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项目合同管理模板规范化执行指南

一、引言：合同管理规范化的核心价值

在项目全生命周期管理中，合同是明确权责、约束行为、规避风险的核心法律文件。规范化的合同管理模板执行，能够统一标准、提升效率、降低沟通成本，同时有效防范履约纠纷、保障项目目标达成。本指南结合多行业项目实践，从适用场景到落地工具，系统梳理合同管理模板的规范化执行路径，助力企业构建“可复制、可追溯、可优化”的合同管理体系。

二、适用场景：覆盖多类型项目的合同管理需求

规范化合同管理模板适用于各类具有明确合作主体、权利义务约定的项目场景，主要包括但不限于：

（一）工程建设类项目

涵盖建筑工程、市政工程、装修工程等，涉及总包、分包、监理、材料采购等多类合同。此类项目合同金额大、履行周期长、变更风险高，需通过标准化模板明确工程范围、质量标准、付款节点、违约责任等核心条款，避免因条款模糊导致的争议。

（二）软件开发与信息技术类项目

包括定制软件开发、系统集成、IT运维服务等，需明确需求范围、交付成果、验收标准、知识产权归属、数据安全等条款。此类项目需求易变更、技术更新快，模板需预留变更管理机制和版本控制条款。

（三）服务外包类项目

涵盖人力资源外包、营销推广外包、财务咨询外包等，需界定服务内容、考核指标、服务期限、保密义务等。此类项目侧重服务质量与过程管控，模板需包含量化服务标准及定期考核机制。

（四）采购与供应链类项目

涉及原材料采购、设备采购、物流服务等，需明确规格型号、数量价格、交付时间、质量检验、退换货流程等。此类项目对成本控制和履约时效要求高，模板需强化价格波动处理、违约赔偿等条款。

三、规范化执行流程：六步闭环管理模型

合同管理模板的规范化执行需遵循“立项-起草-评审-签署-履行-归档”的闭环流程，每个环节明确责任主体、操作要点及输出成果，保证合同管理全流程可控。

（一）第一步：合同立项——明确需求与可行性

操作目标：保证合同签订有明确的项目依据和必要性，避免盲目签约。

责任主体：项目经理/业务部门负责人

操作说明：

需求触发：根据项目规划或业务需求，由需求部门提交《合同立项申请表》（见表1），明确项目背景、合作目的、预算金额、合作方初步意向等核心信息。

可行性审核：立项部门联合财务、法务对合作方资质（如营业执照、行业许可、过往业绩）、预算合理性、项目必要性进行审核，形成《立项审核意见》。

审批生效：根据合同金额分级审批（如10万以下部门负责人审批，10万-50万分管副总审批，50万以上总经理审批），审批通过后方可进入合同起草阶段。

输出成果：《合同立项申请表》《立项审核意见》《审批意见表》

（二）第二步：合同起草——基于模板规范内容

操作目标：使用标准化模板起草合同，保证条款完整、权责清晰、合规合法。

责任主体：法务专员/业务部门指定人员

操作说明：

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同、工程合同）选择对应的标准模板，模板需包含必备条款（当事人信息、标的、数量质量、价款报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等）及行业特殊条款。

内容填充：根据立项信息填写具体内容，重点注意：

当事人信息：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等需与证件一致；

标的描述：清晰无歧义（如服务合同需明确服务范围、交付标准，采购合同需明确规格型号）；

履约条款：明确时间、地点、方式、验收标准（如“验收需提供第三方检测报告”）；

付款条款：约定分期付款的节点及比例（如“预付30%，验收合格后付65%，质保期满付5%”）；

违约责任：量化违约金（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）或明确违约处理方式。

附件整理：将技术参数、图纸、服务方案等作为合同附件，注明附件名称及份数，与具有同等法律效力。

输出成果：《合同草案（含附件）》

（三）第三步：合同评审——多维度把控风险

操作目标：通过跨部门评审识别合同风险，保证条款合法、合理、可行。

责任主体：法务、财务、业务、技术等部门（根据合同类型调整评审部门）

操作说明：

评审发起：起草部门将《合同草案》及《合同评审表》（见表2）提交至法务部，明确评审部门及评审重点。

分维度评审：

法务评审：重点审查主体资格（如合作方是否具备履约能力）、条款合法性（如是否存在无效格式条款）、争议解决方式（如约定仲裁或诉讼的管辖法院）；

财务评审：审查付款方式与公司财务制度是否匹配、发票类型及税务处理、预算控制风险；

业务/技术评审：审查标的描述与实际需求是否一致、履约能力是否匹配（如供应商产能、服务商技术团队）、验收标准是否可量化。

意见汇总与修改：法务部汇总各部门评审意见，反馈至起草部门修改，形成《合同评审修订记录》。重大争议需组织专题会议协商解决，直至评审通过。

输出成果：《合同评审表》《合同评审修订记录》《最终版合同草案》

（四）第四步：合同签