人事部/*专员

*专员

4

新员工面试安排

视频会议系统

待审批

*专员

-

-

需提前调试摄像头

2023-10-26

5号会议室（大型）

2023-10-28

13:30-17:30

技术部/*经理

*经理

15

年度技术分享会

投影仪、音响、麦克风

已确认

*经理

14人，空调故障

*助理

空调制冷效果差，需维修

四、使用规范与提醒

提前预约，避免临时占用：重要会议需至少提前1个工作日预约，临时紧急会议需提前2小时联系行政部协调，保证场地可用；

按需选择，杜绝资源浪费：根据参会人数选择合适会议室，小型会议（≤6人）优先使用小型会议室，避免占用大型空间；

准时使用，遵守时间约定：会议开始后10分钟内未到，视为自动放弃，行政部有权将会议室释放给其他预约人员；

责任到人，保证规范使用：预约人为会议室使用第一责任人，需监督参会人员遵守规定，会后负责整理复原；

特殊情况及时沟通：若需延长使用时间或变更会议内容，需提前1小时联系行政部，在未冲突的情况下可调整安排；

禁止私自转借或占用：会议室仅限预约部门/