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人力资源管理文档存档标准流程表

一、适用范围与应用场景

本流程表适用于企业各类人力资源管理文档的标准化存档管理，涵盖员工全生命周期管理中产生的关键文件，包括但不限于：员工入离职资料、劳动合同、培训记录、绩效评估文件、薪酬调整审批表、岗位变动通知、奖惩记录等。通过规范存档流程，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，为企业日常管理、合规审计、员工关系维护及决策支持提供可靠依据。

二、标准化操作流程

1.文档收集与初步整理

责任主体：人力资源部各模块经办人（如招聘专员、薪酬绩效专员等）

操作说明：

员工入职时，招聘专员负责收集入职登记表、证件号码复印件、学历学位证书、体检报告等材料，核对无误后分类暂存；

员工在职期间，培训专员记录培训签到表、考核结果等文件；薪酬绩效专员整理绩效评估表、薪酬调整审批单等；

员工离职时，离职经办人回收工作交接清单、离职证明存根等资料，保证无遗漏。

时间要求：文档形成后2个工作日内完成初步整理，避免材料积压。

2.文档分类与标记

分类标准：按文档类型、员工所属部门、形成时间三级分类，具体

一级分类：入离职管理、劳动合同管理、培训发展、绩效管理、薪酬福利、岗位管理、员工关系；

二级分类：例如“入离职管理”下分为“入职资料”“离职资料”“离职证明存根”；

三级分类：按部门或员工姓名拼音首字母排序（如“市场部-”）。

标记要求：每份文档首页右上角标注“分类编号”（格式：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，如“RL-RZ-2024-001”），并用便签纸注明关键信息（如员工姓名、部门、日期）。

3.内容审核与校验

责任主体：人力资源部模块负责人（如招聘主管、薪酬主管）

审核要点：

完整性：检查文档是否包含必要信息（如劳动合同需包含双方基本信息、岗位、期限、薪酬等核心条款）；

合规性：核对文档是否符合《劳动合同法》《档案法》等法律法规要求（如入职登记表需员工本人签字确认）；

一致性：保证跨文档信息一致（如员工姓名、证件号码号在劳动合同与入职登记表中完全一致）。

处理方式：审核通过后，审核人在文档首页签字；审核不通过的，退回经办人补充或修正，重新审核。

4.编号登记与系统录入

责任主体：人力资源部档案管理员

操作说明：

根据分类编号规则，为每份文档分配唯一编号，填写《文档存档信息记录表》（详见第三部分）；

将文档信息录入人力资源管理系统（HRM），字段包括：文档编号、文件名称、员工姓名/工号、部门、形成日期、保管期限、存放位置等；

系统录入后，电子档案索引，支持关键词检索（如按员工姓名、文档类型查询）。

5.物理归档与存放管理

存放要求：

物理档案存放于带锁档案柜中，按“一级分类-二级分类-年份”顺序排列，档案柜张贴分类索引标签；

涉及员工隐私的敏感文档（如薪酬明细、体检报告）单独存放，由档案管理员专人管理；

防潮、防火、防虫，档案室内配备温湿度计，定期检查（每季度1次）。

标签规范：档案盒侧面标注“分类编号-起止日期-盒内文件数量”（如“RL-RZ-2024-001-2024.01-2024.06/共15份”）。

6.借阅与归还管理

借阅权限：仅人力资源部经办人、部门负责人及公司管理层因工作需要借阅，需填写《文档借阅申请表》，注明借阅事由、归还日期，经部门负责人签字后生效。

操作流程：

档案管理员核对借阅权限，登记借阅人姓名、借阅日期、归还期限；

借阅人当场检查档案完整性，归还时档案管理员核对无误后，在《文档借阅登记表》上签字确认；

涉密档案原则上不外借，确需借阅的，需经人力资源部总监审批，且不得带离档案室。

7.定期清理与销毁

保管期限：根据档案管理规定明确各类文档保管期限（如劳动合同保管期限为员工离职后2年，入职登记表保管期限为员工离职后5年）。

销毁流程：

档案管理员每半年梳理一次到期档案，编制《到期档案销毁清单》，经人力资源部负责人审核、公司分管领导审批后；

由2人以上共同监销，采用粉碎或焚烧方式销毁，监销人签字确认，并在《档案销毁记录表》中记录销毁时间、地点、方式；

销毁后电子档案系统中同步标记“已销毁”，保证无遗漏。

三、文档存档信息记录表

文档编号

文件名称

员工姓名/工号

部门

形成日期

责任人

存放位置（物理/系统）

保管期限

备注（如关键条款）

RL-RZ-2024-001

入职登记表

*/001

市场部

2024-01-15

*

档案柜A-1/HRM-员工入离职

离职后5年

附证件号码复印件

HT-LD-2024-002

劳动合同（首次签订）

*/001

市场部

2024-01-20

*

档案柜B-3/HRM-劳动合同

离职后2年

期限：3年

PX-JL-2024-003

新员工培训考核记录

*/001

市场部

2024-02-01

*赵六

档案柜C-2/HRM-培训发展

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