行政公文撰写格式与审批流程表.docVIP

行政公文撰写格式与审批流程工具指南

一、工具适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企事业单位、机关及社会团体在行政公文处理全流程中的规范指引，涵盖公文的撰写格式标准、审批环节把控及表单使用规范。具体应用场景包括但不限于：

内部管理类公文：如通知、通报、报告、请示、批复等，用于部署工作、传达信息、汇报进展或请求指示；

对外沟通类公文：如函、纪要、意见等，用于与外部单位对接事务、明确协作事项或记录会议决议；

专项事务类公文：如制度文件、工作方案、总结报告等，用于规范内部流程、推进专项工作或复盘成果。

无论是日常行政事务还是重要决策传达，均需通过本工具保证公文格式统一、审批流程合规，提升公文处理效率与规范性。

二、公文撰写与审批标准化操作流程

（一）公文撰写准备阶段

明确发文目的与受众

根据工作需求确定公文核心内容（如通知事项、请示事项、汇报内容等），明确受众（内部各部门、上级单位、外部合作方等），保证内容贴合实际需求。

示例：若需召开全公司季度工作总结会，受众为各部门负责人及员工，发文目的为明确会议时间、地点及要求，应选择“通知”文种。

收集与核对基础信息

收集相关背景资料、数据支撑、政策依据等，保证公文内容真实、准确；核对涉及部门、人员、时间、地点等关键信息，避免错误。

示例：撰写“关于2024年节假日放假安排的通知”，需提前核对国家法定节假日规定、公司生产计划及各部门工作安排，保证放假时间与实际工作冲突。

确定公文文种与格式框架

根据《政机关公文处理工作条例》及单位内部规定，选择合适的文种（如“请示”适用于请求上级指示批准，“函”适用于不相隶属单位之间商洽工作）。

按照公文标准格式搭建框架，包含：发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注等要素（具体模板见第三部分）。

（二）公文起草与审核阶段

内容撰写规范

简明扼要概括公文核心内容，一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”），居中排布。

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；多个主送机关之间用逗号分隔，同类机关之间用顿号。

逻辑清晰、层次分明，可分段落或分条列项阐述；语言简练、准确，避免口语化表达；涉及数字、计量单位等需统一规范（如日期用“2024年5月20日”，金额用“人民币壹万元整”）。

附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.会议议程”）。

部门内部审核

起稿人完成初稿后，提交至本部门负责人审核，重点检查内容是否符合部门工作实际、数据是否准确、措施是否可行。

部门负责人审核通过后，在“部门审核意见”栏签署姓名及日期（示例：“同意上报，请办公室核稿。——*2024年5月18日”）。

（三）公文核稿与会签阶段

办公室核稿

部门审核通过后，将公文提交至单位办公室（或综合管理部）进行核稿，重点检查：

格式是否规范（要素是否齐全、排版是否标准）；

内容是否符合政策法规及单位制度；

文种使用是否恰当、行文是否必要；

文字表达是否准确、有无错别字或语病。

核稿通过后，办公室在“核稿意见”栏签署“同意，请领导签发”及核稿人姓名、日期；未通过则退回修改并注明修改意见。

多部门会签（如涉及）

公文内容涉及其他部门职责时，需送相关部门会签。例如“关于调整考勤制度的请示”，需送人力资源部、财务部等会签，确认考勤调整对各部门工作的影响及可行性。

会签部门在“会签意见”栏签署同意或修改意见，并注明姓名、日期；若有分歧，由办公室协调沟通达成一致。

（四）领导签发与用印阶段

按权限签发

根据公文内容重要程度及单位权限规定，提交相应领导签发：

一般事务性公文：由分管领导签发；

重大事项公文（如年度工作计划、制度文件等）：由单位主要领导签发；

涉及外部单位的重要公文：需经单位主要领导及分管领导共同签发。

签发人需在“签发意见”栏明确签署“同意”“同意印发”或修改意见，并亲笔签名、标注日期（示例：“同意印发。——*2024年5月20日”）。

用印与登记

公文签发后，由办公室根据签发意见加盖单位公章（或合同专用章、办公室章等，根据公文性质确定）；用印需保证公文内容与签发意见一致，骑年盖月（公章中心压成文日期）。

用印后，在《公文用印登记表》中登记公文标题、文号、份数、用印人、用印日期等信息，保证可追溯。

（五）分发与存档阶段

公文分发

根据主送机关范围，准确打印公文份数（主送机关、抄送机关、存档各1份，根据需要增加份数），通过机要交换、内部办公系统或快递方式送达，并填写《公文分发签收表》由接收方签字确认。

涉密公文需通过涉密渠道传递，严格执行保密规定。

公文存档

公文分发后，原件（含签发稿、审核稿、会签稿等）由办公室统一归档，按照“年度—文种